KPIs và Metrics: Sự khác biệt then chốt cho thành công kinh doanh

Key Performance Indicators (KPIs) là gì?

Key performance indicators, hay còn gọi là KPIs hoặc KPI metrics, là các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường, tập trung vào bức tranh tổng thể cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng giúp bạn đánh giá xem doanh nghiệp có đang đi đúng hướng để đạt thành công hay không. Đồng thời phải có tính khả thi, có thể hành động và giới hạn thời gian.

Ví dụ về KPI là, “Rank within the top 10 results on Google for all target keywords within six months.”

Đây là mục tiêu đóng góp trực tiếp vào thành công lớn hơn của doanh nghiệp bạn.

KPIs cho phép bạn hiểu được hiệu suất hiện tại. Để bạn biết mình đang làm tốt đến đâu so với các mục tiêu và chỉ tiêu quan trọng nhất.

Metrics là gì?

Metrics là các điểm dữ liệu định lượng giúp bạn theo dõi và phân tích hiệu suất cho các hoạt động kinh doanh cụ thể, thay vì một mục tiêu tổng thể.

Bạn có thể dùng chúng để đánh giá hiệu quả của các hoạt động và quy trình hàng ngày, góp phần vào thành công của các mục tiêu và KPIs rộng hơn.

Metrics có thể được phân loại thành bốn nhóm, tùy thuộc vào những gì chúng đo lường và cách sử dụng:

1. Input metricsInput metrics: Các nguồn lực, nỗ lực hoặc khoản đầu tư dành cho một hoạt động. Ví dụ, số tiền chi cho chiến dịch marketing hoặc số giờ làm việc của nhân viên.
2. Output metricsOutput metrics: Kết quả hoặc sản phẩm trực tiếp tạo ra. Ví dụ, số lượng sản phẩm sản xuất trong một ngày hoặc doanh số bán hàng đạt được.
3. Outcome metricsOutcome metrics: Tác động rộng hơn của kết quả đạt được. Các metrics này đánh giá ảnh hưởng tổng thể đến doanh nghiệp hoặc một mục tiêu cụ thể. Ví dụ, sự tăng điểm hài lòng khách hàng sau khi triển khai chiến lược dịch vụ khách hàng mới.
4. Process metricsProcess metrics: Hiệu quả, hiệu suất hoặc năng suất của các giai đoạn trong quy trình. Ví dụ, thời gian phản hồi trung bình cho các yêu cầu khách hàng hoặc số vấn đề được giải quyết mỗi giờ.

Một ví dụ khác về outcome metric là điểm Authority Scoremà bạn có thể tìm thấy trong Domain Overview của Semrush.

Điểm dữ liệu này xem xét nhiều yếu tố như hồ sơ backlink và dữ liệu organic search để phản ánh độ tin cậy tổng thể của website bạn trong bảng xếp hạng tìm kiếm.

Theo dõi metric này giúp bạn biết nỗ lực SEO ảnh hưởng thế nào đến độ tin cậy của trang trong mắt các công cụ tìm kiếm. Đây là yếu tố then chốt để cải thiện hiệu suất tổng thể của website trên bảng xếp hạng.

Sự khác biệt giữa KPIs và Metrics: So sánh song song

KPIs liên quan trực tiếp đến các mục tiêu tổng thể của công ty bạn. Trong khi đó, metrics liên quan đến các quy trình kinh doanh hơn là mục tiêu.

Cụ thể hơn, có ba điểm khác biệt chính giữa KPIs và metrics:

1. Sự phù hợp về chiến lược. KPIs phù hợp với các mục tiêu tổng thể của tổ chức bạn. Còn metrics dùng để theo dõi các quy trình và kết quả cụ thể.
2. Tính khả thi trong hành động. KPIs dễ hành động hơn vì chúng dẫn dắt nỗ lực của bạn hướng tới một kết quả cụ thể. Trong khi metrics thiếu bối cảnh nếu không liên kết với một KPI cụ thể.
3. Tính liên quan. KPIs có liên quan hơn với các nhà quyết định cấp cao tập trung vào chiến lược tổng thể của tổ chức. Còn metrics phù hợp hơn với nhân viên cần theo dõi hiệu suất và xác định điểm cần cải thiện.

