Link Building hiệu quả: Hướng dẫn SEO mở rộng quy mô Outreach

SEO off-page có thể là một trong những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian và—hãy thành thật mà nói—gây nản lòng nhất trong lĩnh vực của chúng ta. Chúng ta ít kiểm soát được hoạt động này hơn các yếu tố xếp hạng on-page, nhưng những yếu tố bên ngoài mà nó tác động đến có thể chiếm trọng số tương đương, thậm chí lớn hơn, trong điểm E-A-T (chuyên môn, tính có thẩm quyền và độ tin cậy) mà Google trao cho website của chúng ta.

Bạn rất dễ ngại bắt tay vào một nhiệm vụ khó khăn, dài hạn như xây dựng backlink cho SEO off-page, nhưng có thể bạn sẽ bất ngờ khi biết rằng mình kiểm soát được việc này nhiều hơn bạn nghĩ. Một chiến lược xây dựng uy tín là một nỗ lực đáng bỏ ra vì hình ảnh trước công chúng, danh tiếng và hiệu quả SEO của bạn đều phụ thuộc vào điều đó.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các công cụ, chiến thuật và mẹo về quy trình làm việc giúp bạn vượt qua khó khăn, mở rộng và tối ưu hóa hoạt động Outreach, đồng thời đạt được kết quả tốt hơn từ SEO off-page.

Outreach xây dựng liên kết: Thách thức, nỗi nản lòng và áp lực…

Hẳn bạn đã biết về nguyên tắc cơ bản của SEO off-page: một backlink thể hiện sự tín nhiệm từ trang này sang trang khác. Khái niệm này rất đơn giản. Còn thực tế? Không hề đơn giản như vậy.

Việc lên chiến lược, triển khai và mở rộng chiến dịch Link Building khiến nhiều chuyên gia SEO e ngại. Nhưng với hướng dẫn, công cụ và tài nguyên phù hợp, bạn có thể vượt qua nỗi lo và mang lại kết quả đáng kể cho khách hàng.

Trước khi đi sâu hơn, dưới đây là một số khó khăn thường gặp có thể khiến bạn thấy quen thuộc:

Thách thức #1: Hộp thư quá tải và mệt mỏi vì email

Backlink chất lượng cao rất được săn đón, và ngày càng khan hiếm, có giá trị hơn khi Google siết chặt các hoạt động Link Building mang tính spam.

Quản trị viên web và biên tập viên của các website có thứ hạng cao (những người tạo liên kết) bị các chuyên gia digital marketing gửi email dồn dập mỗi ngày, nên rất khó để bạn nổi bật. Outreach lạnh có thể khiến bạn nản lòng và cảm thấy vô ích khi có quá nhiều marketer khác cũng làm điều tương tự.

Bạn có thấy quen thuộc không?

Giải pháp: Tạo kết nối, vun đắp mối quan hệ và mang lại giá trị

Trong nhiều trường hợp, không thể tránh Outreach lạnh; bạn phải bắt đầu từ đâu đó. Nhưng sau khi tạo được một vài kết nối, hãy bắt đầu củng cố chúng bằng cách tiếp cận Link Building dựa trên tài khoản .

Thông thường, giữ chân khách hàng hiện tại sẽ ít tốn kém hơn tìm kiếm khách hàng mới. Bạn không chỉ có thể dựa vào các mối quan hệ hợp tác biên tập để có được backlink chất lượng cao và phù hợp, mà còn có thể tận dụng danh tiếng tích cực của mình với tư cách là một đối tác giá trị để mở rộng nỗ lực thông qua những lời giới thiệu truyền miệng. Vikas Kalwani của uSERP chia sẻ về cách kết nối với một nhà xuất bản thông qua lời giới thiệu:

“Intros work like a charm when it comes to link building. We ran an experiment to see how many guest posts we can publish by going through this route. I asked my contact from Better Proposals to introduce me to 8 publishers where she published previously. Out of those 8 intros, we successfully guest posted on 6 sites. People underestimate the power of introductions.”

