KPI Reports 101: Hướng dẫn dành cho người mới về các chỉ số kinh doanh

KPI reports ngày càng đóng vai trò thiết yếu khi các doanh nghiệp nỗ lực đạt được mục tiêu và duy trì khả năng cạnh tranh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu KPI reports là gì và vì sao chúng quan trọng. Bạn cũng sẽ biết các bước để tạo báo cáo. Tiếp theo, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết những loại báo cáo khác nhau mà bạn có thể dùng để đưa ra quyết định sáng suốt, góp phần thúc đẩy thành công.

Hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản.

KPI là gì?

KPI, hay Key Performance Indicator, là một giá trị có thể đo lường, cho biết công ty bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể tốt đến mức nào theo thời gian.

Hãy hình dung KPI như một chiếc la bàn.

La bàn giúp bạn xác định vị trí hiện tại và hướng cần đi. Tương tự, KPI theo dõi tiến độ của bạn trong những lĩnh vực hiệu suất cụ thể của doanh nghiệp, chẳng hạn như tăng trưởng doanh số.

Cả hai đều giúp bạn xác định liệu mình có đang ở đúng vị trí và đi đúng hướng mong muốn hay không, đồng thời cho phép bạn thực hiện những điều chỉnh cần thiết trên hành trình.

KPI phù hợp với mọi loại hình và quy mô tổ chức, từ doanh nghiệp nhỏ theo dõi doanh số hằng tháng đến tập đoàn đa quốc gia giám sát hiệu quả chuỗi cung ứng toàn cầu.

Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh KPI cho phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể. Báo cáo các chỉ số này cho biết điều gì đang hiệu quả và điều gì chưa.

KPI report là gì?

KPI report cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất của tổ chức xét theo các mục tiêu chính. Mỗi báo cáo tập trung vào những mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như:

• Đánh giá hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp
• Đánh giá một phòng ban cụ thể
• Phân tích một dự án cụ thể

KPI reporting là công cụ thiết yếu để theo dõi hiệu suất, cho phép doanh nghiệp định lượng đánh giá tiến độ theo thời gian. (Chúng ta sẽ đề cập đến các loại KPI reports cụ thể ở phần sau.)

KPI reports thường bao gồm nhiều hình thức trực quan hóa dữ liệu khác nhau như biểu đồ, đồ thị và bảng. Những yếu tố này minh họa xu hướng, mô hình và insight theo cách dễ tiếp nhận.

Ví dụ như sau:

Hình ảnh trực quan cũng giúp các bên liên quan nắm bắt những chỉ số phức tạp chỉ trong nháy mắt.

Hầu hết mẫu KPI report đều có cả dữ liệu hiện tại lẫn dữ liệu lịch sử. Nhờ đó, bạn có thể phân tích so sánh giữa các giai đoạn khác nhau.

Vì sao KPI reports quan trọng?

KPI reports cung cấp insight chi tiết về hiệu suất. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu và những lĩnh vực cần cải thiện.

Thông tin đó có thể định hướng các quyết định chiến lược của bạn.

Với cách trình bày trực quan, dễ hiểu, báo cáo giúp các bên liên quan ở mọi cấp độ nắm bắt những chi tiết thiết yếu mà không bị lạc giữa dữ liệu.

Hãy thử nghĩ xem:

Nếu bạn không hiểu mình đang ở đâu, làm sao có thể lên kế hoạch cho chặng đường phía trước?

Về cơ bản, báo cáo KPI giúp bạn:

• Lập chiến lược
• Đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ
• Ứng phó với những phức tạp của thị trường

Bạn có thể dùng những báo cáo này để điều phối nguồn lực và nỗ lực, hướng đến thành công lâu dài.

Báo cáo KPI khác gì với KPI dashboard?

Bạn đang bối rối? Hãy cùng làm rõ.

KPI dashboard cung cấp ảnh chụp nhanh theo thời gian thực về các chỉ số hiệu suất chính.