Hãy minh họa sự khác biệt giữa KPIs và metrics bằng một ví dụ.

Giả sử mục tiêu chính của bạn năm nay là nâng cao khả năng hiển thị thương hiệu trực tuyến và thu hút nhiều leads hơn đến website.

KPI của bạn nên phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể là tăng doanh thu. Vì vậy KPI của bạn có thể là:“Tăng 20% lượng organic visitors trong 6 tháng tới.””

Một số metrics bạn sẽ theo dõi để đo tiến độ đạt KPI đó có thể bao gồm:

1. Organic positions
2. Tổng số keyword
3. Nguồn traffic
4. Backlinks dẫn về domain của bạn
5. Số lượng unique Referring Domain
6. Thay đổi hàng tháng về số lượng backlink bạn đã có và mất đi

Những metrics đó, riêng lẻ, chỉ là các con số. Nhưng khi liên kết với KPI, chúng trở nên có ý nghĩa trong bức tranh tổng thể của tổ chức bạn.

Hãy cùng xem xét metric organic positions qua công cụ Semrush Position Tracking tool.

Đầu tiên, mở tool và chọn một dự án có sẵn, hoặc nhấn “Create project” để thêm dự án mới.

Nếu bạn bắt đầu với dự án mới, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách cấu hình Position Tracking để bắt đầu.

Khi báo cáo đã sẵn sàng, chuyển sang tab “Overview”. Tại đây, bạn có thể xem phân tích các metrics như organic visibility, estimated traffic và tổng quan rankings cho các keyword hàng đầu.

Biết được keyword xếp hạng cao thế nào trên các trang kết quả tìm kiếm (SERPs) giúp bạn hiểu về khả năng hiển thị và mức độ liên quan của nội dung với các search query cụ thể.

Điều này liên quan trực tiếp đến KPI chính của bạn là tăng lượng organic visitors.

Vậy nên dù hai khái niệm khác nhau rõ ràng, chúng phối hợp cùng nhau để cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về hiệu suất của công ty hoặc đội nhóm.

Mẹo chuyên nghiệp

Theo dõi các metrics như “gained backlinks” và “number of unique referring domains” với BacklinksCông cụ này sẽ theo dõi tiến trình của bạn và tổng hợp tất cả các chỉ số liên quan vào một bảng điều khiển duy nhất. Nhờ đó, bạn biết được mình có đang đi đúng hướng để đạt được KPIs hay không.

Cách tạo KPIs & Metrics phù hợp

Lựa chọn KPIs và metrics phù hợp giúp bạn duy trì đúng hướng và tập trung nỗ lực vào những hoạt động có tác động lớn nhất.

Dưới đây là những điều bạn nên lưu ý khi thiết lập KPIs và metrics.

Các thực hành tốt nhất khi thiết lập KPIs

Khi cân nhắc cách tạo KPI metrics, trước tiên hãy đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty bạn.

Cách thực hiện như sau:

• Xác định các mục tiêu chiến lược cốt lõi: Bắt đầu bằng cách xác định rõ tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của công ty bạn. Phân chia chúng thành các mục tiêu chi tiết và có thể đo lường được. Ví dụ, nếu sứ mệnh của công ty là trở thành người dẫn đầu trong dịch vụ khách hàng, một mục tiêu cụ thể và có thể đo lường là đạt được điểm hài lòng khách hàng 90% trở lên.
• Tương tác với các bên liên quanThu thập ý kiến từ các bên liên quan chính, bao gồm cả khách hàng, để hiểu rõ ưu tiên và kỳ vọng của họ. Ví dụ, trong kinh doanh bán lẻ, hãy hỏi xem họ đánh giá cao việc có đa dạng sản phẩm hay giao hàng nhanh. Dùng phản hồi đó để điều chỉnh KPIs của bạn, như đo lường sự đa dạng sản phẩm hoặc tốc độ giao hàng.
• Tạo liên kết trực tiếpĐối với mỗi mục tiêu chiến lược, phát triển một hoặc nhiều KPIs đo lường trực tiếp sự thành công hướng tới mục tiêu đó. Ví dụ, nếu mục tiêu là mở rộng thị phần, KPI phù hợp có thể là tăng thị phần lên 10% vào cuối năm.

