Viết bài trong kinh doanh: Tổng quan & Mẹo viết hiệu quả

Viết bài trong kinh doanh là gì?

Viết bài trong kinh doanh là một dạng giao tiếp chuyên nghiệp sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích để truyền đạt thông tin, cung cấp kiến thức, thuyết phục đối tượng hoặc đạt được mục tiêu cụ thể trong bối cảnh kinh doanh. Nó có thể dưới nhiều hình thức như đề xuất, báo cáo, email, thông cáo báo chí và bản ghi nhớ.

Viết bài trong kinh doanh dựa trên ngữ pháp, dấu câu và từ vựng chuẩn xác. Thêm vào đó là khả năng điều chỉnh giọng điệu, phong cách và cấu trúc phù hợp với người đọc và hoàn cảnh.

Viết bài trong kinh doanh khác gì so với các loại hình viết khác?

Viết bài trong kinh doanh không chỉ là viết cho một doanh nghiệp. Mà là viết với mục tiêu kinh doanh trong tâm trí.

Nó là cách giao tiếp hiệu quả với đối tượng của bạn. Có thể là khách hàng, đồng nghiệp, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan.

Thực tế, viết bài trong kinh doanh có những đặc điểm riêng biệt khiến nó khác với viết học thuật, viết sáng tạo, báo chí và các hình thức viết nội dung khác..

Dưới đây là những điểm khác biệt chính:

• Nó có mục đích và mục tiêu rõ ràng. Viết bài trong kinh doanh nhằm đạt kết quả cụ thể, như giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định hoặc thực hiện hành động. Bạn cần biết người đọc sẽ làm gì sau khi đọc tài liệu và viết cho phù hợp.
• Nó có cấu trúc và tổ chức rõ ràng. Viết bài trong kinh doanh trình bày thông tin một cách logic và mạch lạc. Bạn cần dùng các công cụ trực quan để hướng dẫn người đọc và làm nổi bật các điểm chính, hành động cần thiết.
• Nó ngắn gọn và chính xác. Viết bài trong kinh doanh nên đi thẳng vào vấn đề nhanh chóng bằng ngôn ngữ đơn giản và trực tiếp. Bạn cần tránh sự mơ hồ, biệt ngữ và từ ngữ thừa gây nhầm lẫn hoặc nhàm chán người đọc.
• Nó có giọng điệu chuyên nghiệp. Viết bài trong kinh doanh mang tính trang trọng và tuân theo quy tắc ứng xử và ngữ pháp. Bạn nên dùng giọng điệu lịch sự, phù hợp và gọi người đọc bằng tên hoặc chức danh (nếu cần). Tránh dùng tiếng lóng, hài hước hoặc ý kiến cá nhân.

Mẹo

Bạn có thể nhanh chóng kiểm tra và điều chỉnh giọng điệu nội dung (và các yếu tố khác) bằng công cụ SEO Writing Assistant.

Các loại viết bài trong kinh doanh

Viết bài trong kinh doanh được phân thành bốn loại chính: hướng dẫn, thông tin, thuyết phục và giao dịch.

Dưới đây là tổng quan về từng loại, kèm theo một số ví dụ cụ thể:

Viết bài hướng dẫn trong kinh doanh

Loại văn bản kinh doanh này được dùng để giúp người đọc thực hiện một nhiệm vụ, học một kỹ năng hoặc hiểu một quy trình. Nó bao gồm các tài liệu như hướng dẫn sử dụng, quy trình, chính sách, bài hướng dẫn, v.v.

Ví dụ, hãy xem xét một hướng dẫn sử dụng cho một sản phẩm phần mềm. Đây là tài liệu kinh doanh mang tính hướng dẫn, giải thích cách cài đặt, sử dụng và khắc phục sự cố của sản phẩm.

Văn bản kinh doanh mang tính thông tin

Loại văn bản kinh doanh này được dùng để thông báo hoặc giáo dục người đọc về một chủ đề, vấn đề hoặc sự kiện. Nó bao gồm các tài liệu như báo cáo, bản ghi nhớ, bản tin và email.