KPI dashboard truyền thống cho phép đánh giá nhanh nhưng không mang lại cái nhìn toàn diện. Bạn có thể xem dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau bằng cách:

• Lọc
• Đi sâu vào dữ liệu
• Thay đổi tham số

Trong khi đó, báo cáo KPI cung cấp phân tích chuyên sâu về hiệu suất của doanh nghiệp theo thời gian.

Báo cáo giúp bạn hiểu sâu hơn dữ liệu trên KPI dashboard, từ đó khám phá xu hướng, mô hình và các yếu tố nền tảng thông qua những tính năng như:

• Nhận xét
• Thông tin chuyên sâu
• Trực quan hóa

Đây là hình ảnh một Google Analytics dashboard KPI:

Bạn có thể thấy chỉ nhìn thoáng qua cũng có rất nhiều thông tin cần tiếp nhận. Từ đây, bạn có thể tạo các báo cáo khác nhau để tập trung vào những nội dung cụ thể.

Tóm lại:

Tính tương tác của dashboard truyền thống cho phép bạn đánh giá nhanh và xem hiệu suất hiện tại. Tuy nhiên, dashboard không cung cấp mức độ thấu hiểu bối cảnh như báo cáo, vốn có phân tích và diễn giải dữ liệu lịch sử.

May mắn là hầu hết dashboard hiện đại đều mang đến những ưu điểm tốt nhất của cả hai.

Bằng cách nào?

Bạn nhận được thông tin chuyên sâu tức thì qua dashboard, đồng thời có thể xem xét dữ liệu kỹ lưỡng và sâu hơn thông qua các báo cáo có thể tải xuống.

Ví dụ, công cụ My Reports của Semrush tích hợp dữ liệu từ nhiều dashboard. Công cụ này cho phép bạn xem toàn bộ dữ liệu ở cùng một nơi và tạo các báo cáo hữu ích, chuyên sâu. (Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về công cụ này sau).

Sau khi đã nắm những nội dung thiết yếu đó, hãy chuyển sang cách tạo báo cáo KPI.

9 bước tạo báo cáo KPI (kèm các phương pháp hay nhất)

Quy trình tạo báo cáo thường gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định các mục tiêu dài hạn bạn muốn đạt được (ví dụ: những mục tiêu kinh doanh làm nền tảng cho báo cáo KPI). Chiến lược và mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn chọn đúng KPI cần theo dõi.

Hãy chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu SMART để dễ đo lường hơn.

Ví dụ, mục tiêu dài hạn của bạn có thể là tăng traffic website trong vòng một năm.

Trong khoảng thời gian đó, bạn có thể đạt được những mục tiêu ngắn hạn nào để chạm tới mục tiêu đã đề ra?

Dưới đây là một vài gợi ý:

• Tăng traffic từ organic search thêm 10% trong sáu tháng
• Tăng Impression từ paid search thêm 20% trong ba tháng
• Tăng gấp đôi lượt truy cập từ mạng xã hội trong hai tháng

Các mục tiêu ngắn hạn sẽ giúp bạn xác định những KPI cần theo dõi để đo lường tiến độ.

Bước 2: Xác định KPI phù hợp

Chọn các chỉ số cho thấy tiến độ hướng tới mục tiêu của bạn.

Hãy chọn KPI dựa trên mục tiêu và mức độ sẵn có của dữ liệu. Bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố như benchmark của ngành và hiệu suất của đối thủ cạnh tranh.

Báo cáo KPI phù hợp cung cấp thông tin chính xác, cập nhật để bạn đưa ra quyết định kịp thời.

Công cụ My Reports của Semrush giúp bạn dễ dàng theo dõi các KPI phù hợp trong báo cáo. Công cụ này biến các analytics dashboard thành các báo cáo dễ đọc. Những báo cáo này thu hẹp khoảng cách giữa việc theo dõi theo thời gian thực và phân tích chuyên sâu.

