Có nhiều lý do khiến sản phẩm mới thất bại, trong đó một lý do phổ biến là thương hiệu chưa thu hút đủ sự chú ý hoặc tạo được tiếng vang trên truyền thông. Một thông cáo báo chí tốt là bước đầu tiên hướng đến màn ra mắt thành công. Nếu thiếu bước này, sản phẩm có thể thất bại trước cả khi lên kệ.
Bài viết này sẽ giúp bạn tạo một thông cáo báo chí hiệu quả và cung cấp mẫu thông cáo báo chí miễn phí.
Thông cáo báo chí là gì?
Một thông cáo báo chí là tài liệu được gửi cho các nhà báo nhằm thu hút sự chú ý và khuyến khích họ viết bài về sản phẩm, dịch vụ hoặc sự kiện được đề cập.
Một thông cáo báo chí nên:
Tập trung vào việc truyền đạt những thông tin cơ bản và cho nhà báo biết về một sự việc đáng đưa tin.
Cung cấp cho nhà báo thông tin cần thiết để liên hệ với công ty hoặc người đứng sau sự việc, nhờ đó họ có thể khai thác thêm thông tin trong thông cáo và phát triển thành một bài viết.
Thông cáo báo chí có mục tiêu rõ ràng:
Nâng cao nhận thức về một sự kiện đáng đưa tin trong doanh nghiệp của bạn
Khuyến khích nhà báo viết về doanh nghiệp/thương hiệu
Tạo ra sự đưa tin khách quan từ truyền thông
Thông cáo báo chí không đảm bảo bạn sẽ nhận được sự đưa tin tích cực hay có quyền kiểm soát nội dung biên tập. Nếu đó là điều bạn mong muốn, hãy mua quảng cáo hoặc bài viết được tài trợ. Thông cáo báo chí hướng đến nhà báo để có được sự đưa tin khách quan.
Vì sao thông cáo báo chí quan trọng?
Viết thông cáo báo chí là bước đầu tiên để xây dựng mối quan hệ với nhà báo, đồng thời xây dựng thương hiệu cho cả công ty lẫn cá nhân bạn.
- Một thông cáo báo chí tốt cần thu hút sự chú ý của các nhà báo viết về lĩnh vực của bạn. Từ đó, bạn sẽ có cơ hội được trích dẫn trong các bài viết về sản phẩm mình lựa chọn và xây dựng mối quan hệ lâu dài với các tờ báo, tạp chí.
- Ngược lại, một thông cáo báo chí viết kém có thể bị bỏ quên trên các dịch vụ phân phối tin tức. Điều này có thể không trực tiếp ảnh hưởng đến cách công chúng nhìn nhận thương hiệu của bạn, nhưng nếu nhà báo thường xuyên thấy những thông cáo viết kém gắn với thương hiệu, họ có thể bắt đầu phớt lờ công ty khi lướt qua các bản tin.
Cách viết thông cáo báo chí
Có một định dạng thông cáo báo chí tiêu chuẩn được hầu hết các hãng cung cấp tin tức và công ty PR mong đợi. Bạn nên tuân theo định dạng này nếu muốn thông cáo của mình thu hút sự chú ý của càng nhiều ấn phẩm càng tốt.
Hãy làm theo những mẹo sau để viết một thông cáo báo chí hấp dẫn.
1. Đi thẳng vào vấn đề
Thông cáo báo chí cần truyền tải rõ những thông tin sau:
Ai là đối tượng được đề cập
Việc gì họ đã làm/đang làm
Ở đâu việc này đã hoặc đang diễn ra
Khi nào sự việc đã xảy ra/sẽ diễn ra
Tại sao điều này quan trọng
Hãy bắt đầu bằng những thông tin quan trọng, sau đó bổ sung chi tiết trong phần sau của thông cáo báo chí. Cách viết này được gọi là inverted pyramid, mục đích của cấu trúc này là giúp người đọc nắm được toàn bộ thông tin quan trọng trong thông cáo báo chí chỉ qua một cái nhìn.
2. Bắt đầu với một mẫu thông cáo báo chí
Hãy tuân theo định dạng thông cáo báo chí tiêu chuẩn tại quốc gia của bạn. Bạn có thể tìm một ví dụ về thông cáo báo chí cho thấy:
Những nội dung cần đưa vào
Thứ tự trình bày các nội dung
Cách trình bày thông cáo
Bạn muốn xem một thông cáo báo chí điển hình trông như thế nào? Tải xuống mẫu thông cáo báo chí MIỄN PHÍ của chúng tôi.
