Tôi chỉnh sửa hơn 115 bài viết mỗi năm. Đây là 5 cách tôi chỉnh sửa bản nháp.

Semrush xuất bản hàng trăm bài viết blog mỗi năm. Mỗi bài cần được xem xét biên tập, và hầu hết cần chỉnh sửa trước khi sẵn sàng cho việc xuất bản. Là một Biên tập viên cao cấp, tôi thực hiện quy trình đó.

Việc chỉnh sửa cho một bài viết cụ thể thực sự rất đa dạng. Chúng tôi đề cập đến nhiều chủ đề, làm việc với nhiều tác giả và cân bằng các ưu tiên cạnh tranh.

Vì vậy, tôi không thể xử lý mọi bài viết theo cùng một cách. Nhưng tôi cũng không thể sáng tạo ra một phương pháp hoàn toàn mới mỗi khi đến lượt tôi chỉnh sửa nội dung. (Tôi đã làm như vậy ban đầu, và kết quả không tốt.)

Thay vào đó, tôi sử dụng một trong năm phương pháp chỉnh sửa. Và tôi sẽ hướng dẫn bạn từng phương pháp, cách tôi quyết định sử dụng phương pháp nào, và một số ví dụ thực tế về những phương pháp chỉnh sửa đó. Tôi cũng sẽ chia sẻ những thực tiễn tốt nhất trong việc chỉnh sửa cho bất kỳ bài viết nào — bất kể phương pháp.

5 phương pháp chỉnh sửa của tôi

Dưới đây là cách tôi định nghĩa năm phương pháp chỉnh sửa chính:

• Chỉnh sửa toàn diện: Một chỉnh sửa chủ yếu là các bình luận để đưa bài viết đi đúng hướng. Thường có một số chỉnh sửa cấp cao trong chế độ Chỉnh sửa của Google Docs, chẳng hạn như sắp xếp lại thứ tự các phần.
• Chỉnh sửa lại: Một chỉnh sửa từ 30%-50% theo dòng trong chế độ Chỉnh sửa với các bình luận tổng quát cho các phần cần nhiều công việc hơn. Alex Lindley, Biên tập viên quản lý của chúng tôi, là người đã đề xuất ban đầu chỉnh sửa 30% cho những bài cần nhiều chỉnh sửa. Tôi rất vui vì anh ấy đã làm như vậy!
• Chỉnh sửa sâu: Một chỉnh sửa theo dòng trong chế độ Chỉnh sửa, với các bình luận và yêu cầu chỉnh sửa xuyên suốt toàn bộ bài viết. Đây là loại nội dung mà hầu hết những gì tôi chỉnh sửa rơi vào.
• Chỉnh sửa nhẹ: Một chỉnh sửa mà hầu hết các thay đổi đều đơn giản. Tôi áp dụng các thay đổi trực tiếp hoặc trong chế độ Chỉnh sửa, thêm bình luận và yêu cầu chỉnh sửa khi cần.
• Không có ghi chú: Một chỉnh sửa mà tôi áp dụng tất cả các thay đổi trực tiếp và không thêm bất kỳ bình luận nào. Những bài viết này rất hiếm.

Tôi không phải là người thường đặt tên cho các thuật ngữ — tôi thậm chí còn chưa nghĩ đến việc làm như vậy trước khi bắt đầu viết bài này. Nhưng việc sử dụng các tên cụ thể dường như rất quan trọng để đảm bảo bạn biết tôi đang nói về điều gì trong các phần tiếp theo.

Nói vậy, bạn có thể gọi những phương pháp chỉnh sửa này bằng bất kỳ tên nào bạn muốn. Tôi không quá quan trọng về điều đó.

Cách tôi quyết định phương pháp chỉnh sửa nào để sử dụng

Tôi chọn một phương pháp chỉnh sửa cho một bài viết bằng cách xem xét bốn yếu tố kết hợp với nhau:

1. Chất lượng bài viết
2. Loại bài viết
3. Tầm quan trọng của bài viết
4. Kinh nghiệm của tác giả

Tôi thường thực hiện đánh giá này trong đầu, nhưng nó dễ dàng chuyển thành một khung cụ thể mà bất kỳ ai đánh giá nội dung cũng có thể sử dụng.