Hãy quay lại ví dụ trước. Giả sử bạn đang tạo một KPI marketing báo cáo để thể hiện tiến độ hướng tới mục tiêu “increase web traffic” của bạn.

Trước tiên, hãy chọn một trong các mẫu báo cáo có sẵn. Hoặc bắt đầu từ đầu.

Để tạo báo cáo tùy chỉnh, hãy sử dụng các widget bên trái làm hướng dẫn. Bạn sẽ thấy danh sách các danh mục KPI có thể thêm vào.

Ví dụ:

Nhấp vào “Domain Analytics” để theo dõi traffic website.

Vì bạn tập trung vào traffic từ organic search, hãy chọn “Organic Rankings.”

Tiếp theo, chọn trong số các KPI khác nhau. Kéo thả widget để tạo báo cáo.

Đặt mục tiêu và ngưỡng cho từng chỉ số trong báo cáo. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng theo dõi hiệu suất.

Bước 3: Thu thập dữ liệu

Quyết định sẽ lấy dữ liệu từ những nguồn nào. Đảm bảo bạn thu thập đủ thông tin cần thiết để đo lường các KPI đã xác định.

Có rất nhiều nguồn dữ liệu, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), nền tảng marketing và cả bảng tính thủ công.

Xác minh rằng mỗi nguồn dữ liệu đều liên quan trực tiếp đến KPI bạn đang theo dõi.

Ví dụ:

Nếu bạn đang đo lường mức độ tương tác của khách hàng, hệ thống CRM có thể phù hợp hơn cơ sở dữ liệu tài chính.

Mỗi nguồn cũng cần cung cấp thông tin chính xác và nhất quán. Đối chiếu và xác thực các tập dữ liệu để đảm bảo dữ liệu đáng tin cậy theo thời gian.

Semrush tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu như Google Data Studio và Google Analytics.

Các tích hợp này cho phép công cụ lấy thông tin từ mọi nơi, tập trung việc thu thập dữ liệu và tạo báo cáo phù hợp.

Tuy nhiên, không phải dữ liệu nào cũng hữu ích. Thu thập thông tin không liên quan có thể khiến phần phân tích trở nên rối rắm.

Quan trọng: Kiểm tra các nguồn dữ liệu và loại bỏ phần dư thừa.

Chỉ tập trung vào dữ liệu phù hợp với KPI mục tiêu và mục tiêu báo cáo của bạn. Tập trung vào những điều thực sự quan trọng sẽ giúp báo cáo rõ ràng hơn.

Bước 4: Phân tích dữ liệu

Khi đã có dữ liệu KPI, hãy phân tích để giúp các bên liên quan hiểu ý nghĩa của dữ liệu.

Trước tiên, hãy hiểu mỗi điểm dữ liệu thể hiện điều gì trong bối cảnh mục tiêu của bạn và toàn cảnh kinh doanh rộng hơn.

Giả sử bạn đang phân tích phản hồi của khách hàng. Hãy tự hỏi:

• Khách hàng đang bàn luận về những chủ đề nào?
• Có quy luật đáng chú ý nào cần xem xét không?

Tiếp theo, xem xét dữ liệu trong các khung thời gian khác nhau. Hãy cân nhắc:

• Mức độ hài lòng của khách hàng thay đổi ra sao theo từng tuần hoặc từng tháng?
• Những yếu tố nào đang thúc đẩy các thay đổi này?

Tiếp theo, hãy xem xét các điểm bất thường.

Hãy phát hiện những điểm thiếu nhất quán hoặc ngoại lệ có thể báo hiệu vấn đề tiềm ẩn hay cơ hội. Có sản phẩm hoặc dịch vụ nào hoạt động tốt hơn hẳn những sản phẩm hoặc dịch vụ khác không?

Hãy xem bản đồ nhiệt, biểu đồ đường và biểu đồ tròn. Nhờ các hình ảnh trực quan, bạn có thể nhanh chóng phát hiện quy luật và đi sâu vào chi tiết khi cần.

