Phần mềm quản lý dự án cho agency: Những điều cần lưu ý

Là một agency marketing có nhiều khách hàng, bạn cần sắp xếp công việc thật khoa học.

Khi triển khai nhiều dự án cùng lúc — với sự tham gia của nhiều bên liên quan — bạn cần có một hệ thống không chỉ giúp bạn và đội ngũ luôn đi đúng hướng mà còn đảm bảo khách hàng được cập nhật thông tin.

Điều này có nghĩa là bạn cần làm việc theo một quy trình trong đó:

• đội ngũ tuân thủ tiến độ dự án đã đề ra và không vượt quá ngân sách;
• bạn có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất chính như ROI của dự án; và
• bạn có thể dễ dàng làm rõ Scope of Work với khách hàng và báo cáo tiến độ.

Tất nhiên, tùy thuộc vào số lượng khách hàng bạn đang làm việc cùng, việc quản lý những đầu việc này có thể nhanh chóng trở nên rối rắm.

Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý dự án dành cho agency là một lựa chọn hợp lý.

Công cụ quản lý dự án dành cho agency là gì?

Phần mềm quản lý dự án dành cho agency được thiết kế riêng để giúp các agency marketing theo sát dự án, đặc biệt khi có nhiều dự án đang triển khai đồng thời. Lý tưởng nhất là phần mềm có thể tích hợp với các công cụ marketing và phân tích hiện có, đồng thời giúp tinh giản quy trình báo cáo.

Tuy nhiên, việc xác định phần mềm nào phù hợp nhất với công ty — và đáp ứng tốt nhất nhu cầu riêng của bạn — có thể không dễ dàng.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu 15 tính năng cốt lõi mà bộ công cụ bạn chọn cần có.

Dưới đây là những điều bạn cần kiểm tra:

1. Quản lý nguồn lực

Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực là yếu tố cơ bản trong quản lý dự án của agency, vì bạn cần biết dự án cần những công cụ nào và chúng sẽ tiêu tốn bao nhiêu thời gian — cũng như ngân sách.

Semrush chắc chắn có thể hỗ trợ bạn với tính năng ‘Tasks’ mới trong Client Manager giúp quy trình trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Tính năng này không chỉ cho phép bạn tạo task ngay trong hệ thống Semrush mà còn giúp ước tính thời gian cần để hoàn thành từng task và đánh giá chi phí phát sinh.

Nhờ đó, bạn có thể hình dung rõ công việc khả thi đến đâu xét về thời gian, cũng như phần lớn chi phí sẽ dành cho những hạng mục nào.

2. Tập trung dữ liệu khách hàng

Lưu dữ liệu và thông tin của từng khách hàng tại một nơi tập trung có thể giúp bạn tránh được nhiều phiền toái, vừa dễ truy cập vừa giảm thiểu nguy cơ xảy ra lỗi dữ liệu.

Với điều này, công cụ Client Manager của chúng tôi hiện đã được tích hợp với công cụ Projects, giúp bạn truy cập toàn bộ dữ liệu của từng khách hàng qua tab ‘Projects’. Điều này không chỉ giúp bạn tránh phải qua lại giữa hàng loạt dữ liệu bảng tính mà còn không cần chuyển qua lại giữa các công cụ Semrush! Mọi thứ đều sẵn sàng tại một nơi, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

3. Bảng điều khiển KPI

Bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào dành cho agency marketing cũng cần cho phép bạn theo dõi và đánh giá tiến độ cũng như tác động của công việc bạn đang thực hiện cho khách hàng. Điều này rất quan trọng, không chỉ để bạn hiểu rõ hơn tình hình mà còn giúp minh họa những thành công và khó khăn cho khách hàng.