Dĩ nhiên, đôi khi không thể tránh khỏi việc chủ động liên hệ với người lạ. Vậy làm thế nào để tăng cơ hội thu hút sự chú ý của người nhận và tránh bị đưa vào thư mục spam? Semrush đã hỏi một số chuyên gia SEO về những mẹo hàng đầu để Outreach qua email hiệu quả. Các câu trả lời có một số điểm chung, gồm sự thân thiện, cá nhân hóa, ghi nhận và giá trị. Dưới đây là một vài mẹo:

Khiến họ có thiện cảm và viết ngắn gọn

“Ai cũng bận, chẳng ai có thời gian đăng nhập vào hệ thống quản trị rồi tạo một Link Building cho bạn chỉ vì bạn yêu cầu. Vì vậy, hãy viết tin nhắn ngắn gọn và đủ thân thiện để họ có thiện cảm với bạn.

Hãy cho họ thấy bạn đã đọc bài viết của họ (và thực sự đọc kỹ!) rồi nhắc đến điều gì đó hai bên có chung. Đơn giản nhưng hiệu quả. Không nhận được hồi âm? Chỉ gửi tối đa hai email tiếp theo, trong đó email cuối cùng nêu rõ bạn sẽ không liên hệ thêm nữa. Và nhớ làm đúng như vậy nhé.”

Josien Nation, Chuyên gia SEO tự do—Josien Nation

Cá nhân hóa tin nhắn

“Bạn có định dùng một mẫu chung để gửi hàng loạt email Outreach, nội dung về cơ bản đều kiểu như ‘Hi [insert name], I like your blog [insert blog name], plz give me a link, how much does it cost?’ không? Đừng làm vậy.

Nếu muốn xây dựng mối quan hệ với mọi người (thay vì làm đầy hộp thư đến của họ), hãy chứng minh rằng bạn thực sự quan tâm. Tìm hiểu về nhà xuất bản, gửi một tin nhắn độc đáo, mang tính cá nhân để đề nghị hỗ trợ hoặc đưa ra phản hồi chân thành về nội dung, rồi dựa vào đó xây dựng đề xuất hợp tác.”

Aleksandra Korczynska, GetResponse

Nhắc đến đội ngũ PR của bạn

“Đây là một mẹo nhỏ đơn giản mà tôi thấy hiệu quả đáng ngạc nhiên. Khi liên hệ, đừng khiến họ nghĩ rằng chỉ có bạn đang thực hiện hoạt động Outreach này. Hãy nói rằng đội ngũ của bạn sẵn sàng viết bài, chia sẻ trên mạng xã hội hoặc làm bất cứ điều gì bạn đang nhờ họ hỗ trợ. Có vẻ như chỉ cần biết nhiều người cùng nhận thấy nhà xuất bản này nổi bật cũng khiến họ có khả năng kết nối với bạn cao hơn.”

Bạn thậm chí có thể nêu cụ thể những người sẽ tham gia dự án, chẳng hạn: ‘Biên tập viên nội dung James của chúng tôi sẵn lòng soạn một bài viết khách, còn nhà thiết kế đồ họa Jesse có thể cung cấp hình ảnh. Trưởng nhóm mạng xã hội Ash sẽ đảm bảo bài viết được lên lịch đăng vào tháng tới sau khi xuất bản.’ Chắc chắn bạn sẽ nổi bật giữa vô số lời đề nghị chỉ có một người thực hiện trong hộp thư của nhà xuất bản.”

Shawn Plummer, The Annuity Expert

Mang lại giá trị

“Lời khuyên quan trọng nhất khi thực hiện email Outreach là đảm bảo bạn mang lại giá trị cho người nhận ngay từ lần liên hệ đầu tiên. Nếu bạn liên hệ với một nhà xuất bản với hy vọng họ thêm backlink của bạn hoặc bắt đầu hợp tác, hãy dành thời gian tìm hiểu thêm về công việc và nhu cầu tiềm năng của họ. Có thể bạn sở hữu dữ liệu hoặc thông tin chuyên sâu giúp tăng giá trị cho bài viết gần đây của họ, hoặc bạn nhận thấy một lỗi trên website đang khiến họ mất khách hàng. Hãy cho họ biết!”

Maja Kowalska, Zety

Thách thức #2: Chiến lược thiếu định hướng

Có hai quan niệm sai lầm phổ biến khiến các SEOer thực hiện Outreach mà không có chiến lược định hướng rõ ràng.