Ví dụ, một báo cáo market research là tài liệu kinh doanh mang tính thông tin trình bày kết quả, phân tích và khuyến nghị của một nghiên cứu thị trường.

Văn bản kinh doanh mang tính thuyết phục

Văn bản kinh doanh mang tính thuyết phục nhằm thúc đẩy người đọc thực hiện một hành động cụ thể, như mua sản phẩm, ký hợp đồng hoặc ủng hộ một mục tiêu. Nó bao gồm các tài liệu như đề xuất, bài thuyết trình, quảng cáo, v.v.

Ví dụ, hãy nghĩ đến một quảng cáo tập trung vào bán hàng. Đây là loại giao tiếp kinh doanh mang tính thuyết phục, giới thiệu các tính năng, lợi ích và lời chứng thực của sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời thúc giục người đọc hành động.

Văn bản kinh doanh mang tính giao dịch

Loại văn bản kinh doanh này xác nhận, thừa nhận hoặc ghi lại một giao dịch hoặc tương tác kinh doanh. Mục đích là đảm bảo giao tiếp trơn tru, hiệu quả trong hoạt động hàng ngày. Nó bao gồm các tài liệu như hóa đơn, biên nhận, đơn đặt hàng, xác nhận, v.v.

Ví dụ, email xác nhận đơn hàng là một thông điệp kinh doanh mang tính giao dịch, xác nhận số đơn hàng, mặt hàng, giá cả, ngày giao hàng và phương thức thanh toán được sử dụng trong mua hàng trực tuyến.

Loại văn bản kinh doanh này cũng rất quan trọng cho hồ sơ pháp lý và hỗ trợ trong các vụ kiện hoặc tuân thủ quy định.

Những nguyên tắc cơ bản của Business Writing

Đây là những yếu tố cần thiết để thực hiện Business Writing hiệu quả:

Sự đơn giản

Sự đơn giản nghĩa là sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu.

Vì vậy, tránh dùng biệt ngữ và từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn hoặc làm người đọc xa lánh. Hãy dùng câu và đoạn văn ngắn gọn.

Nếu bạn cần dùng thuật ngữ phức tạp hoặc chưa quen, hãy giải thích hoặc đưa ra ví dụ.

Sự trực tiếp

Sự trực tiếp nghĩa là đi thẳng vào vấn đề một cách nhanh chóng và tự tin. Để loại bỏ những phần không cần thiết và nói rõ cho người đọc biết chính xác phải làm gì.

Bạn có thể làm điều này bằng cách nêu rõ điểm chính, khuyến nghị hoặc yêu cầu ngay từ đầu với ngôn ngữ tích cực và khẳng định. Sau đó, tiếp tục với các chi tiết và bằng chứng hỗ trợ.

Việc sử dụng các gạch đầu dòng hoặc danh sách đánh số cũng rất hữu ích. Chúng giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt các điểm chính, làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu hơn.

Như trong ví dụ này từ một email của chúng tôi:

Sự rõ ràng

Clarity là cách truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và logic, tránh gây mơ hồ và nhầm lẫn. Điều này đảm bảo giao tiếp suôn sẻ và ra quyết định hiệu quả trong bất kỳ môi trường kinh doanh nào.

Làm thế nào để bạn viết rõ ràng?

Sử dụng câu chủ động, cấu trúc chủ ngữ - động từ - tân ngữ, và các liên kết chuyển tiếp để thể hiện mối quan hệ giữa các ý của bạn.

Một công cụ kiểm tra chính tả trực tuyến có thể chỉ ra những chỗ bạn dùng câu bị động, đại từ quá nhiều hoặc tính từ yếu:

Time to Value

Time to value là giúp người đọc nhận được giá trị từ bài viết của bạn càng sớm càng tốt. Điều này có nghĩa là trình bày thông tin chính ngay lập tức.

Giống như bài viết này từ Investopedia:

Dùng ví dụ, câu chuyện và dữ liệu để minh họa các điểm của bạn và cho thấy cách chúng áp dụng vào tình huống của người đọc.

