Hướng dẫn toàn diện về cách tạo Request for Proposal (kèm mẫu RFP!)

Request for Proposal (RFP) nên là tài liệu luôn có trong cẩm nang của mọi doanh nghiệp. RFP giúp quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu rõ ràng, dễ dàng hơn ngay từ đầu.

Đối với những chủ doanh nghiệp bận rộn, quản lý marketing và các chuyên gia khác được giao nhiệm vụ thuê ngoài công việc cho thương hiệu, biết cách viết RFP là điều thiết yếu để giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nguồn lực về lâu dài.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu nội dung cần có trong RFP, cách tự soạn RFP, cùng với các ví dụ và mẫu RFP để bạn bắt đầu. Không dài dòng nữa, chúng ta hãy bắt đầu.

Vì sao nên dùng RFP?

Request for Proposal là tài liệu do doanh nghiệp soạn thảo khi muốn nhận nhiều hồ sơ dự thầu cho một hoặc nhiều dự án thuê ngoài.

Ví dụ, giả sử bạn kinh doanh phụ tùng ô tô và muốn nhận một vài hồ sơ dự thầu cho chiến dịch quảng cáo mới nhằm quảng bá việc khai trương một cửa hàng sửa chữa thân xe. Bạn cần đảm bảo các nhà thầu hoặc agency digital marketing tham gia dự thầu đều biết:

• Phạm vi dự án
• Ngân sách dành cho dự án
• Thời hạn hoàn thành
• Mọi trở ngại tiềm ẩn có thể khiến công việc khó khăn hơn hoặc đòi hỏi nhiều công sức hơn

Về lý thuyết, bạn sẽ phải tiếp nhận nhiều câu hỏi và làm việc với các agency tiềm năng. Vì vậy, có một tài liệu giúp theo dõi những yếu tố chính của dự án sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về sau.

RFP giúp tinh gọn và tự động hóa quy trình đấu thầu, để bạn có thể tập trung năng lượng vào những khía cạnh khác của các chiến dịch.

Dàn ý và ví dụ về RFP

Trước khi quyết định những nội dung quan trọng cần đưa vào Request for Proposal, hãy cân nhắc tìm hiểu và lập dàn ý hoặc bản nháp RFP.

Tham khảo một số ví dụ RFP trên web, đặc biệt là những ví dụ do các doanh nghiệp trong ngành cụ thể của bạn soạn thảo.

Environmental Protection Agency (EPA) có một vài ví dụ về RFP để bạn tham khảo và hình dung khái quát về một RFP, nhất là khi bạn chưa từng xem qua tài liệu này.

Dù vậy, nếu bạn đang tìm ví dụ RFP hoặc mẫu phù hợp hơn với thị trường và hướng đến các doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ, The Template Lab cung cấp rất nhiều mẫu RFP để lựa chọn, tùy theo ngành của bạn.

Sau khi nghiên cứu và tìm được một mẫu hoặc template RFP mà bạn muốn dùng để tạo template tùy chỉnh của riêng mình, hãy bắt đầu lập dàn ý hoặc viết bản nháp RFP.

Cách tốt nhất là bắt tay vào viết và ghi nhanh những thông tin cơ bản bạn biết về doanh nghiệp, dự án cũng như mọi vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình hợp tác với nhà thầu tiềm năng.

Sau khi làm rõ những chi tiết này, hãy bắt đầu soạn thảo RFP hoàn chỉnh.

7 thành phần hàng đầu của RFP

Đúng là mỗi yêu cầu đề xuất sẽ có đôi chút khác biệt vì mỗi dự án và doanh nghiệp đều có nét riêng. Tuy nhiên, RFP hầu như luôn bao gồm một số thành phần để cả hai bên dễ dàng hơn khi ký kết hợp đồng.