Quan niệm sai lầm đầu tiên là backlink nào cũng tốt — càng nhiều càng tốt! Với suy nghĩ này, marketer sẽ giăng lưới rộng và kỳ vọng bắt được thật nhiều cá. Họ có thể thành công, nhưng nhiều khả năng sẽ không bắt được đúng loại cá cần tìm, hoặc hoàn toàn trượt mục tiêu. Nếu bạn cố gắng tiếp cận 1.000 website rất khác nhau bằng cùng một email chung chung, bạn đang ưu tiên số lượng hơn chất lượng trong cả cách tiếp cận lẫn kết quả mong muốn. Cách tiếp cận có mục tiêu cụ thể hơn thường sẽ mang lại kết quả tốt hơn.

Quan niệm sai lầm thứ hai là mục tiêu chính là có được backlink. Làm SEO, chúng ta thường dễ bị ám ảnh bởi những chỉ số phù phiếm của riêng mình. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ: backlink chỉ là một chỉ số hoặc phương tiện để đạt được mục đích, chứ không phải mục tiêu cuối cùng của khách hàng. Doanh nghiệp không thể trả lương cho nhân viên bằng backlink, vậy việc này có ý nghĩa gì? Mục đích tất nhiên là cải thiện thứ hạng của website trên organic search để tăng traffic và doanh thu. Cuối cùng, nếu bạn không xác định rõ mục tiêu hoặc chuẩn đối chiếu, sẽ rất khó xây dựng một chiến lược Outreach vững chắc và có định hướng.

Giải pháp: Xác định mục tiêu và cá nhân hóa cách tiếp cận

Hãy xây dựng chiến lược riêng cho từng chiến dịch Outreach và bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu. Sau đó, bạn có thể thu hẹp danh sách tiếp cận, chọn những website phù hợp nhất — những website có backlink thực sự giúp bạn đạt mục tiêu. Khi đã xác định được các website đó và tìm hiểu về họ, bạn có thể lựa chọn hiệu quả phương thức Outreach và chiến lược giao tiếp phù hợp nhất.

Sau đây là sự khác biệt giữa một chiến dịch được lên kế hoạch kỹ lưỡng và một chiến lược thiếu định hướng:

Ví dụ về chiến lược Link Outreach thiếu định hướng

Mục tiêu: Thu hút thêm backlinks cho website thương mại điện tử của thương hiệu mỹ phẩm/trang điểm của khách hàng

Chiến lược: Xác định 1.000 website liên quan đến ngành của khách hàng và gửi email cho tất cả bằng một mẫu chung, đề nghị họ đặt link đến trang chủ hoặc đề xuất viết guest post để đổi lấy một backlink.

Ví dụ về chiến lược Outreach xây dựng link có mục tiêu

Mục tiêu: Đạt thứ hạng trên trang 1 cho keyword “best foundation for dry skin”

Bạn sẽ không thể vượt thứ hạng của những website này, nhưng như người ta vẫn nói, "If you can't beat 'em, join 'em!"

Chiến lược: Xác định trang trên website của khách hàng phù hợp nhất để đạt thứ hạng cho keyword này (đây là ‘linkable asset’; sau này chúng ta sẽ tìm hiểu thêm cách tạo hoặc xác định một linkable asset chất lượng). Chọn 100 website chất lượng cao (traffic cao, Domain Authority hoặc rating cao) có nội dung liên quan đến kem nền hoặc trang điểm cho da khô; các trang riêng lẻ cần có Authority Score cao hơn trang của khách hàng.

Tìm nội dung đề cập đến chủ đề của bạn nhưng thiếu thông tin cụ thể mà trang của bạn cung cấp hoặc khách hàng có thể cung cấp. Nhờ vậy, những người tạo link sẽ thấy rằng việc thêm link đến trang của bạn mang lại giá trị cho độc giả, đồng thời mở rộng chuyên môn và chiều sâu kiến thức được chia sẻ. Cuối cùng, hãy xác định phương thức Outreach và chiến lược giao tiếp phù hợp nhất với linkable asset và những người tạo link cụ thể này trước khi gửi tin nhắn được cá nhân hóa.

Lưu ý: trong ví dụ trên, bạn sẽ thấy hai vị trí đầu thuộc về các nhà xuất bản lớn. Hôm nay, bạn sẽ không thể vượt thứ hạng của Good Housekeeping hay Self Magazine, nhưng bạn có thể liên hệ với biên tập viên bài viết để đề nghị đưa sản phẩm của mình vào không? Kỹ thuật này được gọi là Surround Sound SEO và có thể giúp tăng mức độ hiện diện của bạn trên SERP cho các keyword quan trọng, ngay cả khi bạn chưa đạt thứ hạng.