Và kèm theo một lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng để hướng dẫn người đọc bước tiếp theo.

Concision

Concision là loại bỏ những từ ngữ và thông tin không cần thiết, không mang lại giá trị hay ý nghĩa, để làm cho bài viết kinh doanh của bạn có sức ảnh hưởng hơn.

Vì vậy, hãy cụ thể và chính xác. Dùng từ bổ nghĩa một cách tiết chế và chỉ khi nó làm rõ thông điệp. Tránh lặp từ, từ thừa và cách diễn đạt mơ hồ.

Một công cụ kiểm tra chính tả trực tuyến có thể giúp bạn nhận ra những từ ngữ chung chung không mang lại giá trị:

Định dạng

Sử dụng các yếu tố hình ảnh và nguyên tắc thiết kế giúp bài viết kinh doanh của bạn dễ đọc, dễ quét và dễ điều hướng.

Dùng tiêu đề và tiêu đề phụ để chia nhỏ văn bản, giúp người đọc nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết.

Các dấu đầu dòng rất hữu ích để thu hút sự chú ý vào các chi tiết hoặc bước quan trọng.

Và sử dụng khoảng trắng, lề và căn chỉnh tạo nên bố cục sạch sẽ, chuyên nghiệp. Giúp người đọc tập trung vào nội dung mà không cảm thấy chật chội.

Bạn cũng có thể thêm bảng biểu, biểu đồ, đồ thị và hình ảnh để trình bày thông tin phức tạp một cách đơn giản. Chúng tạo điểm nhấn hình ảnh và tăng giá trị cho bài viết.

Hãy nhìn xem việc tiếp nhận thông tin dễ dàng hơn thế nào trong một tài liệu được định dạng hiệu quả:

Giọng văn chuyên nghiệp

Dùng phong cách trang trọng, tôn trọng phù hợp với mục đích, đối tượng và ngữ cảnh giúp thông điệp của bạn được truyền tải đúng cách.

Tránh dùng tiếng lóng, cách nói địa phương, hài hước, mỉa mai hoặc biểu tượng cảm xúc có thể không phù hợp hoặc bị hiểu sai.

Thay vào đó, hãy dùng ngôn ngữ lịch sự và tích cực. Tránh dùng từ tiêu cực hoặc gay gắt có thể làm người đọc khó chịu hoặc phản cảm.

Dưới đây là ví dụ Apple sử dụng giọng văn chuyên nghiệp trong một thông cáo báo chí:

8 mẹo viết kinh doanh hiệu quả

Dưới đây là tám mẹo thực tiễn giúp bạn cải thiện kỹ năng viết kinh doanh và đạt được mục tiêu.

1. Nghĩ về những gì bạn muốn viết

Trước khi bắt đầu viết, bạn cần có ý tưởng rõ ràng về điều bạn muốn nói, tại sao bạn muốn nói điều đó, và cách bạn muốn truyền đạt nó.

Điều này sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho tài liệu, cấu trúc nội dung và chọn phong cách phù hợp, làm cho thông điệp của bạn mạnh mẽ và tập trung hơn.

Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Mục đích của tài liệu bạn là gì?
• Điểm chính hoặc thông điệp bạn muốn truyền tải là gì?
• Những sự kiện, lập luận hoặc bằng chứng quan trọng nào bạn muốn đưa vào?
• Lợi ích hoặc kết quả nào dành cho người đọc của bạn?
• Bạn muốn người đọc cảm nhận hoặc hành động thế nào sau khi đọc tài liệu?

Sự chuẩn bị này tạo nền tảng vững chắc cho mọi loại hình viết trong kinh doanh.

2. Xem xét đối tượng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu là yếu tố quan trọng nhất trong viết nội dung kinh doanh. Bạn cần biết họ là ai và họ cần gì hoặc muốn gì để giao tiếp hiệu quả.

