Phần mềm cổng thông tin khách hàng tốt nhất năm 2024: Cách chia sẻ thông tin chuyên sâu với khách hàng

Mối quan hệ với khách hàng là nền tảng của mọi doanh nghiệp. Dù bạn đang tạo nội dung hay cung cấp sản phẩm, bạn cần giao tiếp với đối tượng của mình để đáp ứng nhu cầu của họ. Một cách củng cố mối quan hệ với khách hàng là hợp tác trong quá trình phát triển dự án. Thay vì giải thích tiến độ, hãy cho họ xem trực tiếp bằng phần mềm cổng thông tin khách hàng.

Phần mềm cổng thông tin khách hàng giúp bạn và khách hàng truy cập dữ liệu dự án quan trọng. Với bảng điều khiển dành cho khách hàng, bạn có thể cung cấp các chế độ xem được tùy chỉnh, chỉ hiển thị thông tin phù hợp với từng người. Chia sẻ thông tin chuyên sâu và các mốc quan trọng của dự án giúp khách hàng hiểu rõ hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để họ gửi phản hồi.

Phần mềm cổng thông tin khách hàng là gì?

Phần mềm cổng thông tin khách hàng—còn gọi là phần mềm cổng thông tin khách hàng—cho phép doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng quyền truy cập được tùy chỉnh. Mỗi phần mềm cổng thông tin khách hàng có những khả năng khác nhau, nhưng mục đích chung là giúp khách hàng nắm được công việc bạn đang thực hiện cho họ.

Phần mềm cổng thông tin khách hàng là nguồn tài nguyên hữu ích cho những khách hàng thường xuyên theo dõi hiệu suất hoặc tiến độ. Phần mềm này giúp bạn giảm các yêu cầu phát sinh và tự động hóa phần lớn hoạt động giao tiếp với khách hàng.

Phần mềm cổng thông tin khách hàng nên có những gì?

Mỗi phần mềm cổng thông tin khách hàng đều có giá trị riêng, nhưng các sản phẩm trong lĩnh vực này cũng có một số thành phần chung. Phần mềm cổng thông tin khách hàng nên cho phép khách hàng:

• Tạo cổng thông tin riêng cho từng khách hàng
• Cung cấp thông tin đăng nhập riêng để khách hàng truy cập
• Tùy chỉnh chế độ xem dành cho khách hàng với các báo cáo hoặc dự án phù hợp
• Giao tiếp với khách hàng thông qua cổng thông tin
• Tự động cập nhật dự án hoặc báo cáo của khách hàng khi có thay đổi

Các tính năng trong phần mềm cổng thông tin khách hàng có thể khác nhau tùy theo nhà cung cấp. Ví dụ: các công ty quản lý dự án có cổng thông tin khách hàng có thể cung cấp tính năng dành cho mọi nhóm, trong khi các công ty SEO có cổng thông tin khách hàng có thể có những tính năng chuyên biệt cho digital marketing.

Khách hàng mong muốn điều gì ở cổng thông tin khách hàng?

Khi cân nhắc sử dụng phần mềm cổng thông tin khách hàng nào để duy trì quan hệ với khách hàng, hãy đảm bảo phần mềm đó cung cấp thông tin hữu ích và dễ sử dụng.

• Phần mềm cổng thông tin khách hàng nên giải đáp những câu hỏi chính của khách hàng:
• Công ty đang thực hiện công việc gì cho tôi?
• Chiến dịch của tôi đang hoạt động hiệu quả đến mức nào?
• Dự án của tôi đang tiến triển đến đâu?
• Tôi có thể tìm câu trả lời cho thắc mắc của mình ở đâu?

Hầu hết khách hàng đều đón nhận lời mời sử dụng cổng thông tin khách hàng khi bạn thường xuyên cập nhật cho họ về tiến độ và hiệu quả công việc.

Top 10 phần mềm cổng thông tin khách hàng năm 2022

Phần mềm cổng thông tin khách hàng nên phù hợp với mục tiêu của công ty và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là ưu và nhược điểm của một số phần mềm cổng thông tin khách hàng tốt nhất. Hãy dùng danh sách này để xác định lựa chọn phù hợp nhất với bạn.