Với chiến lược có mục tiêu này, phạm vi tiếp cận hẹp hơn nhưng tập trung hơn. Bạn đã xác định được một linkable asset không chỉ giúp đạt mục tiêu cụ thể mà còn đóng vai trò như mồi nhử phù hợp để thu hút đúng đối tượng.

Thách thức #3: Thiếu nguồn lực

Thiếu thời gian và nguồn lực có thể là rào cản lớn đối với hoạt động Outreach thành công. Outreach xây dựng link thủ công kém hiệu quả, nhưng tự động hóa quá mức lại dễ bị xem là spam và có thể không hiệu quả. May mắn là có một số công cụ hữu ích giúp tự động hóa một phần quy trình. Chúng sẽ đảm nhận phần việc nặng nhọc để bạn tập trung vào sự tương tác giữa người với người, từ đó tạo nên một chiến dịch thực sự phù hợp với từng đối tượng.

Giải pháp: Tạo nội dung có khả năng mở rộng và tinh giản quy trình bằng các công cụ phù hợp

Việc đầu tiên cần làm là tối ưu giai đoạn tạo nội dung để giảm công sức cần thiết nhằm có được một backlink chất lượng thông qua hoạt động Outreach. Hãy tập trung vào việc tạo các tài sản phù hợp, có thể thu hút link và mở rộng quy mô mang lại giá trị không chỉ cho đối tượng của bạn mà còn cho các trang web mục tiêu.

Tiếp theo, bạn có thể tinh giản quy trình Outreach bằng các công cụ tìm kiếm cơ hội, giao tiếp và theo dõi hiệu quả nhất để khắc phục tình trạng thiếu nguồn lực. Dưới đây là một số công cụ bạn có thể sử dụng (hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách dùng từng công cụ):

Surround Sound

• Dùng cho: Tìm kiếm cơ hội, Theo dõi
• Tính năng nổi bật: Thông tin chuyên sâu về đối thủ cạnh tranh, phân tích cảm xúc, xác định Unlinked Mention, phân tích thị phần SERP, tìm ra cơ hội để có được những lượt đề cập giá trị cao

Hunter

• Dùng cho: Xác định thông tin liên hệ
• Tính năng nổi bật: Công cụ tìm địa chỉ email chính xác và toàn diện nhất

Pitchbox

• Dùng cho: Tìm kiếm cơ hội, Xác định thông tin liên hệ, Outreach, Theo dõi
• Tính năng nổi bật: Tích hợp dữ liệu bên thứ ba, chuỗi email tự động, bảng điều khiển tập trung

Thiết lập quy trình Link Outreach hiệu quả

Mỗi chiến dịch Outreach xây dựng backlink sẽ khác nhau tùy theo mục tiêu, tài sản nội dung và ngành nghề của khách hàng. Tuy nhiên, bạn có thể làm theo quy trình tiêu chuẩn khi xây dựng chiến lược riêng. Hãy cùng tìm hiểu từng bước và xem qua những công cụ hữu ích trong quá trình này.

Bước 1: Tạo nội dung và Outreach cho Unlinked Mention

Về mặt kỹ thuật, bước này nằm ngoài quy trình Link Outreach, vì việc tạo nội dung thường là phần thiết yếu trong mọi chiến lược SEO on-page hiệu quả. Tuy nhiên, một số loại nội dung phù hợp để trở thành tài sản có thể thu hút backlink hơn những loại khác. Nếu website của khách hàng chưa có tài sản nội dung hấp dẫn các loại backlink phù hợp và giúp bạn đạt mục tiêu, bước đầu tiên cần làm là tạo ra tài sản đó.

Trước tiên, hãy tìm hiểu Topic Research để xác định những loại nội dung thu hút nhiều traffic nhất và có hiệu quả chủ đề cao nhất. Dựa vào đó, hãy lập danh sách các thuật ngữ tiềm năng để phân tích cạnh tranh trong Keyword Gap và nhớ kiểm tra hồ sơ backlink của đối thủ cạnh tranh trong Backlink Checker. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những loại nội dung đang thu hút liên kết trong niche của mình.