Dưới đây là cách nó hoạt động: Đối với bài viết bạn đang làm, hãy gán điểm từ 0 đến 2 cho mỗi yếu tố dựa trên khung dưới đây. Cộng điểm cho mỗi cột. Sau đó cộng điểm của các cột để có tổng điểm của bạn.

Tổng điểm của bạn xác định phương pháp chỉnh sửa nào để áp dụng. Phân tích như sau:

Điểm 0: Chỉnh sửa toàn diện

Điểm 1-2: Chỉnh sửa lại

Điểm 3-4: Chỉnh sửa sâu

Điểm 5-6: Chỉnh sửa nhẹ

Điểm 7-8: Không có ghi chú

Một điều cần xem xét là các thương hiệu khác nhau có thể có những định nghĩa khác nhau về điều gì tạo nên một bài viết chất lượng cao. Ví dụ, không phải công ty nào cũng chú trọng như Semrush vào nội dung thúc đẩy khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm và AI. Vì vậy, hãy điều chỉnh hàng đó để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Và nếu bạn vừa mới ra mắt trang web của mình? Hãy bỏ hàng cho loại bài viết hoàn toàn để phù hợp với việc chỉ có các URL mới. Sau đó, điều chỉnh thang điểm từ 0 đến 6 theo ý bạn.

Lợi ích của việc sử dụng khung để chọn phương pháp chỉnh sửa

Sử dụng một khung quyết định để xác định phương pháp chỉnh sửa cải thiện hiệu quả và giảm mệt mỏi tinh thần.

Tôi thường có thể xác định phương pháp mình đang áp dụng chỉ trong vài phút, điều này có nghĩa là tôi tự động biết mình cần làm gì ngay khi bắt đầu. Tôi không cần phải suy nghĩ về chi tiết những gì tôi sẽ nói hoặc điều chỉnh vì tất cả đều tự nhiên diễn ra.

Và khi tôi tiếp tục làm việc với những người viết giống nhau, các bài viết của họ tự nhiên bắt đầu có điểm số cao hơn. Điều này có nghĩa là việc chỉnh sửa diễn ra nhanh hơn. Và tôi không cần phải cung cấp phản hồi quá chi tiết.

Ví dụ, tôi thường phải giải thích rằng chúng tôi sử dụng nguyên tắc bottom line up front (BLUF) — nêu rõ điểm chính ngay đầu mỗi phần — lần đầu tiên tôi làm việc với một người viết. Nhưng đến khoảng bài viết thứ ba của họ, họ đã biết phải làm gì dựa trên một bình luận đơn giản nói rằng, “Hãy BLUF đoạn này.”

Những cách chỉnh sửa của tôi thực sự trông như thế nào

Tôi thường tạo bản sao của các bài viết sau khi tôi đã hoàn thành việc xem xét chúng nhưng trước khi người viết chỉnh sửa. Hầu hết các ví dụ trong phần này đến từ những bản sao đó.

Cải cách toàn diện

Khi tôi sử dụng phương pháp Cải cách toàn diện, tôi tập trung chủ yếu vào những bình luận sẽ đưa bài viết trở lại đúng hướng.

Một trong những điều phổ biến nhất mà tôi làm trong những loại bài viết này là để lại một bình luận trên một vài đoạn hoặc phần về cách định hình cuộc thảo luận tổng thể. Như thế này:

Nếu cách sắp xếp các phần không chảy một cách logic, tôi sẽ sao chép và dán chúng vào vị trí thích hợp trong chế độ Chỉnh sửa hoặc yêu cầu người viết di chuyển các phần. Điều này phụ thuộc vào mức độ phức tạp của việc tái cấu trúc.

Chỉnh sửa lại

Phương pháp Chỉnh sửa lại của tôi là cách tôi cung cấp đủ hướng dẫn và phản hồi để một người viết có thể thực hiện các chỉnh sửa đáng kể mà không làm mất cả ngày của tôi.