Mẹo: Bạn nên lưu một bản PDF mẫu thông cáo báo chí được thiết kế riêng cho thương hiệu, có kèm thông tin liên hệ và thông tin công ty, để mỗi lần viết thông cáo, bạn có thể sử dụng bản đó.
Nếu bạn vẫn chưa chắc nên đưa nội dung gì vào, hãy dành chút thời gian đọc một số thông cáo báo chí do những đơn vị khác trong ngành của bạn đăng tải. Ví dụ, hãy xem cách Crytex viết về các trò chơi điện tử của mình và tạo sự hào hứng trong cộng đồng người hâm mộ, hoặc cách Skoda tận dụng World Rally Championships để xây dựng thương hiệu.
3. Xác định độ dài bài viết
Hầu hết thông cáo báo chí dài từ 300 đến 600 từ .
Không có câu trả lời đúng hay sai cho câu hỏi “how long should a press release be?”, nhưng nhìn chung, càng ngắn càng tốt.
Một số hãng tin nhỏ đăng lại thông cáo báo chí gần như nguyên văn. Các ấn phẩm tin tức lớn thường không làm như vậy. Vì thế, hãy viết thông cáo ngắn gọn và đơn giản.
Nếu có nhiều điều muốn chia sẻ, hãy cho biết bạn sẵn sàng tham gia phỏng vấn và chờ các nhà báo quan tâm liên hệ.
4. Đưa vào các số liệu hữu ích và cập nhật
Nghiên cứu và số liệu thống kê là những yếu tố vô cùng hữu ích để đưa vào thông cáo báo chí.
Chúng giúp tiêu đề hấp dẫn và bắt mắt. Là một độc giả, có lẽ bạn đã nhận thấy số liệu thống kê xuất hiện phổ biến trong tiêu đề. Khi đưa những số liệu phù hợp, chính xác và thú vị vào thông cáo báo chí, bạn giúp phóng viên dễ dàng sử dụng chúng khi viết về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
Bạn có thể tìm thấy các số liệu thống kê hữu ích trên Statista, một nền tảng cơ sở dữ liệu toàn cầu với các nghiên cứu, dự báo và số liệu thống kê cho hầu hết mọi lĩnh vực. Một số trang web hữu ích khác về số liệu thống kê gồm Office for National Statistics (nếu bạn nhắm đến đối tượng ở Vương quốc Anh) và trang web của Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ (đặc biệt là mục QuickFacts section) dành cho các doanh nghiệp có trụ sở tại Hoa Kỳ. Các quốc gia khác cũng có những trang web tương tự của chính phủ.
5. Làm nổi bật điểm thu hút
Nêu rõ giá trị trong tiêu đề
Những số liệu thống kê chúng tôi vừa đề cập là một ví dụ điển hình về “hook.” Một trong những điều quan trọng nhất mà nhà báo học được là cách khiến độc giả quan tâm đến một câu chuyện.
- Độc giả bình thường không quan tâm đến việc Financial Company A vừa ra mắt một sản phẩm hưu trí mới theo dõi các thị trường quốc tế.
- Độc giả có thể quan tâm đến việc gần 50% người Mỹ có chưa đến 100.000 USD dành dụm cho tuổi nghỉ hưu. Vì vậy, đây đương nhiên là một số liệu thống kê phù hợp để dùng làm điểm thu hút, dẫn vào nội dung chính: Sản phẩm của Financial Company A có yêu cầu số dư ban đầu thấp và mức đóng góp hằng tháng linh hoạt, giúp bất kỳ ai, kể cả người có thu nhập thấp, đều dễ dàng tiết kiệm.
Phần lớn nội dung thông cáo báo chí vẫn giống nhau. Điểm khác biệt nằm ở hook. Khi viết thông cáo báo chí, điều quan trọng là bạn phải giải thích vì sao nhà báo và cuối cùng là độc giả nên quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Thêm yếu tố thời vụ
Một ví dụ khác về hook là sự kiện theo mùa hoặc “National Day of” về một chủ đề nào đó. Dù bạn bán hay sản xuất mặt hàng gì, rất có thể cũng có một ngày dành riêng cho mặt hàng đó. Nếu điều hành dịch vụ trông chó, bạn có thể thấy việc đề cập đến National Dogs in Politics Day (ngày 23 tháng 9) hữu ích.
Tìm trong National Day Calendar và lập danh sách những ngày ít người biết đến mà bạn có thể tận dụng để thu hút sự chú ý đến doanh nghiệp.