Như mọi chuyên gia SEO đều biết, quá trình tạo, phê duyệt và xuất bản nội dung có thể mất thời gian. Trong lúc chờ đợi, bạn có thể tận dụng cơ hội để đạt được một số kết quả nhanh: Unlinked Mention.

Unlinked Mention là những trường hợp các trang nhắc đến thương hiệu, sản phẩm hoặc website của bạn hay khách hàng nhưng không liên kết đến website. Chuyển đổi những lượt đề cập này bao gồm việc liên hệ với các trang nhắc đến bạn hoặc khách hàng và đề nghị họ thêm một liên kết; thường đó là liên kết đến trang chủ, nhưng tùy ngữ cảnh đề cập, cũng có thể là liên kết đến một landing page cụ thể. Đây thường là chiến thuật hiệu quả ở bước này vì không cần có sẵn một tài sản nội dung cụ thể để thu hút liên kết.

Surround Sound để tìm kiếm các Unlinked Mention

Công cụ Surround Sound SEO của Semrush là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để xác định các Unlinked Mention. Nếu bạn chưa quen với công cụ này, hãy xem hướng dẫn này để tìm hiểu nhanh cách bắt đầu.

Với Surround Sound SEO, việc tìm các Unlinked Mention vô cùng đơn giản. Sau khi thiết lập chiến dịch, hãy chuyển đến tab Mentions. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các trang đã nhắc đến thương hiệu của mình. Với mỗi trang, bạn sẽ biết số lần thương hiệu được nhắc đến và số backlink dẫn đến trang web của bạn, nếu có.

Một chiến dịch dành cho Hello Fresh trong công cụ Surround Sound SEO của Semrush

Bạn cũng có thể thiết lập phân tích cảm xúc để xem thương hiệu của mình được nhắc đến theo hướng tích cực, tiêu cực hay trung lập. Điều này đặc biệt quan trọng đối với E-A-T; về lý thuyết, bất kỳ backlink nào từ một trang web chất lượng cao cũng có thể có lợi cho SEO của bạn, nhưng backlink xuất hiện trong bối cảnh tiêu cực thực tế có thể gây tổn hại đến danh tiếng của bạn về lâu dài. Vì vậy, khi lập danh sách các trang web để liên hệ xin backlink, trước tiên hãy ưu tiên những trang có Unlinked Mention tích cực hoặc trung lập.

Bước 2: Tìm kiếm cơ hội

Tìm kiếm cơ hội hay xây dựng danh sách thường là bước tốn nhiều thời gian và công sức nhất. Đây là lúc bạn xác định những trang web sẽ liên hệ để xin backlink. Số lượng trang web bạn đưa vào danh sách sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng hãy nhớ rằng tiếp cận thật rộng không phải lúc nào cũng là chiến lược tốt nhất.

Khi phân tích cơ hội backlink, hãy cân nhắc:

• Mức độ liên quan của domain và trang đó với trang web của bạn và tài sản có thể đặt link
• Đối tượng người xem của trang có phù hợp với đối tượng của tài sản có thể đặt link hay không
• Authority Score (AS) của domain
• Độ uy tín của trang
• Số lượng external link đã có trên trang
• Các external link hiện có là link sponsored/Nofollow hay thực sự truyền giá trị link
• traffic trung bình hằng tháng của domain và trang
• thứ hạng keyword của domain và trang

Tất cả những yếu tố này sẽ quyết định giá trị của backlink tiềm năng cũng như khả năng bạn thành công trong việc có được backlink đó.

Dùng Pitchbox để tìm kiếm cơ hội

Pitchbox giúp bạn thực hiện việc tìm kiếm cơ hội, xác định thông tin liên hệ, gửi email tự động, theo dõi và lập báo cáo trong chiến lược Outreach xây dựng link.

Công cụ cung cấp nhiều loại chiến dịch để tìm kiếm cơ hội. Tùy vào mục tiêu và chiến lược, bạn có thể chọn các phương pháp như Blogger Outreach, Product Reviews, Hot Off The Press và Advanced Operator Search, cùng một số phương pháp khác. Mỗi loại chiến dịch sử dụng một phương thức tìm kiếm khác nhau để giúp bạn tiếp cận đúng đối tượng.