Để hiệu quả, KPIs của bạn cũng nên tuân theo nguyên tắc SMART, nghĩa là:

• Specific (Cụ thể)Một KPI cụ thể khi nó xác định rõ điều cần đạt được, với các mục tiêu chính xác và kết quả có thể đo lường. Xác định thành công cho KPI đó trông như thế nào và làm sao bạn biết khi nào đã đạt được.
• Measurable (Có thể đo lường)Đảm bảo bạn có nguồn dữ liệu nhất quán và đáng tin cậy để xác minh và đánh giá tiến trình. Xem xét những thông tin bạn cần theo dõi và đảm bảo bạn có công cụ hỗ trợ.
• Achievable (Có thể đạt được)Đặt KPIs thực tế và có thể đạt được trong phạm vi nguồn lực và giới hạn của bạn. Mục tiêu nên thách thức đội ngũ nhưng vẫn trong tầm với. Ví dụ, nếu ngân sách hạn chế, hãy đặt KPI tăng khách hàng lên 5% thay vì 30%.
• Relevant (Phù hợp)Chọn KPIs có tác động trực tiếp đến các hoạt động và kết quả kinh doanh cốt lõi. Chúng nên đo lường những điều quan trọng nhất và có thể kiểm soát hoặc ảnh hưởng bởi bạn và đội ngũ. Ví dụ, với đội ngũ chăm sóc khách hàng, KPI phù hợp có thể là tỷ lệ khách hàng mua lại.
• Time-bound (Có thời hạn): Thiết lập khung thời gian hoặc hạn chót rõ ràng để đạt KPIs. Điều này giúp bạn có trách nhiệm và dễ dàng theo dõi tiến độ. Ví dụ, đặt mục tiêu giảm thời gian phản hồi hỗ trợ khách hàng 20% trong vòng ba tháng tới.

Thực hành tốt nhất để thiết lập các chỉ số phù hợp

Để đảm bảo các chỉ số của bạn vừa có thể hành động được vừa phù hợp:

• Bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng: Các chỉ số của bạn nên phản ánh những gì KPI và dự án hướng tới đạt được cũng như cách thức thực hiện. Ví dụ, nếu KPI của bạn là tăng chuyển đổi trên website, một số chỉ số phù hợp bao gồm conversion rate, Bounce Rate và average session duration.
• Sử dụng chuẩn mực ngành: So sánh hiệu suất của bạn với mức trung bình ngành và dữ liệu đối thủ để thiết lập các chỉ số thực tế và phù hợp. Ví dụ, nếu bạn đang theo dõi organic traffic, hãy sử dụng công cụ Traffic Analytics của Semrush để khám phá các chỉ số traffic của đối thủ gần nhất và đặt mục tiêu để đạt hoặc vượt hiệu suất của họ.