Hãy cân nhắc:

• Người đọc của bạn là ai, họ làm việc ở đâu và vai trò của họ là gì
• Nền tảng, trình độ kiến thức và sự quan tâm của người đọc về chủ đề của bạn ra sao
• Mục tiêu, thách thức và điểm khó khăn của người đọc là gì
• Những câu hỏi, phản đối hoặc mối quan tâm mà người đọc có thể có
• Giọng điệu bạn cho là phù hợp nhất dựa trên đối tượng người đọc

Bạn có thể nhanh chóng kiểm tra và điều chỉnh giọng điệu viết bằng công cụ như SEO Writing Assistant.

Chỉ cần dán văn bản vào và nhấn nút “Tone of voice” ở bên phải.

Công cụ sẽ hiển thị giọng điệu hiện tại của nội dung và độ nhất quán tổng thể (mức độ giữ giọng điệu đồng đều trong toàn bộ văn bản).

Kéo xuống dưới, bạn sẽ thấy công cụ đánh dấu những câu bạn nên xem xét loại bỏ hoặc thay thế để giữ sự nhất quán.

Nếu bạn muốn thay đổi giọng điệu mục tiêu, hãy nhấn vào biểu tượng bút chì phía trên thanh “Tone of voice” bên phải.

Sau đó, kéo thanh trượt về phía trang trọng hơn hoặc thân mật hơn tùy theo đối tượng. Rồi nhấn “Change target tone of voice.”

3. Tạo dàn ý

Dàn ý giống như bản đồ chỉ đường cho tài liệu của bạn. Nó giúp bạn tổ chức ý tưởng, cấu trúc nội dung và tránh bỏ sót điểm quan trọng.

Dàn ý cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức vì bạn dễ dàng biết mình cần viết gì và cách viết như thế nào.

Ví dụ, bạn có thể dùng SEO Brief Generator trong Content Toolkit của Semrush để tạo bản tóm tắt bài blog với cấu trúc đề xuất dựa trên phân tích SERP của đối thủ và dữ liệu SEO thời gian thực từ Semrush.

Để bắt đầu, nhập ý tưởng chính và vị trí đối tượng mục tiêu.

Điều này sẽ kích hoạt quy trình hướng dẫn lấy các trang xếp hạng cao, xác định các keyword phụ và phác thảo cấu trúc bài viết của bạn.

Bạn sẽ nhận được trong bản tóm tắt:

• Danh sách các bài viết đối thủ đang xếp hạng cho chủ đề
• Tiêu đề gợi ý cho bài viết của bạn
• Một bộ keyword phụ kèm theo search volume và chỉ số độ khó
• Một cấu trúc sẵn có, bao gồm các tiêu đề phụ lấy từ các trang có thứ hạng cao
• Một meta description gợi ý

Bạn có thể chia sẻ bản tóm tắt này với nhóm viết nội dung hoặc dùng nó để tạo một bài blog hoàn chỉnh ngay trong AI Article Generator.

4. Áp dụng phương pháp Bottom Line Up Front

Một trong những cách tốt nhất để làm cho văn bản kinh doanh của bạn rõ ràng và trực tiếp hơn là sử dụng phương pháp bottom line up front (BLUF).

Điều này có nghĩa là bạn nêu ngay điểm chính, đề xuất hoặc yêu cầu trước, rồi mới thêm các chi tiết và bằng chứng hỗ trợ.

Sử dụng BLUF giúp người đọc hiểu ngay điểm chính mà không bị lạc trong các chi tiết, đồng thời làm nội dung dễ quét và tiếp thu hơn.

Để dùng BLUF, hãy bắt đầu bài viết bằng thông tin quan trọng nhất, ngay ở phần đầu.

Ví dụ:

• Dòng tiêu đề email theo BLUF: “Need your feedback on report by Friday”
• Lời chào bán theo BLUF: “Our product can help you save 30% on your energy bills. Here’s how.”
• Slide thuyết trình theo BLUF: “Revenue increased by 15% last quarter thanks to these three strategies”

5. Kể chuyện trong nội dung

Văn bản kinh doanh hiệu quả hơn khi kể một câu chuyện.