Semrush có một số bảng điều khiển cung cấp cái nhìn tổng quan về các KPI này, bao gồm cả bảng điều khiển tổng quan dành riêng cho từng project. Tùy vào trọng tâm chính của công việc, bạn cũng có thể sử dụng nhiều bảng điều khiển chuyên biệt khác cho:

• SEO
• Quảng cáo
• Content Marketing
• Social Media
• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng tìm và tham khảo dữ liệu quan trọng mình cần vào bất kỳ lúc nào.

4. Quản lý task

Sau khi xác định những task cần thực hiện — dù là task định kỳ hay chỉ phát sinh một lần trong project — bạn cần có cách giao chúng cho các thành viên phù hợp trong nhóm.

Việc này có thể đòi hỏi nhiều bước đối chiếu bảng tính — trừ khi bạn có phần mềm quản lý project cho agency quảng cáo giúp thực hiện thay mình.

5. Ưu tiên task

Ngoài khả năng tạo và giao task, phần mềm quản lý project dành cho agency sáng tạo cũng cần cho phép bạn sắp xếp mức độ ưu tiên của chúng. Nhờ đó, những việc cấp bách nhất sẽ được hoàn thành trước, đồng thời mọi người đều biết việc nào cần xử lý gấp và việc nào thì không.

Client Manager có tính năng này, cho phép bạn chọn một trong ba mức độ ưu tiên (cao, trung bình và thấp) cho mỗi task được tạo, cũng như đặt thời hạn.

6. Lịch

Lịch có thể là yêu cầu cơ bản, nhưng lại rất quan trọng. Công cụ này giúp bạn lên kế hoạch cho các giai đoạn chính của một project cụ thể và ghi lại những sự kiện quan trọng trong mối quan hệ với khách hàng.

Công cụ này cũng giúp bạn lưu trữ mọi kế hoạch và lời nhắc ở cùng một nơi cho từng khách hàng hoặc tất cả khách hàng.

7. Cộng tác và giao tiếp trong nhóm

Cộng tác và giao tiếp là nền tảng của việc quản lý project hiệu quả, bởi nếu thiếu chúng, các nhóm sẽ không thể phối hợp nhịp nhàng. Điều này có thể khiến một số task bị bỏ sót hoặc thành viên trong nhóm không chắc mình cần làm gì. Dù trong trường hợp nào, chất lượng công việc của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng và khách hàng khó lòng hài lòng.

Semrush có thể giúp bạn ngăn điều này xảy ra. Ví dụ, giả sử bạn cần viết một bài blog cho khách hàng về một chủ đề cụ thể. Sau khi sử dụng Topic Research công cụ tìm góc khai thác phù hợp, sau đó bạn có thể gửi thẳng thẻ đó cho người viết trên Trello.

Khi nói đến việc quản lý mạng xã hội, Semrush Social giúp nâng tầm khả năng cộng tác.

Hãy tưởng tượng bạn đã soạn xong một bài đăng mạng xã hội hoàn hảo nhưng cần được phê duyệt lần cuối trước khi đăng. Với Semrush Social, bạn có thể tạo liên kết chia sẻ đến bản nháp, để thành viên nhóm hoặc khách hàng xem xét và góp ý mà không cần đăng nhập.

Điều này giúp đơn giản hóa quy trình phê duyệt, đảm bảo nội dung được hoàn thiện chỉn chu và phù hợp với giọng điệu thương hiệu trước khi tiếp cận đối tượng của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể để lại ghi chú cho đồng nghiệp trên một số biểu đồ trong bộ công cụ Semrush, giảm bớt những cách cộng tác tốn nhiều thời gian hơn.

8. Chia sẻ tệp

Mỗi khi thực hiện một tác vụ, cập nhật lịch hoặc tạo mẫu, điều quan trọng là các bên liên quan khác — dù là đồng nghiệp hay khách hàng — đều có thể dễ dàng truy cập và xem lại những gì bạn đã làm.

Semrush có một số tính năng chia sẻ tệp giúp bạn thực hiện việc này nhanh chóng và hiệu quả.