• Thực hiện thử nghiệm ban đầu: Trước khi tích hợp hoàn toàn một chỉ số mới vào KPI, hãy chạy thử nghiệm ban đầu. Giả sử bạn đang cân nhắc thêm “average customer support response time” làm chỉ số. Theo dõi và phân tích tác động của nó đến sự hài lòng khách hàng trong một tháng. Nếu tích cực, hãy cân nhắc đưa nó vào các chỉ số để theo dõi thường xuyên.
• Giữ cho đơn giản: Đừng làm bản thân và đội nhóm quá tải với quá nhiều chỉ số. Thay vào đó, tập trung vào một vài chỉ số quan trọng nhất với mục tiêu của bạn.
• Tránh các chỉ số phù phiếm: Những dữ liệu này (ví dụ: views, likes, v.v.) có thể trông ấn tượng nhưng không cung cấp insight có thể hành động. Dù nhìn trên giấy có vẻ tốt, chúng không đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu chiến lược như tăng trưởng doanh thu hoặc sự hài lòng khách hàng.
• Chọn bộ chỉ số cân bằng: Lựa chọn các chỉ số bao phủ nhiều khía cạnh hiệu suất để có cái nhìn toàn diện về hoạt động. Đừng chỉ tập trung vào một loại chỉ số như tài chính hay khách hàng.
• Hiểu đối tượng sử dụng: Xem xét ai hoặc đội nào sẽ sử dụng các chỉ số này. Các đội khác nhau sẽ có nhu cầu khác nhau. Ví dụ, đội marketing cần các chỉ số liên quan đến phạm vi tiếp cận và tương tác chiến dịch, trong khi đội sales tập trung vào conversion rate của lead và khối lượng bán hàng.
• Xem xét và điều chỉnh định kỳ: Thiết lập lịch trình cụ thể, ví dụ như đánh giá hàng quý, để kiểm tra và cập nhật các chỉ số. Đảm bảo các chỉ số bạn chọn vẫn phù hợp với KPI và mục tiêu tổng thể.
• Truyền đạt chỉ số hiệu quả: Đảm bảo những người cần hiểu và hành động dựa trên các chỉ số này có thể dễ dàng truy cập và diễn giải chúng. Sử dụng báo cáo rõ ràng và dashboard tùy chỉnh để hỗ trợ việc này.

Tận dụng KPI và chỉ số để có insight và thành công trong kinh doanh

Khi bạn đã xác định KPI và chọn các chỉ số cần theo dõi, bạn có thể thiết lập hệ thống giám sát.

Việc đo lường và phân tích liên tục cung cấp insight theo thời gian thực giúp bạn nhận diện xu hướng và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Nó cũng giúp bạn đánh giá hiệu quả của các chiến lược theo thời gian. Nhờ đó, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng, không phải giả định. Dưới đây là cách Bộ công cụ của Semrush giúp bạn làm điều đó:

• Thông tin chi tiết theo thời gian thực: Semrush thu thập dữ liệu về nhiều khía cạnh của doanh nghiệp bạn bao gồm traffic website, Keyword Ranking, tương tác trên mạng xã hội và backlink, để cung cấp cho bạn thông tin mới nhất, xu hướng hiện tại và hành vi người dùng.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh: Theo dõi chiến lược và hiệu suất của đối thủ trên organic search, paid search và mạng xã hội. Hiểu rõ hiệu quả của họ để tạo lợi thế cho bạn.
• Tối ưu nội dung: Khám phá các keyword tốt nhất của đối thủ, tìm cơ hội và khoảng trống, đồng thời theo dõi thay đổi thứ hạng với công cụ Position Tracking để hiểu chiến thuật của bạn đang thành công ở đâu và cần cải thiện ở đâu.
• Theo dõi tiến trình: Xem liệu nỗ lực SEO và marketing của bạn có đang đi đúng hướng với các công cụ như Organic Traffic Insights và SEO Dashboard
• Xác định vấn đề: Phát hiện các vấn đề kỹ thuật trên website như liên kết hỏng, thời gian tải chậm hoặc lỗi tương thích trên mobile. Semrush SEO Audit cung cấp danh sách ưu tiên các vấn đề và đề xuất để bạn dễ dàng đạt mục tiêu hơn.

Dù bạn chọn theo dõi KPI và chỉ số nào, điều quan trọng là luôn theo dõi sự phát triển của chúng một cách nhất quán. Điều này giúp bạn liên tục đánh giá hiệu suất và chứng minh tiến bộ với các bên liên quan.