Semrush tự động tạo các biểu đồ này để bạn trực quan hóa dữ liệu:

Bước 5: Tạo báo cáo

Ghi lại những phát hiện của bạn, bao gồm phần phân tích và đề xuất cải thiện.

Hãy cân nhắc đối tượng mục tiêu của bạn và mức độ họ “in the loop”.

Ví dụ:

Ban lãnh đạo cấp cao có thể cần phần giải thích chi tiết hơn về một tập dữ liệu, trong khi trưởng bộ phận có thể chỉ cần nắm kết luận chính.

Bắt đầu bằng phần tóm tắt các điểm chính. Nêu những phát hiện quan trọng nhất và mọi đề xuất cải thiện.

Sau đó, trình bày từng bước quy trình phân tích dữ liệu. Bổ sung nội dung hỗ trợ các yếu tố trực quan và giúp người đọc hiểu ngay bối cảnh.

Cách thực hiện như sau:

Chuyển đến tab “Formatting” trong “My Reports.”

Kéo và thả các hộp văn bản để bổ sung chi tiết cho dữ liệu bạn đã thêm.

Thêm các tài liệu tham khảo và nguồn liên quan để hỗ trợ phần phân tích và kết luận.

Bạn cũng nên liên hệ những phát hiện với các chiến lược hoặc kế hoạch kinh doanh hiện có mà ban đầu bạn dùng làm căn cứ đánh giá. Nhờ vậy, người ra quyết định sẽ hiểu rõ hơn cách vận dụng phát hiện của bạn để đạt mục tiêu.

Cuối cùng, hãy đề xuất các bước tiếp theo.

Dựa trên những phát hiện, hãy tự hỏi:

• Bạn nên thực hiện những hành động cụ thể nào?
• Có cần điều chỉnh các chiến lược hoặc kế hoạch hiện tại dựa trên dữ liệu không?

Bước 6: Chọn kênh phân phối

Bước tiếp theo là đảm bảo báo cáo và những phát hiện của bạn đến được đúng người.

Lên kế hoạch phân phối báo cáo để các bên liên quan chủ chốt có thể tìm hiểu và hành động dựa trên dữ liệu. Bạn có thể gửi qua email, lưu trên ổ đĩa mạng dùng chung hoặc chia sẻ trên nền tảng business intelligence.

Đánh giá nhu cầu và sở thích của đối tượng nhận báo cáo. Một số bên liên quan có thể thích bản tóm tắt PDF đơn giản. Những người khác có thể muốn truy cập dashboard trực tiếp để tương tác với dữ liệu theo thời gian thực.

Để chia sẻ báo cáo với Semrush, hãy nhấp vào “Generate PDF Report.”

Tại đây, bạn có thể chọn cách phân phối báo cáo. Hãy gửi qua email hoặc tải xuống dưới dạng tệp đính kèm.

Khi quyết định nơi lưu báo cáo, hãy cân nhắc cách mọi người sẽ truy cập báo cáo:

• Người nhận có cần tên người dùng và mật khẩu không?
• Người dùng có đủ quyền truy cập vào mạng dùng chung hoặc nền tảng không?

Bạn gửi báo cáo qua email? Hãy cung cấp hướng dẫn tải xuống, xem và in tài liệu.

Với báo cáo ưu tiên cao cần được chú ý ngay: Hãy sử dụng các kênh giao tiếp trực tiếp như email hoặc nền tảng nhắn tin tức thời.

Với các báo cáo mà bên liên quan cần tham khảo định kỳ: Hãy lưu chúng trên ổ đĩa mạng dùng chung.

Bạn cũng nên đặt ngày hết hạn cho các liên kết tải xuống để mọi người không truy cập những báo cáo đã lỗi thời.