1. Semrush

Semrush là nền tảng digital marketing cung cấp một trong những phần mềm cổng thông tin khách hàng tốt nhất. Các công ty muốn cải thiện hiệu quả cho khách hàng có thể hưởng lợi từ sản phẩm này. Dùng Semrush để tạo cổng thông tin khách hàng tùy chỉnh với thông tin đăng nhập riêng và chia sẻ các tác vụ, báo cáo liên quan đã được cập nhật.

Chức năng chính: Chia sẻ các dự án đang triển khai, tác vụ và báo cáo từ hàng chục công cụ khác nhau, bao gồm Google Analytics, Google Search Console, Google My Business, Semrush và Facebook Ads; đồng thời dễ dàng nhận phê duyệt tác vụ từ khách hàng.

Ưu điểm:

• Tạo tối đa 100 cổng thông tin khách hàng.
• Thiết lập chu kỳ cập nhật tự động cho báo cáo khách hàng và tự động hóa hoạt động báo cáo
• Thể hiện tiến độ dự án thông qua các tác vụ để khách hàng nắm rõ phạm vi công việc và tình hình triển khai

Giá: 150 USD/tháng + gói đăng ký Semrush

Phù hợp nhất với: Các agency muốn thúc đẩy hoạt động kinh doanh bằng cách tự động hóa quy trình tăng trưởng hằng ngày

2. Huddle

Huddle là nền tảng trực tuyến cung cấp quyền truy cập miễn phí vào cổng thông tin khách hàng cho thành viên. Dùng cổng thông tin khách hàng của Huddle để chia sẻ tệp và trao đổi với khách hàng trong các dự án. Bạn cũng có thể theo dõi và cùng chỉnh sửa tài liệu thông qua các tiện ích tích hợp.

Chức năng chính: Phối hợp quản lý dự án bằng cách chia sẻ tệp, tác vụ và nội dung trao đổi liên quan đến từng khách hàng.

Ưu điểm:

• Tải lên và tải xuống tệp có dung lượng tối đa 10 GB.
• Phối hợp thực hiện dự án bằng cách tích hợp với G-Suite và Microsoft Office.
• Yêu cầu hoặc chia sẻ an toàn tối đa 500 tệp cùng lúc.

Nhược điểm:

• Chỉ có thể truy cập bằng trình duyệt web.

Giá: Miễn phí khi là thành viên Huddle (gói thấp nhất có giá 10 USD mỗi tháng)

Phù hợp nhất với: Các nhóm phối hợp chặt chẽ với khách hàng để hoàn thành dự án

3. Hubspot

HubSpot cung cấp cổng thông tin khách hàng trong các gói thành viên cao cấp. Phần mềm này phù hợp nhất với các nhóm muốn nâng cấp dịch vụ khách hàng. Cổng thông tin có hộp thư đến dùng chung, giúp trao đổi về phiếu hỗ trợ liền mạch.

Chức năng chính: Nền tảng dịch vụ khách hàng giúp lưu trữ và trả lời thắc mắc của khách hàng.

Ưu điểm:

• Lưu trữ các cuộc trao đổi qua phiếu hỗ trợ giữa khách hàng và nhân viên
• Truy cập kho kiến thức của công ty
• Tùy chỉnh từng cổng thông tin để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Nhược điểm:

• Hoạt động như bộ phận hỗ trợ khách hàng thay vì hỗ trợ cộng tác liên tục

Giá: Có trong các gói đăng ký Service hub cao cấp, bắt đầu từ $450 mỗi tháng

Phù hợp nhất với: Các công ty muốn cung cấp cho khách hàng tùy chọn tự phục vụ.

4. Nifty

Nifty là công cụ quản lý dự án có ứng dụng portal giúp cải thiện giao tiếp với khách hàng. Dùng Nifty để cộng tác trong các dự án, tự động hóa quy trình và giao nhiệm vụ. Sau đó, tùy chỉnh chế độ xem công việc và chia sẻ với khách hàng.

Chức năng chính: Quản lý dự án, tiến độ bàn giao và trao đổi với khách hàng tại một nơi.