Dưới đây là một số nội dung bạn nên cân nhắc kỹ khi thêm vào RFP của mình:

1. Giới thiệu

Phần giới thiệu là nội dung đầu tiên mà nhà thầu hoặc agency tiềm năng đọc được về doanh nghiệp của bạn trong yêu cầu đề xuất. Phần này nên được đặt ở vị trí nổi bật ngay trang đầu tiên.

Đây là nơi bạn có thể giới thiệu về những người sáng lập, hội đồng quản trị, ban điều hành, tuyên bố sứ mệnh, hoạt động của doanh nghiệp, thời gian hoạt động và mọi thông tin khác mà bạn cho là cần thiết để người đọc biết về thương hiệu hoặc sản phẩm ngay từ đầu. Đây chưa phải là nơi đi sâu vào các chi tiết cụ thể của dự án; phần đó sẽ đến ngay sau đây.

2. Phạm vi công việc của dự án

Đây là phần bạn sẽ trình bày dự án càng chi tiết càng tốt. Hãy liệt kê bằng gạch đầu dòng tất cả mục tiêu nhỏ và lớn của dự án. Trình bày chi tiết những kỳ vọng của bạn đối với đơn vị được chọn.

Lấy ví dụ về cửa hàng phụ tùng ô tô một lần nữa, bạn có thể viết như sau: “The winning firm will have 10 years of experience in crafting digital ad campaigns for medium-size car businesses.”

Trình bày phần này của yêu cầu đề xuất càng chi tiết càng tốt sẽ giúp loại bỏ những nhà thầu không đáp ứng một số tiêu chí cơ bản của dự án. Đồng thời, thông tin này cũng giúp các nhà thầu đủ điều kiện chuẩn bị đề xuất phù hợp với nhu cầu của bạn.

3. Thời hạn và các mốc nộp hồ sơ quan trọng

Thời hạn là một trong những yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ hợp đồng nào. Nếu bạn có thời hạn nghiêm ngặt, hãy nêu rõ trong yêu cầu đề xuất. Nếu có thêm các mốc nộp hồ sơ mà những nhà thầu tham gia đấu thầu cần biết, hãy đề cập tại đây.

Điều này sẽ giúp loại bỏ những nhà thầu đang có các dự án lớn khác trùng với khung thời gian của bạn, khiến họ không thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

4. Lịch trình lựa chọn hồ sơ dự thầu

Hãy xem phần này như một cử chỉ lịch sự dành cho các bên dự thầu. Nhà thầu thường dành nhiều tâm huyết để chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Hãy cho họ biết khi nào bạn dự định đưa ra quyết định và sẽ liên hệ với họ bằng cách nào.

Điều này cũng giúp cả doanh nghiệp của bạn và các nhà thầu xử lý nhiều hồ sơ dự thầu cho nhiều dự án cùng lúc. Hãy đảm bảo tất cả các bên liên quan phía bạn cũng biết ngày lựa chọn được nêu trong request for proposal để họ không vô tình bỏ sót.

5. Tiêu chí lựa chọn

Phần này trong request for proposal có thể giúp bạn đạt được hai mục tiêu:

1. Giúp các bên dự thầu nắm rõ mọi yêu cầu bằng văn bản đối với hồ sơ dự thầu — tức những nội dung họ phải đưa vào proposal bằng văn bản để được xem xét nghiêm túc
2. Giúp các nhà thầu nắm rõ mọi tiêu chí liên quan đến doanh nghiệp mà bạn đánh giá trong quy trình lựa chọn

Nếu dự định kết hợp hai loại tiêu chí này, hãy nêu rõ điều đó trong RFP. Hãy thông báo cho các bên dự thầu bằng cách tạo các mục con riêng cho từng loại: tiêu chí proposal và tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp.

6. Ngân sách

Các nhà thầu cần biết ngân sách bạn dự kiến để xác định liệu họ có đang lãng phí thời gian khi gửi proposal cho một hợp đồng không có đủ nguồn tài chính cần thiết hay không.

Bạn có thể trình bày chi tiết phần này bằng cách phân bổ ngân sách dự kiến theo từng hạng mục. Nếu không, thường chỉ cần cho các nhà thầu biết khái quát về khả năng chi trả của bạn là đủ để thu hút những hồ sơ dự thầu phù hợp.