Một số tùy chọn có sẵn để tạo chiến dịch trong Pitchbox.

Nếu bạn đã có danh sách các trang web mà mình muốn liên hệ (chẳng hạn như danh sách tải xuống từ Surround Sound), bạn có thể tải danh sách lên Pitchbox bằng cách nhập CSV.

Với tùy chọn Blogger Outreach, bạn có thể nhập tám keyword liên quan đến tài sản có thể thu hút backlink, và Pitchbox sẽ tìm các trang blog có chứa một trong những cụm từ này. Bạn cũng có thể thiết lập bộ lọc chất lượng để giới hạn kết quả vào các trang web nằm trong phạm vi Domain Authority, traffic và các tiêu chí khác.

Bạn sẽ nhận được danh sách các trang có thể mang lại cơ hội backlink tuyệt vời. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng Pitchbox tìm kiếm trên phạm vi rất rộng. Hãy dùng dữ liệu được cung cấp để xác định các mục tiêu hàng đầu và xóa những trang không liên quan, chẳng hạn như trang của đối thủ cạnh tranh.

Khi tìm thấy một cơ hội phù hợp, hãy chuyển trang web đó sang Personalization. Sau khi kiểm tra từng cơ hội và xóa hoặc chuyển những cơ hội cần thiết, bạn sẽ sẵn sàng cho Bước 3. Tuy nhiên, nếu chưa hài lòng với số cơ hội đã chấp nhận, bạn luôn có thể quay lại, thêm keyword và chạy một lượt tìm kiếm khác.

Surround Sound SEO để tìm kiếm cơ hội

Bạn có thể bổ sung các cơ hội vào danh sách Pitchbox bằng những cơ hội tìm thấy qua Surround Sound. Đây cũng là cách hiệu quả để xác định backlink của đối thủ trên những trang mà bạn có thể được giới thiệu.

Khi thiết lập chiến dịch, chỉ cần thêm những keyword quan trọng với bạn (keyword có ý định cao như “best foundation for oily skin” sẽ mang lại những cơ hội giá trị), dẫn nguồn một vài domain của đối thủ rồi chuyển đến tab ‘Pages’. Tại đây, bạn sẽ thấy các domain liên kết đến đối thủ nhưng không liên kết đến bạn hoặc khách hàng của bạn. Kiểm tra những trang này và thêm ngay các cơ hội vào danh sách Pitchbox bằng cách nhập CSV.

Xác định cơ hội backlink qua tab ‘Pages’ trong Surround Sound

Bước 3: Thu thập thông tin liên hệ

Vậy là bạn đã xác định được những trang web mang lại cơ hội backlink lớn nhất, nhưng làm thế nào để liên hệ với họ? Bước tiếp theo là tìm những đầu mối liên hệ phù hợp nhất, thu hẹp danh sách email xuống còn những cá nhân trong mỗi tổ chức hoặc trang web có đủ thẩm quyền để thực sự đặt backlink của bạn.

Dùng Pitchbox để xác định đầu mối liên hệ

Sau khi chuyển một cơ hội sang Personalization trong Pitchbox, công cụ sẽ cung cấp danh sách địa chỉ email liên kết với trang web đó. Bạn chỉ cần chọn những địa chỉ muốn liên hệ.

Các cơ hội Surround Sound của bạn trong Pitchbox. Bạn đã sẵn sàng Outreach.

Một lời khuyên quan trọng: đừng gửi email cho mọi địa chỉ liên hệ trong danh sách. Điều này không chỉ có thể khiến địa chỉ email của bạn bị đánh dấu là spam và vô hiệu hóa, mà còn khiến bạn mắc lại lỗi cũ: tiếp cận quá rộng.

Thay vào đó, hãy tiếp cận có mục tiêu bằng cách chọn từ một đến ba liên hệ. Trong nhiều trường hợp, Pitchbox sẽ cung cấp thông tin về từng liên hệ, chẳng hạn như tên và chức vụ tại công ty hoặc website. Khi chọn địa chỉ email để liên hệ, hãy tìm những đặc điểm sau:

• Tên miền email trùng với tên miền website
• Địa chỉ email có gắn với tên của một người
• Địa chỉ email thuộc về biên tập viên, nhà xuất bản, nhà phát triển web hoặc liên quan cụ thể đến nội dung của trang web

Cố gắng tránh các địa chỉ email liên quan đến dịch vụ khách hàng hoặc bản tin của trang web; gửi email đến những liên hệ này thường dẫn đến phản hồi tự động hoặc khiến bạn bị thêm vào danh sách email chung gửi thông tin cập nhật hằng ngày hoặc hằng tuần, làm đầy hộp thư Outreach của bạn.