Bước 7: Rà soát và cập nhật

Lên lịch rà soát báo cáo KPI định kỳ để đảm bảo báo cáo phù hợp với các mục tiêu hiện tại và các KPI vẫn còn liên quan.

Nếu mục tiêu kinh doanh thay đổi hoặc bối cảnh thị trường biến động thì sao?

Hãy điều chỉnh báo cáo khi cần. Sửa đổi hoặc bổ sung KPI mới phù hợp với định hướng đã cập nhật.

Hãy xin ý kiến phản hồi ngay sau khi phân phối báo cáo, khi mọi người vẫn còn nhớ rõ.

Ý kiến phản hồi giúp bạn đánh giá mức độ hữu ích của báo cáo đối với mọi người. Hãy dùng khảo sát hoặc trò chuyện riêng với các bên liên quan để ghi nhận ý kiến của họ về tài liệu. Nhờ đó, họ có thể chia sẻ thêm những thông tin chuyên sâu mà bạn có thể chưa đưa vào báo cáo.

Dashboard KPI theo thời gian thực, liên tục cập nhật dữ liệu, cũng là một lựa chọn tuyệt vời. Hãy tìm công cụ có dashboard trực tiếp. Dữ liệu trong báo cáo của bạn sẽ luôn được cập nhật, giúp bạn phản ứng nhanh hơn trước các xu hướng hoặc vấn đề.

Hãy lưu lại mọi nội dung cập nhật hoặc chỉnh sửa đối với báo cáo KPI. Tài liệu ghi chép sẽ giúp duy trì tính nhất quán và cung cấp bối cảnh hữu ích cho các phân tích trong tương lai.

Theo dõi và cập nhật báo cáo KPI là trách nhiệm liên tục. Đây là cách giúp báo cáo luôn là một “compass” linh hoạt, nhạy bén, định hướng doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn.

Ví dụ về báo cáo KPI

Bạn có thể tạo nhiều loại báo cáo KPI khác nhau tùy theo mục đích.

Dưới đây là tổng quan về các loại báo cáo dùng để đo lường hiệu suất trong những lĩnh vực kinh doanh cụ thể.

Báo cáo KPI SEO

SEO KPI báo cáo bao gồm các metrics liên quan đến những nội dung như:

• Thứ hạng cho các keyword cụ thể
• Hồ sơ backlink
• Conversion Rate từ traffic organic search

Chúng rất cần thiết để đo lường hiệu quả của website trên kết quả của công cụ tìm kiếm, đồng thời xác định những điểm cần cải thiện—chẳng hạn như tối ưu cấu trúc trang hoặc tăng mật độ keyword.

Semrush cho phép bạn tự động tạo đủ loại báo cáo SEO KPI.

Bằng cách nào?

Ví dụ: chọn mẫu “Organic Search Positions” trong “My Reports.”

Nhập domain của bạn để lấy các dữ liệu phân tích liên quan.

Sau đó, Semrush sẽ tạo một báo cáo toàn diện.

Semrush cũng có nhiều mẫu báo cáo SEO để bạn lựa chọn, chẳng hạn như báo cáo SEO hằng tháng.

Các mẫu này giúp bạn phân tích chi tiết hơn những KPI cụ thể. Ví dụ: xem kỹ kết quả của một cuộc kiểm tra website, phân tích đối thủ cạnh tranh hoặc đánh giá mức độ thành công của một chiến dịch marketing.

Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp Google Analytics với Semrush để có thêm thông tin chi tiết về SEO nhằm cải thiện hiệu quả organic search.

Báo cáo KPI Content Marketing

Báo cáo KPI content marketing cho bạn biết nội dung thu hút đối tượng mục tiêu hiệu quả ra sao và đóng góp thế nào vào các mục tiêu kinh doanh.

Bạn có thể đưa vào báo cáo:

• Lượt tải podcast
• Lượt truy cập blog
• Chỉ số tương tác trên mạng xã hội
• Khả năng chia sẻ nội dung

Mọi dữ liệu cần thiết để đo lường hiệu quả của nội dung.