Một trong những kỹ thuật mà tôi thường sử dụng khi thực hiện Chỉnh sửa lại là mô hình hóa những gì tôi muốn thấy. Điều này có nghĩa là tôi sẽ chỉnh sửa mạnh mẽ một vài phần trong chế độ Chỉnh sửa, giải thích lý do tại sao tôi đã thực hiện những thay đổi đó, và sau đó yêu cầu người viết áp dụng điều đó ở những nơi khác trong bài viết. Đó chính xác là những gì tôi đã làm ở đây:

Và đôi khi tôi để lại một bình luận ở đầu cho người viết biết rằng tôi chỉ chỉnh sửa một tỷ lệ phần trăm nhất định của bài viết. Bằng cách đó, họ hiểu rằng tôi mong đợi họ thực hiện một số chỉnh sửa lớn trước khi tôi có thể làm nhiều hơn.

Khám phá sâu

Hầu hết các chỉnh sửa của tôi là Khám phá sâu. Chúng cũng mất nhiều thời gian nhất vì tôi đang xem xét toàn bộ bài viết từng dòng một.

Khi tôi làm việc trên một Khám phá sâu, tôi không chỉ giải quyết các vấn đề quan trọng nhất mà còn cung cấp các gợi ý về cách củng cố lập luận, tích hợp các quy trình có thể hành động tốt hơn và cải thiện khả năng đọc.

Ví dụ, tôi đã để lại bình luận này để giải thích cách sử dụng cấu trúc câu nhất quán trong một danh sách có dấu đầu dòng cải thiện khả năng đọc:

Thú vị là, một số Khám phá sâu trông lộn xộn nhất lại yêu cầu ít chỉnh sửa hơn những cái trông sạch sẽ hơn. Tại sao? Bởi vì có nhiều chỉnh sửa rõ ràng hơn khi tôi đã sử dụng chế độ Chỉnh sửa cho điều gì đó mà tôi có thể diễn đạt ngắn gọn hơn so với chỉ một bình luận yêu cầu làm rõ.

Chạm nhẹ

Những bài viết mà tôi đã sử dụng phương pháp Chạm nhẹ có thể trông như thể tôi không thực hiện bất kỳ thay đổi nào hoặc chỉ thay đổi tối thiểu — điều này phụ thuộc vào người viết và thời gian mà tôi mong đợi để chấp nhận các thay đổi trong chế độ Chỉnh sửa sau này.

Trong ví dụ dưới đây, tôi muốn hiển thị tất cả các thay đổi (kể cả những thay đổi nhỏ) vì người viết vẫn đang làm quen với việc làm việc với chúng tôi.

Không có ghi chú

Khi tôi sử dụng phương pháp Không có ghi chú, nó trông như thể không có gì trong bản nháp đã thay đổi sau khi chỉnh sửa.

Tôi không có một ví dụ có ý nghĩa về một chỉnh sửa Không có ghi chú để hiển thị. Nó chỉ đơn giản là phiên bản Google Doc của một bài viết được xuất bản trên blog của chúng tôi.

Nhưng trong khi không có bình luận nào trong bản nháp, tôi luôn để lại bình luận trong hệ thống quản lý dự án của chúng tôi. Bởi vì thường có điều gì đó mà người viết nên biết, như trong ví dụ dưới đây.

Các phương pháp tốt nhất bất kể phương pháp chỉnh sửa

Kiểm tra sự thật mọi thứ

Kiểm tra sự thật là một phần không thể thương lượng của việc chỉnh sửa cho mọi thứ mà tôi nhận được.

Bởi vì nội dung mà tôi lần đầu tiên xem xét dưới dạng Cải cách toàn diện hoặc Chỉnh sửa lại có thể thay đổi đáng kể trong bản nháp thứ hai, tôi thường chỉ thực hiện kiểm tra sự thật từng dòng một khi tôi đã nhận được bản sửa đổi.