Hunter để xác định thông tin liên hệ

Nếu Pitchbox không cung cấp đủ thông tin liên hệ cho danh sách cơ hội của bạn, hãy dùng Hunter. Với một tiện ích Chrome đơn giản, công cụ này sẽ xác định danh sách liên hệ cho hầu hết mọi website bạn truy cập. Để sử dụng đầy đủ Hunter, bạn cần đăng ký gói trả phí, nhưng bạn có thể dùng miễn phí với giới hạn 25 lượt tìm kiếm mỗi tháng.

Tìm địa chỉ email liên kết với các trang web mục tiêu trong Hunter

Bạn có thể thêm thủ công mọi địa chỉ email tìm được qua Hunter vào chiến dịch Pitchbox trên tab Personalization của cơ hội. Nếu có, hãy nhớ nhập cả tên của người liên hệ.

Bước 4: Outreach

Tin vui là bạn gần như đã sẵn sàng khởi chạy chiến dịch link outreach. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, bạn cần soạn kỹ các mẫu email, đảm bảo thông điệp được điều chỉnh phù hợp để thu hút sự chú ý và tạo dựng niềm tin với từng người nhận email.

Dùng Pitchbox cho Outreach

Bạn sẽ thấy tab Personalization trong Pitchbox không chỉ cung cấp danh sách các liên hệ tiềm năng.

Personalization Fields có thể đặc biệt hữu ích khi tạo mẫu email Outreach hiệu quả.

Ví dụ: nếu bạn dùng loại chiến dịch Blogger Outreach, hãy đảm bảo các trường Blog Name và Recent Blog Post được điền chính xác. Bạn cũng có thể thêm Personalization Fields tùy chỉnh, rồi điền thông tin tùy theo chiến lược của mình. Bạn có thể thêm trường Linkable Asset và nhập URL hoặc tiêu đề trang của tài sản có thể liên kết mà bạn đang quảng bá.

Điều này hữu ích khi danh sách cơ hội của bạn có những trang web có thể phản hồi tốt hơn với các tài sản khác nhau và bạn không muốn quảng bá cùng một tài sản đến hai trang web rất khác nhau. Nhờ vậy, khi soạn mẫu email, tài sản có thể liên kết phù hợp sẽ tự động được điền cho từng người liên hệ.

Điền thông tin cá nhân hóa cho từng người liên hệ trong Pitchbox

Ngay khi bạn đã cá nhân hóa đầy đủ tất cả cơ hội và chuyển chúng sang Compose, hãy vào Templates & Email Sequence để bắt đầu viết email outreach.

Tính năng outreach của Pitchbox cung cấp cho bạn chuỗi gồm ba email. Attempt #1 là email outreach đầu tiên; sau đó, bạn có thể tạo hai mẫu email follow-up, được gửi theo khoảng thời gian đã định nếu người liên hệ không trả lời tin nhắn đầu tiên.

Thiết lập chuỗi email tự động gửi đến người liên hệ trong Pitchbox

Khi soạn mẫu email, hãy lưu ý những lời khuyên về outreach mà các chuyên gia marketing chúng tôi đã trao đổi trước đó chia sẻ.

Hãy nhớ những nguyên tắc chính: thân thiện, cá nhân hóa, ghi nhận và mang lại giá trị.

Không nên sử dụng cùng một mẫu email cho hai chiến dịch outreach bất kỳ. Nội dung thông điệp cần phù hợp với chiến lược và loại website mà bạn liên hệ.

Việc này có thể mất thời gian, nhưng nếu bạn đã xây dựng chiến lược nhắm mục tiêu, việc soạn một email súc tích và thuyết phục sẽ khá dễ dàng. Nếu bạn cũng đã tận dụng tối đa Personalization Fields cho từng cơ hội, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột để tạo thông điệp riêng cho từng đối tượng.