Bạn cũng có thể tạo báo cáo phễu nội dung để theo dõi từng bước cách người dùng tương tác với nội dung và chuyển đổi—từ lần tiếp xúc đầu tiên đến khi mua hàng hoặc đăng ký.

Sau đó, dễ dàng xác định những điểm người dùng rời bỏ có thể cho thấy trải nghiệm người dùng đang gặp vấn đề.

Dùng công cụ ImpactHero của Semrush để phân tích mức độ hiệu quả của nội dung ở từng giai đoạn trong phễu.

Sau khi thiết lập, hãy chờ công cụ thu thập dữ liệu (ít nhất một ngày). Sau đó, quay lại công cụ và nhập domain để tạo báo cáo.

Màn hình đầu tiên cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả nội dung của bạn.

Để xem thêm dữ liệu chi tiết, hãy chọn một trong các tab khác ở phía trên.

Tab “Explorer” phân nhóm hiệu quả nội dung theo các giai đoạn khác nhau của phễu, gồm:

• Attraction hiển thị dữ liệu về nội dung thu hút đối tượng mục tiêu truy cập website hiệu quả nhất

• Impact cho biết nội dung nào giữ chân khách hàng tiềm năng trên website và nuôi dưỡng họ qua phễu
• Conversion cho bạn biết nội dung nào chuyển đổi khách truy cập website hiệu quả nhất

Báo cáo KPI Social Media Marketing

Bạn có thể đánh giá các hoạt động marketing trên mạng xã hội bằng một báo cáo KPI mạng xã hội .

Xem tổng quan về:

• Hiệu quả của các bài đăng
• Liệu chúng có thu hút người theo dõi của bạn hiệu quả hay không
• Những chiến lược nào mang lại thành công lớn nhất

Công cụ như Semrush giúp bạn tập hợp toàn bộ dữ liệu ở một nơi.

Cách thực hiện:

Tích hợp các hồ sơ mạng xã hội của bạn với Semrush Social.

Giờ đây, bạn đã sẵn sàng tạo báo cáo mạng xã hội toàn diện. Hãy chọn KPI từ tiện ích “Social Media Toolkit” trong “My Reports.”

Bạn có thể đưa vào các chỉ số như:

• Mức tăng trưởng số người theo dõi
• Engagement Rate của bài đăng
• CTR dẫn đến các trang web khác từ nội dung được chia sẻ
• Số lượng khách hàng tiềm năng thu được từ các chiến dịch mạng xã hội

Hãy xem báo cáo KPI mạng xã hội để xác định điều gì hiệu quả (và không hiệu quả) về nội dung, hình ảnh, thời điểm đăng, v.v. Qua đó, bạn sẽ tìm ra cách tối đa hóa tác động của sự hiện diện trên mạng xã hội.

Báo cáo KPI quảng cáo kỹ thuật số

Báo cáo KPI quảng cáo kỹ thuật số theo dõi mức độ thành công và hiệu suất của các chiến dịch quảng cáo trực tuyến.

Báo cáo làm nổi bật các chỉ số quảng cáo, bao gồm:

• CTR
• Conversion Rate
• Impression
• Chi phí mỗi lượt nhấp (CPC)
• Lợi tức đầu tư

Giúp bạn đánh giá mức độ hiệu quả của một chiến dịch trong việc đáp ứng các mục tiêu đề ra.

Báo cáo KPI bán hàng

Báo cáo KPI bán hàng cung cấp cái nhìn chuyên sâu về hiệu suất bán hàng. Báo cáo có thể bao gồm các chỉ số như:

• Doanh thu bán hàng
• Conversion Rate của khách hàng tiềm năng
• Doanh số theo khu vực
• Tăng trưởng doanh số

Loại báo cáo này cho bạn biết chiến lược nào đang phát huy hiệu quả và đâu là những điểm nghẽn tiềm ẩn, đồng thời cho thấy đội ngũ đang tiến gần đến mục tiêu bán hàng đến mức nào.