Ưu điểm:

• Nhóm dự án theo đội ngũ, phòng ban, khách hàng hoặc thư mục.
• Tự động giao người dùng vào các nhiệm vụ mới
• Tùy chỉnh chế độ xem dành cho khách và khách hàng

Nhược điểm:

• Không phải portal chuyên biệt cho khách hàng. Bạn cần điều chỉnh chế độ xem của khách hàng để thấy công việc nội bộ.

Giá: Các gói Starter có giá từ $39 mỗi tháng

Phù hợp nhất với: Các đội ngũ muốn cải thiện quy trình làm việc và nâng cao năng suất.

5. Freshdesk

Freshdesk cung cấp phần mềm portal dành cho khách hàng, tập trung hỗ trợ khách hàng thông qua các giải pháp tự phục vụ. Phần mềm portal này có tính năng dịch, tùy chỉnh giao diện và giải pháp hỗ trợ tự động.

Chức năng chính: Cung cấp các công cụ cần thiết để hỗ trợ khách hàng và phục vụ nhu cầu tự hỗ trợ.

Ưu điểm:

• Tùy chỉnh portal với nhiều giao diện và mẫu khác nhau
• Hỗ trợ khách hàng sử dụng nhiều sản phẩm và nhiều ngôn ngữ
• Cho phép phần mềm tự động đề xuất giải pháp cho khách hàng

Nhược điểm: Được tạo ra chỉ để hỗ trợ khách hàng, không dành cho cộng tác.

Giá: Miễn phí cho đến khi bạn có 10 nhân viên hỗ trợ; sau đó, các gói có giá từ $15 mỗi nhân viên mỗi tháng.

Phù hợp nhất với: Các agency lớn cần hỗ trợ về help desk.

6. SuiteDash

SuiteDash là nền tảng dựa trên đám mây với nhiều công dụng, trong đó có phần mềm portal dành cho khách hàng. Portal này vừa là CRM vừa là công cụ hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra, đội ngũ của bạn có thể dùng SuiteDash để quản lý dự án, marketing và thanh toán.

Chức năng chính: Nền tảng toàn diện dành cho CRM, quản lý dự án và marketing.

Ưu điểm:

• Dùng nền tảng đám mây của phần mềm để lưu trữ dữ liệu
• Tùy chỉnh nền tảng để phù hợp với thương hiệu của bạn
• Chia sẻ tệp và cộng tác thông qua portal

Nhược điểm: Có thể khó sử dụng do có nhiều tính năng.

Giá: Bắt đầu từ $99 mỗi tháng, không giới hạn số lượng thành viên trong nhóm và khách hàng.

Phù hợp nhất với: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn sử dụng nền tảng tất cả trong một.

7. Asana

Client portal của Asana là phần mở rộng của phần mềm quản lý công việc. Dùng ứng dụng portal để tạo chế độ xem tùy chỉnh cho khách hàng và hiển thị tiến độ dự án theo thời gian thực. Portal cũng cho phép khách hàng gửi phản hồi và câu hỏi đến các thành viên nhóm được phân công.

Chức năng chính: Quản lý dự án của nhóm và chia sẻ dữ liệu với khách hàng.

Ưu điểm:

• Tạo quy trình làm việc tự động
• Tùy chỉnh cổng thông tin bằng WorkSpaces
• Đưa nhiệm vụ, dự án, tệp và cuộc trò chuyện vào WorkSpaces dành cho khách hàng

Nhược điểm: Không phải cổng thông tin chuyên biệt dành cho khách hàng. Công cụ này được thiết kế để sử dụng nội bộ, với các chế độ xem được chia sẻ cho khách hàng.

Giá: Miễn phí cho nhóm tối đa 15 người. Các gói Premium có giá khởi điểm $13.49 mỗi người dùng mỗi tháng.

Phù hợp nhất với: Các nhóm B2B muốn hợp tác chặt chẽ với khách hàng.

8. Zoho Creator

Zoho Creator cung cấp giải pháp hỗ trợ khách hàng tự phục vụ. Tạo các cổng thông tin khách hàng tùy chỉnh và cho phép khách hàng truy cập dữ liệu liên quan như hóa đơn, giao hàng, đơn hàng và thanh toán trực tuyến.