Soạn mẫu email cho từng cơ hội riêng biệt trong Pitchbox

Theo mặc định, Pitchbox sẽ tự động gửi email vào các ngày trong tuần, từ 8:30 AM đến 6:00 PM (theo múi giờ của dự án), nhưng bạn có thể tạo lịch riêng.

Giới hạn hằng ngày được tự động đặt ở mức 150 email outreach, nhưng để an toàn, bạn có thể muốn giảm con số này. Một số nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail thậm chí có thể vô hiệu hóa tài khoản nếu cho rằng bạn gửi quá nhiều email. Lượng lớn thư gửi đi có thể khiến các bộ lọc cảnh giác với thủ đoạn spam email.

Dĩ nhiên, số email bạn gửi mỗi ngày càng ít thì chiến dịch càng tiến triển chậm. Tuy nhiên, bạn hẳn sẽ muốn chiến dịch diễn ra chậm rãi hơn là bị dừng hẳn.

Thiết lập lịch gửi email outreach trong Pitchbox

Khi email outreach được gửi đi và phản hồi đến, hãy cập nhật trạng thái chiến dịch bằng cách đánh dấu các cơ hội theo từng mốc. Khi người liên hệ trả lời, mốc này sẽ tự động chuyển thành Got a Reply.

Tùy vào nội dung cuộc trò chuyện và mức độ gần đạt được thỏa thuận đặt link, bạn có thể đổi mốc thành Negotiation, Almost There, Won hoặc Lost. Khi một link được đánh dấu Won, hãy nhập URL nơi backlink được đặt để đảm bảo việc theo dõi và báo cáo chính xác.

Tốt nhất, hãy kiểm tra hộp thư đến ít nhất hai lần mỗi ngày và trả lời ngay mọi thư đến. Ở bước này, việc theo dõi sát sao là rất quan trọng để duy trì liên lạc; phản hồi nhanh khi người liên hệ có thái độ tích cực sẽ giúp bạn tạo dựng hình ảnh đối tác đáng tin cậy.

Khi nhận được thông báo rằng link của bạn đã được đặt, hãy luôn gửi lời cảm ơn chân thành và hỏi về những cơ hội hợp tác trong tương lai. Hãy nhớ rằng, Link Building là quá trình xây dựng mối quan hệ.

Bước 5: Theo dõi

Cả Pitchbox và Surround Sound đều cung cấp khả năng theo dõi backlink, giám sát và báo cáo tiến độ của bạn.

Với Pitchbox, bạn có thể theo dõi kết quả ở cả cấp chiến dịch lẫn cấp dự án, đồng thời tạo báo cáo tùy chỉnh cho khách hàng. Bạn cũng có thể dùng dữ liệu này để xác định điểm mạnh và điểm yếu trong chiến lược, từ đó biết cần điều chỉnh gì trong tương lai.

Vì Surround Sound liên tục theo dõi Brand Mention và link, bạn sẽ có dữ liệu để theo dõi tiến độ và làm cơ sở cho chiến dịch Link Building tiếp theo.

Đừng ngại Outreach để xây dựng link

Từ nỗi lo email marketing của bạn sẽ chìm nghỉm giữa vô số email tương tự đến tình trạng thiếu nguồn lực, Outreach để xây dựng link có thể giống như một việc vừa căng thẳng vừa vô ích — tốn nhiều công sức nhưng tác động lại nhỏ hoặc khó đoán.

Tuy nhiên, có rất nhiều nguồn lực giúp tăng cơ hội thành công, tinh giản nỗ lực và giảm thiểu các công việc tốn thời gian. Với chiến lược nhắm mục tiêu cụ thể, hướng dẫn từ chuyên gia cùng các công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng và gửi email hiệu quả, Outreach để xây dựng link không nhất thiết phải là cái hố ngốn thời gian và tiền bạc, nơi ROI chết dần.

Link Building vẫn là một hoạt động thiết yếu của SEO. Các tín hiệu xếp hạng off-page đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng độ uy tín và cải thiện kết quả organic search, có lẽ còn quan trọng hơn bao giờ hết. Đừng né tránh Outreach chỉ vì việc này có vẻ khó khăn hơn hoặc khó dự đoán hơn so với công việc SEO on-page và technical SEO. Thay vào đó, hãy xây dựng chiến lược, mang lại giá trị, tạo dựng mối quan hệ và hướng đến những kết quả có ý nghĩa.