Bạn có thể phân tích chi tiết hiệu suất của từng thành viên trong đội ngũ bán hàng hoặc theo từng sản phẩm cụ thể.

Ví dụ:

Nếu một khu vực liên tục có kết quả kém, báo cáo có thể gợi ý bạn tìm hiểu nguyên nhân. Có thể do vấn đề đào tạo, cạnh tranh trên thị trường hay yếu tố nào khác?

Hoặc giả sử một nhân viên bán hàng cụ thể vượt mọi mục tiêu. Dựa vào báo cáo KPI bán hàng, bạn có thể xác định những phương pháp hiệu quả nhất để nhân rộng trong cả đội ngũ. Hãy tìm dữ liệu về các hoạt động nhân viên đó thường xuyên thực hiện hoặc cách họ tiếp cận khách hàng.

Báo cáo KPI tài chính

Báo cáo KPI tài chính theo dõi các chỉ số hiệu suất tài chính then chốt để đánh giá sức khỏe tài chính của tổ chức.

Báo cáo có thể bao gồm những chỉ số sau, cùng nhiều chỉ số khác:

• Biên lợi nhuận ròng
• Các tỷ số thanh khoản
• Lợi tức đầu tư

Tích hợp báo cáo với các công cụ như Microsoft Power BI, Tableau hoặc Excel. Hoặc kết nối báo cáo với phần mềm kế toán như QuickBooks hay SAP để có cái nhìn toàn diện về lợi nhuận ròng.

Các loại KPI cần đưa vào báo cáo

Các KPI bạn đưa vào báo cáo phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như đối tượng mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Dưới đây là một số danh mục KPI tổng quát mà bạn có thể muốn theo dõi trong báo cáo KPI:

KPI Marketing

KPI Marketing liên quan đến việc đo lường mọi hoạt động gắn với các nỗ lực marketing của bạn.

Chúng đặc biệt hữu ích cho các nhóm mạng xã hội, marketing và truyền thông của bạn, cũng như bất kỳ ai chịu trách nhiệm thúc đẩy tương tác và nâng cao nhận diện thương hiệu.

Dưới đây là một số KPI Marketing bạn có thể cân nhắc đưa vào báo cáo:

• Organic traffic
• Số lượng lead tạo ra
• Conversion Rate
• Chi phí cho mỗi lead (CPL) hoặc chi phí cho mỗi chuyển đổi (CPA)
• Return on investment (ROI) từ các chiến dịch
• Phạm vi tiếp cận và chỉ số tương tác của chiến dịch mạng xã hội

Bạn có thể sử dụng một công cụ như Position Tracking để tìm dữ liệu về KPI Marketing liên quan đến thứ hạng tự nhiên và trả phí trên SERP.

Nhập một vài keyword. Công cụ sẽ tự động trả về dữ liệu bao gồm thay đổi thứ hạng, tính năng SERP, đối thủ cạnh tranh và các keyword hàng đầu.

KPI vận hành

KPI vận hành đo lường hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp bạn.

Các nhà quản lý, lãnh đạo cấp cao và trưởng nhóm sử dụng KPI vận hành để hiểu hiệu suất làm việc của nhóm.

Ví dụ về KPI vận hành:

• Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
• Chi phí nhân công trên mỗi đơn vị
• Thời gian phản hồi trung bình của bộ phận dịch vụ khách hàng
• Thời gian hoàn tất đơn hàng
• Hiệu quả vận hành
• Năng lực sản xuất
• Thời gian chu kỳ quy trình
• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

KPI tài chính

Các chỉ số tài chính tập trung vào tác động tiền tệ của hoạt động kinh doanh.

Nguồn ảnh: Solver Global

KPI tài chính phù hợp với hầu hết các cấp trong tổ chức, dù là để lập ngân sách, lên kế hoạch, dự báo hay theo dõi chi phí. Chúng theo dõi tình hình tài chính tổng thể.