Trong đó có chia sẻ các mẫu nội dung SEO trong SEO Writing Assistant và tạo mẫu báo cáo trong My Reports.

Bạn cũng có thể dùng tính năng ‘Collaboration’ trong Content Audit để phối hợp làm việc trên một Google Document với những người tham gia được mời.

9. Theo dõi tiến độ

Như đã đề cập, bạn cần theo dõi tiến độ và chứng minh kết quả công việc với khách hàng. Tuy nhiên, tự tổng hợp báo cáo có thể khiến bạn tốn nhiều công sức hơn. Vì vậy, lý tưởng nhất là công cụ quản lý dự án bạn chọn có tùy chọn tùy chỉnh và xuất báo cáo nhanh chóng, dễ dàng.

Của Semrush, My Reports công cụ này giúp bạn làm đúng điều đó: xuất dữ liệu từ bất kỳ công cụ phân tích nào trực tiếp vào một báo cáo được tùy chỉnh. Bạn cũng có thể gắn thương hiệu cho các báo cáo này và tạo bố cục tùy chỉnh của riêng mình, sau đó dễ dàng chia sẻ với khách hàng (và/hoặc đồng nghiệp).

Bạn cũng có thể trình bày kết quả công việc trực tiếp trong các công cụ thông qua tính năng Present Mode tính năng này ẩn tất cả dự án khác của khách hàng. Nhờ đó, bạn có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng theo thời gian thực, xây dựng mối quan hệ gắn kết hơn và khiến thông điệp của mình có sức nặng hơn.

10. Tự động hóa báo cáo

Như đã đề cập ở mục trước, việc tổng hợp báo cáo cho khách hàng có thể tốn nhiều thời gian. Điều này đặc biệt đúng với các báo cáo định kỳ, vốn chỉ nhằm cập nhật cho một khách hàng cụ thể về hiệu quả dự án của họ theo ngày, tuần hoặc tháng.

My Reports giúp bạn không phải cập nhật và gửi các báo cáo này theo cách thủ công nhờ tính năng tự động hóa. Bạn chỉ cần chọn tần suất gửi báo cáo, dữ liệu trong báo cáo sẽ tự động cập nhật (tùy theo cấu hình ban đầu của bạn).

Khả năng tự động hóa báo cáo không chỉ phục vụ việc cập nhật cho khách hàng. Với Semrush Social, bạn cũng có thể tự động hóa báo cáo mạng xã hội để cập nhật cho các bên liên quan về mức tăng trưởng đối tượng và xu hướng tương tác, giúp mọi người luôn nắm rõ hiệu quả hoạt động mạng xã hội của bạn.

11. Khả năng mở rộng

Khi agency phát triển, bạn cần đảm bảo công cụ quản lý dự án sáng tạo có thể phát triển cùng bạn. Bạn không muốn phải đại tu hệ thống để theo kịp những thay đổi; thay vào đó, bạn cần chuyển đổi liền mạch khi mở rộng phạm vi dự án và tăng số lượng khách hàng.

12. Tính năng đám mây

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra lợi ích của việc vận hành trên nền tảng đám mây, và software as a service (SaaS) đóng vai trò quan trọng trong xu hướng này. Những lợi ích cốt lõi bao gồm:

• hỗ trợ lực lượng lao động từ xa;
• không cần cài đặt;
• chi phí bảo trì và cấp phép thấp hơn;
• khả năng dễ dàng mở rộng quy mô và tích hợp với các giải pháp khác; và
• không cần cài đặt hay mua bản nâng cấp.

Semrush là giải pháp SaaS hoàn toàn trên nền tảng đám mây, đáp ứng tất cả những tiêu chí này. Nhờ đó, agency của bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian, tiền bạc và nguồn lực CNTT.

13. Bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là một vấn đề quan trọng khác mà các doanh nghiệp hiện đại phải xử lý, đặc biệt là các agency. Khách hàng tin tưởng giao dữ liệu nhạy cảm cho bạn, vì vậy họ cần biết dữ liệu được lưu trữ và bảo vệ đúng cách.

Semrush không sử dụng dữ liệu của khách hàng cho bất kỳ mục đích nào, đồng thời dữ liệu được lưu trữ, quản lý và bảo vệ tuân thủ GDPR và PDI CSS.

14. Tích hợp

Khi quản lý dự án, việc chuyển qua lại giữa các chương trình hoặc công cụ khác nhau có thể gây rối và tốn thời gian. Phần mềm tích hợp có thể giúp giải quyết vấn đề này, giảm đáng kể khối lượng công việc và giúp bạn cung cấp cho khách hàng các giải pháp nhanh hơn, tốt hơn và trực quan hơn.

Hiện Semrush có khả năng tích hợp rộng rãi với Google Search Console và Google Analytics, cũng như Google My Business và Google Disavow Tool. Ngoài ra còn có:

• Các tích hợp khác với bộ công cụ Google, chẳng hạn như Gmail, Google Docs và Google Tag Manager
• Các tích hợp mạng xã hội thông qua Social Media Toolkit
• Các tích hợp độc lập với những phần mềm phổ biến như WordPress, Trello, Majestic và Zapier

15. Hỗ trợ khách hàng

Nếu bạn gặp vấn đề với phần mềm quản lý dự án — hoặc chưa rõ cách hoạt động của một tính năng nào đó — thì không chỉ bạn bị ảnh hưởng mà cả khách hàng của bạn cũng vậy! Vì thế, điều quan trọng là chương trình của bạn phải được hỗ trợ bởi bộ phận chăm sóc khách hàng đáng tin cậy, luôn phản hồi nhanh và dễ liên hệ.

Semrush cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên biệt 24/7, cùng với:

• một trung tâm trợ giúp đồ sộ gồm các tài liệu hướng dẫn, quy trình làm việc, hướng dẫn cách thực hiện và cẩm nang;
• cơ hội xem bản demo;
• các khóa học onboarding; và
• nhiều tài liệu đào tạo đa dạng, bao gồm video, webinar, bài viết, cùng nhiều nội dung khác.

Tận dụng Semrush làm công cụ quản lý dự án cho agency

Tìm được một gói phần mềm đáp ứng tất cả những tính năng này là một thách thức, nhưng — như bạn có thể thấy — Semrush làm được điều đó. Đây là một nền tảng duy nhất cho phép bạn:

• lập kế hoạch dự án hiệu quả nhờ ước tính thời gian và nguồn lực, đồng thời tích hợp tính năng tạo và phân công nhiệm vụ;
• triển khai dự án bằng cách tăng cường khả năng cộng tác trong nhóm, đồng thời cung cấp thông tin chuyên sâu và phân tích dự án chi tiết; và
• báo cáo về dự án bằng tính năng theo dõi tự động và các công cụ tự động hóa chuyên biệt.

Nhờ đó, bạn có thể:

• Tiết kiệm tiền bạc và nguồn lực
• Tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các chương trình (giảm nguy cơ xảy ra lỗi hoặc vấn đề bảo mật dữ liệu)
• Tạo khuôn khổ hoạt động hiệu quả để tối ưu hóa quy trình làm việc cho từng khách hàng

Không tệ đối với chỉ là một công cụ digital marketing, phải không?

Kết luận

Bằng cách kết hợp các tính năng digital marketing phong phú của Semrush với bộ công cụ quản lý khách hàng toàn diện và ấn tượng, agency của bạn có thể tinh gọn và đơn giản hóa các dự án, giúp bạn mang lại kết quả hiệu quả cho khách hàng và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

Vậy sao bạn không dùng thử? Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay, để tự mình khám phá cách Semrush có thể giúp chuyển đổi agency của bạn!