Nghiên cứu thần kinh học thực tế cho thấy kể chuyện kích thích sự tương tác cảm xúc nhiều hơn và cải thiện trí nhớ. Điều này giúp thông điệp của bạn truyền đạt hiệu quả hơn.

Một câu chuyện hay bao gồm:

• Một nhân vật chính (hoặc các nhân vật) làm trung tâm câu chuyện
• Một vấn đề cần được giải quyết
• Những thử thách gặp phải trên đường đi
• Các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề
• Một kết thúc thỏa mãn

Ví dụ, hãy xem nghiên cứu trường hợp từ Adobe:

Nó kể một câu chuyện hấp dẫn cho thấy cách sản phẩm của thương hiệu giúp một thương hiệu thời trang lớn nhanh chóng mở rộng quy trình sáng tạo.

6. Dùng câu chủ động

Câu chủ động là khi chủ ngữ thực hiện hành động. Câu bị động là khi chủ ngữ nhận hành động.

Ví dụ:

• Chủ động: Quản lý đã phê duyệt dự án
• Bị động: Dự án đã được quản lý phê duyệt

Dùng câu chủ động giúp văn bản kinh doanh của bạn rõ ràng, ngắn gọn và mạnh mẽ hơn.

Tại sao?

Bởi vì nó tránh gây mơ hồ và nhầm lẫn, đồng thời truyền đạt rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho hành động, hành động là gì và kết quả ra sao.

Để kiểm tra văn bản kinh doanh xem đã dùng câu chủ động chưa, hãy chạy qua SEO Writing Assistant.

Nó sẽ đánh dấu những chỗ bạn nên cân nhắc dùng câu chủ động, cùng các yếu tố khác ảnh hưởng đến khả năng đọc hiểu.

7. Bao gồm lời kêu gọi hành động

CTA là câu nói hướng dẫn người đọc làm bước tiếp theo bạn muốn, như mua hàng, đăng ký, tải xuống, liên hệ, truy cập, v.v.

Ví dụ như sau:

Lời kêu gọi hành động rất quan trọng trong mọi bài viết kinh doanh nhằm thuyết phục, ảnh hưởng hoặc thúc đẩy người đọc thực hiện bước tiếp theo.

Dưới đây là một số mẹo để thêm lời kêu gọi hành động:

• Làm cho rõ ràng và cụ thể
• Làm cho hấp dẫn và cấp bách
• Làm cho thuận tiện
• Dùng động từ hành động
• Dùng ngôn ngữ tích cực và khẳng định

8. Đọc lại và chỉnh sửa bài viết

Đọc lại là bước cuối cùng trong quy trình viết kinh doanh, bao gồm kiểm tra và sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, SEO, tính nguyên bản hoặc phong cách.

Đây là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng và sự chuyên nghiệp cho bài viết kinh doanh của bạn.

Nó giúp bạn không làm mất uy tín hay ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tượng mục tiêu.

Để đọc lại bài viết:

• Dùng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp
• Đọc to văn bản hoặc nhờ người khác đọc giúp bạn
• Dùng danh sách kiểm tra hoặc hướng dẫn để phát hiện và sửa lỗi phổ biến
• Nghỉ ngơi rồi xem lại văn bản với đôi mắt tỉnh táo

Nếu bạn muốn đọc lại kỹ và nhanh mọi bài viết kinh doanh, hãy chạy qua công cụ như Grammarly.

Nâng cao kỹ năng viết kinh doanh của bạn quy mô lớn

Bạn vừa học các kiến thức cơ bản về viết kinh doanh hiệu quả và mẹo để bắt đầu. Nhưng đừng dừng lại ở đó.

Hãy áp dụng chúng vào thực tế. Và thực hiện đều đặn, hiệu quả cho tất cả dự án viết kinh doanh của bạn.

Một trong những cách tốt nhất để làm điều đó là sử dụng giải pháp content marketing chạy bằng AI như Content Toolkit.

Hãy thử ngay hôm nay.