Dưới đây là một số ví dụ về KPI tài chính:

• Biên lợi nhuận ròng
• Doanh thu và tốc độ tăng trưởng
• Chi phí hoạt động
• Vòng quay tài sản
• Return on equity (ROE)
• Phân tích dòng tiền

KPI nhân viên

KPI nhân viên giúp bạn hiểu rõ hiệu suất làm việc của nhân viên. Chúng cũng có thể giúp bạn đo lường tác động của các sáng kiến nhân sự.

Chúng hữu ích dù bạn đang muốn tuyển dụng, giữ chân hay đầu tư vào đội ngũ nhân viên.

Báo cáo KPI về nhân viên có thể bao gồm:

• Các chỉ số tuyển dụng (ví dụ: vị trí đã tuyển đủ, thời gian tuyển dụng, tỷ lệ chấp nhận, v.v.)
• Tỷ lệ giữ chân nhân viên
• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
• Mức độ tương tác của nhân viên
• Điểm hài lòng của nhân viên
• Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng
• Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên

KPI bán hàng

Bất kỳ doanh nghiệp nào bán sản phẩm hoặc dịch vụ đều cần biết đội ngũ bán hàng của mình hoạt động hiệu quả ra sao.

Dữ liệu Sales KPI cho thấy hiệu quả của đội ngũ bán hàng và mức độ hiệu quả của quy trình bán hàng.

Nguồn ảnh: Red Path

Trưởng nhóm bán hàng, giám đốc và các lãnh đạo cấp cao có thể dùng dữ liệu này để theo dõi thành công của đội ngũ.

Nhưng họ không phải là những người duy nhất có thể hưởng lợi đáng kể.

Các phòng ban khác như marketing và tài chính cũng có thể hưởng lợi từ Sales KPI để nhắm đến khách hàng tiềm năng, đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu và theo dõi ROI.

Dưới đây là một số Sales KPI phổ biến:

• Thời gian của chu kỳ bán hàng
• Tỷ lệ chốt đơn (số lượng giao dịch bán hàng đã chốt so với tổng số cơ hội)
• Giá trị bán hàng trung bình
• Doanh thu trung bình
• Tỷ lệ leads chuyển đổi thành doanh số
• Tăng trưởng doanh số theo thời gian
• Chi phí trên mỗi giao dịch bán hàng (các chi phí liên quan đến việc thu hút và chốt khách hàng)
• Tỷ lệ thắng (số lượng giao dịch thành công so với tổng số cơ hội)
• Chi phí thu hút khách hàng (CAC)

Customer KPI

Customer KPI tập trung vào tình hình và mức độ hài lòng của khách hàng.

Các chỉ số này đo lường lòng trung thành của khách hàng, theo dõi xu hướng hành vi và đảm bảo sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao.

Hãy đưa các chỉ số này vào báo cáo KPI dành cho những phòng ban tập trung vào khách hàng, chẳng hạn như marketing hoặc dịch vụ khách hàng.

Các KPI ở đây bao gồm:

• Churn rate (số khách hàng rời bỏ trong một khoảng thời gian nhất định)
• Customer lifetime value (CLV)
• Net promoter score (NPS)
• Tỷ lệ mua hàng lặp lại
• Tỷ lệ/điểm hài lòng

Tạo báo cáo KPI hiệu quả với dữ liệu chính xác

Để tạo báo cáo KPI hiệu quả, phản ánh chính xác hiệu suất kinh doanh, bạn cần dữ liệu chất lượng.

Semrush có thể giúp bạn tạo báo cáo KPI marketing để có cái nhìn toàn diện, từ tình trạng website đến hiệu suất của các chiến dịch.

Hãy bắt đầu thiết lập báo cáo KPI ngay hôm nay và theo dõi tiến độ theo thời gian.