Mẹo: Hãy nhớ rằng các bài báo in cần thời gian chuẩn bị dài, vì vậy nếu muốn đăng trên báo, bạn nên gửi đề tài trước ngày dự kiến xuất bản vài ngày. Với tạp chí, hãy tính trước hàng tháng. Nếu đợi đến tháng 11 hoặc tháng 12 mới gửi đề tài về Giáng sinh, bạn sẽ không thu hút được sự chú ý vì tạp chí đã lấp đầy các trang bằng những bài viết khác.
6. Cung cấp liên kết đến hình ảnh chất lượng cao
Hình ảnh là phần quan trọng trong mọi bài báo hoặc nội dung đưa tin, dù trên tạp chí hay trực tuyến. Hãy cung cấp liên kết đến một số ảnh chụp hoặc hình ảnh sản phẩm chất lượng cao để nhà báo tải xuống. Thư viện hình ảnh của bạn nên có:
Ảnh một người, người đại diện cho công ty bạn
Một số hình ảnh về sản phẩm
Hình ảnh sản phẩm đang được sử dụng, nếu phù hợp
Logo công ty bạn (nếu có thể, ở định dạng vector và JPG)
Lý tưởng nhất là hình ảnh của bạn nên có độ phân giải từ 150 đến 300ppi nếu bạn hy vọng có được tin bài trên báo. Thấp hơn mức này, ảnh sẽ bị mờ khi in. Một số tạp chí có thể yêu cầu ảnh chất lượng cao hơn, lên đến 1200ppi. Ảnh chất lượng thấp hơn vẫn phù hợp với website vì tốc độ tải xuống rất quan trọng.
Nếu có thể, hãy cung cấp cùng một ảnh với vài kích thước khác nhau, chẳng hạn như 640x426, 1920x1280, 2400x1600 và kích thước ảnh gốc. Khi đó, các nhà báo có thể chọn kích thước phù hợp nhất với ấn phẩm của mình, tiết kiệm thời gian và giảm các lượt tải xuống không cần thiết.
7. Thêm thông tin liên hệ
Hãy nhớ thêm đôi nét về bản thân ở cuối thông cáo báo chí, cùng một số thông tin liên hệ và lời nhắn cho biết bạn sẵn sàng tham gia phỏng vấn hoặc trả lời thêm câu hỏi. Hãy đảm bảo bạn thực sự sẵn sàng phản hồi các câu hỏi, vì các nhà báo thường phải làm việc với thời hạn rất gấp.
Điều này đặc biệt đúng với các nhà báo trực tuyến, những người có thể được yêu cầu nhanh chóng đăng tải các câu chuyện về “chủ đề nóng”. Phản hồi nhanh giúp công việc của nhà báo dễ dàng hơn, đồng thời tạo ấn tượng tích cực để họ có nhiều khả năng mời bạn làm chuyên gia trong tương lai hoặc liên hệ khi cần bổ sung nội dung trong thời hạn gấp.
Tôi có cần hỗ trợ PR không?
Một số công ty hợp tác với công ty PR để giúp họ có được tin bài trên truyền thông, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng cần thiết.
Nếu bạn có sản phẩm độc đáo và nhắm đến một khu vực địa phương, hoặc hoạt động trong một thị trường ngách không quá cạnh tranh, bạn có thể thu hút sự chú ý của truyền thông bằng những thông cáo báo chí hấp dẫn và nỗ lực chủ động kết nối tích cực với giới truyền thông.
Dịch vụ viết thông cáo báo chí giúp xây dựng nhận diện thương hiệu
Viết một thông cáo báo chí hay là một kỹ năng cần được rèn luyện và trau dồi theo thời gian.
Nếu bạn là chủ thương hiệu muốn tập trung vào các dự án của riêng mình, hoặc là agency phụ trách hoạt động Outreach trên truyền thông cho khách hàng, bạn có thể tìm những cây bút chuyên tạo nội dung PR.
Dịch vụ viết thông cáo báo chí giúp bạn tập trung hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ mới, chăm sóc khách hàng và quản lý những khía cạnh kinh doanh bạn am hiểu nhất.
Ngoài ra, nhiều công cụ AI có thể giúp bạn đẩy nhanh quy trình này.
Đưa góc nhìn thành kế hoạch.
Chia sẻ website và mục tiêu để LionTech tư vấn giải pháp phù hợp.
Đăng ký tư vấn ↗