Và ngay cả khi bài viết rất tuyệt và tôi tin tưởng người viết, việc kiểm tra sự thật vẫn phải diễn ra. Thật dễ dàng để phát biểu sai về các phát hiện từ một nghiên cứu hoặc nói điều gì đó liên quan đến SEO mà gần đúng nhưng không hoàn toàn đúng. Và những loại sai sót đó có thể phá vỡ lòng tin và làm tổn hại đến danh tiếng của chúng tôi.

Các nhiệm vụ kiểm tra sự thật phổ biến bao gồm:

• Xác minh cách viết tên của các cá nhân và công ty
• Đảm bảo rằng các số liệu cụ thể được hỗ trợ và liên kết đến các nguồn chính phù hợp
• Đối chiếu các phát hiện được đề cập trong một trong những nghiên cứu viết của chúng tôi với dữ liệu thô
• Xác thực các quy trình và tuyên bố về các tính năng của công cụ
• Tìm kiếm hỗ trợ cho các khẳng định về SEO và khả năng hiển thị AI mà tôi không chắc chắn về

Để lại nhiều phản hồi hơn bạn nghĩ bạn nên làm

Để lại một lượng lớn phản hồi làm rõ mong đợi của bạn và giúp các nhà văn hiểu tại sao bạn lại thực hiện các thay đổi.

Tôi sẽ thừa nhận rằng tôi đã cảm thấy không thoải mái với số lượng và độ dài của các bình luận mà tôi đã để lại trước đây. Nhưng những chi tiết đó tạo ra sự khác biệt lớn trong chất lượng của các bài viết tương lai của một người viết. Các nhà văn cũng đánh giá cao phản hồi hơn những gì bạn có thể mong đợi. Ví dụ điển hình:

Cuối cùng, các nhà văn có thể phản hồi khi bạn thực sự cung cấp lý do của mình. Và đôi khi họ nêu ra những điểm hợp lý khiến bạn thay đổi ý kiến. Điều đó xảy ra với tôi mọi lúc.

Chỉ ra những gì tác giả đã làm tốt

Cung cấp lời động viên là rất tốt cho tinh thần và đảm bảo rằng các nhà văn biết những gì họ nên tiếp tục làm.

Đối với bài viết mà tôi đang chỉnh sửa trong hình dưới đây, tôi muốn đảm bảo rằng người viết biết tôi thích cách tiếp cận để đi qua các lợi ích của việc thực hiện phân tích Google Ads:

Còn đối với các bài viết “Không có ghi chú” thì sao? Thay vì làm rối bản nháp với các bình luận, tôi thường gửi tin nhắn trực tiếp cho người viết hoặc để lại một bình luận trong hệ thống quản lý dự án của chúng tôi để khen ngợi khi cần thiết.

Đặt câu hỏi

Bất cứ khi nào bạn gặp một phần nào đó không rõ ràng, chứa các tuyên bố không có cơ sở, hoặc có vẻ không phù hợp, hãy hỏi người viết về điều đó.

Nếu bạn đến từ nền tảng biên tập như tôi, bạn có thể dễ dàng cảm thấy cần phải tự mình sửa chữa mọi thứ ngay lập tức. Nhưng việc dành 30 phút để tìm nguồn cho một số liệu không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. Và giả định rằng bạn biết điều mà một người viết đang cố gắng truyền đạt có thể dẫn đến việc gửi đi thông điệp sai.

Yêu cầu làm rõ có thể đơn giản như thế này:

Tinh chỉnh cách tiếp cận biên tập của bạn

Cách tiếp cận biên tập của tôi có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ đội ngũ nội dung nào.

Tuy nhiên, hãy lấy những gì bạn cần và bỏ qua những gì bạn không cần. Có thể bạn không xuất bản một lượng nội dung lớn, vì vậy ba cách tiếp cận biên tập là đủ.

Cuối cùng, tôi hy vọng bạn sẽ rời khỏi bài viết này với sự hiểu biết rõ ràng hơn về cách duy trì một quy trình xem xét kỹ lưỡng mà không trở thành gánh nặng cho nguồn lực và năng lượng của bạn.