Chức năng chính: Tạo các cổng thông tin riêng cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, xử lý đơn hàng, quản lý dự án và nhân sự.

Ưu điểm:

• Tùy chỉnh cổng thông tin để phù hợp với thương hiệu của bạn
• Quản lý và chia sẻ tệp thông qua cổng thông tin
• Cho phép khách hàng tự tìm câu trả lời cho thắc mắc

Nhược điểm: Có thể khó sử dụng hơn do tính linh hoạt của công cụ

Giá: Có trong các gói Premium, với giá khởi điểm $37 mỗi tháng

Phù hợp nhất với: Các agency cung cấp dịch vụ trọn gói muốn hợp tác với khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ.

9. Monday.com

Monday.com cung cấp phần mềm cổng thông tin khách hàng chuyên biệt, tập trung vào CRM và bán hàng. Đây là cổng thông tin dành cho nội bộ, cho phép các nhóm quản lý dữ liệu và tương tác với khách hàng. Tùy chỉnh dashboard theo hoạt động bán hàng và hiệu suất, sau đó chia sẻ chế độ xem với khách hàng.

Chức năng chính: Sử dụng như một công cụ CRM để quản lý khách hàng tiềm năng, hoạt động bán hàng và tăng khả năng giữ chân khách hàng.

Ưu điểm:

• Chia sẻ tiến độ bán hàng với khách hàng.
• Quản lý dữ liệu, tương tác và quy trình với khách hàng.
• Tùy chỉnh dashboard.

Nhược điểm: Hầu hết tính năng không dành cho khách hàng.

Giá: Giá khởi điểm $25 mỗi tháng cho năm người dùng.

Phù hợp nhất với: Các agency có đội ngũ bán hàng hoặc phát triển chuyên trách.

10. Zendesk

ZenDesk cung cấp cổng thông tin tự phục vụ để hỗ trợ khách hàng. Thông qua cổng thông tin này, khách hàng có thể gửi yêu cầu hỗ trợ bằng các biểu mẫu gửi ticket tùy chỉnh. Sau khi gửi, khách hàng có thể theo dõi trạng thái ticket và truy cập kho kiến thức của công ty bạn.

Chức năng chính: Đóng vai trò là trung tâm hỗ trợ, nơi khách hàng theo dõi hoạt động và tự tìm câu trả lời cho thắc mắc.

Ưu điểm:

• Tùy chỉnh cổng thông tin bằng logo và giao diện phù hợp với thương hiệu của bạn.
• Tạo nhiều trung tâm hỗ trợ cho các thương hiệu và khu vực khác nhau.
• Để trung tâm hỗ trợ mở cho tất cả mọi người hoặc giới hạn quyền truy cập cho một số khách hàng cụ thể.

Nhược điểm: Đóng vai trò như bộ phận hỗ trợ khách hàng thay vì công cụ cộng tác liên tục.

Giá: $79–$215 mỗi tháng, tùy theo gói đăng ký cá nhân hay doanh nghiệp

Phù hợp nhất với: Các agency cần một nền tảng hỗ trợ khách hàng tự động.

Phần mềm cổng thông tin khách hàng nào phù hợp với tôi?

Phần mềm cổng thông tin khách hàng phù hợp nhất với bạn sẽ tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh. Một số cổng thông tin khách hàng đóng vai trò là lựa chọn tự phục vụ, trong khi những cổng khác có các công cụ cộng tác. Nếu hoạt động trong lĩnh vực digital marketing, bạn có thể cần một nền tảng chia sẻ và cập nhật các báo cáo quan trọng về khách hàng.

Sau khi chọn phần mềm cổng thông tin khách hàng, hãy thiết lập để đáp ứng nhu cầu riêng của khách hàng. Tùy chỉnh nền tảng cho phù hợp với thương hiệu của bạn và cung cấp hướng dẫn điều hướng để khách hàng làm theo. Với quy trình phát triển và hướng dẫn phù hợp, khách hàng sẽ đánh giá cao cổng thông tin cũng như sự hỗ trợ mà họ nhận được.