7. Mối lo ngại và trở ngại có thể phát sinh

Dự án nào cũng có thách thức. Đây là phần để nêu rõ mọi trở ngại tiềm ẩn, giúp các nhà thầu đang được cân nhắc biết về chúng ngay từ đầu.

Ví dụ, bạn có thể đưa vào nội dung như: “The winning contractor will be aware that a major stakeholder for this project will be out on leave from X month to X month. The winning contractor will be willing to establish a new point of contact midway through the project.”

Một số nhà thầu có quy trình vận hành nội bộ riêng, khiến họ không thể làm việc với bạn nếu gặp phải một số trở ngại nhất định. Loại những nhà thầu này khỏi quy trình lựa chọn sẽ giúp cả bạn lẫn họ đỡ vất vả hơn.

Danh sách kiểm tra RFP

Sau khi soạn xong mẫu request for proposal, bạn nên đảm bảo đã đưa vào tất cả các phần thiết yếu trước khi gửi cho các nhà thầu.

Không thể tạo một danh sách kiểm tra mẫu bao quát mọi thành phần RFP có thể có trong tất cả các ngành. Tuy nhiên, dưới đây là danh sách một số mục phổ biến nhất.

✅ Thông tin liên hệ doanh nghiệp (cách các nhà thầu có thể liên hệ với bạn)

✅ Đầu mối liên hệ (cụ thể ai phía bạn sẽ phụ trách dự án trong thỏa thuận)

✅ Giới thiệu

✅ Phạm vi dự án (bao gồm tất cả các nhiệm vụ nhỏ)

✅ Hạn chót của dự án

✅ Hạn chót nộp proposal

✅ Tiêu chí lựa chọn

✅ Ngân sách

✅ Mối lo ngại và mọi trở ngại

✅ Một mục ngắn cảm ơn các nhà thầu đã dành thời gian (không bắt buộc nhưng là một cử chỉ đẹp)

Mẫu RFP

Dưới đây là mẫu RFP bạn có thể dùng để bắt đầu phác thảo dự án cho các nhà thầu trong tương lai. Để sử dụng mẫu, bạn chỉ cần sao chép văn bản và bổ sung mọi thông tin cần thiết về dự án.

Thông tin liên hệ

Đặt tên doanh nghiệp, địa chỉ nhận thư, số điện thoại và địa chỉ email của bạn ở góc trên bên trái tài liệu.

Giới thiệu

Bao gồm thông tin liên quan về lịch sử doanh nghiệp, những người sáng lập và chính xác những gì công ty bạn cung cấp.

Phạm vi công việc

Hãy cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt. Sắp xếp mục này bằng dấu đầu dòng hoặc đánh số để mọi thứ rõ ràng.

Thời hạn dự án

Hãy trình bày mục này rõ ràng và súc tích nhất có thể. Nếu dự án có nhiều thời hạn, hãy liệt kê theo thứ tự và hướng dẫn cụ thể về những nội dung cần hoàn thành vào từng ngày.

Lịch trình lựa chọn hồ sơ dự thầu

Mục này nên thật ngắn gọn và rõ ràng. Hãy ghi ngày lựa chọn và cách thức liên hệ với đơn vị trúng thầu.

Tiêu chí lựa chọn

Bạn có thể chia mục này thành hai phần: tiêu chí đối với đề xuất bằng văn bản và tiêu chí về kinh nghiệm cũng như hoạt động kinh doanh của bên dự thầu.

Ngân sách

Bạn có thể trình bày chi tiết trong mục này hoặc chỉ cần mô tả rõ ràng, súc tích về ngân sách dành cho dự án.

Mối lo ngại, câu hỏi và trở ngại

Mô tả chi tiết mọi trở ngại dự kiến mà nhà thầu có thể gặp phải, đồng thời liệt kê những câu hỏi còn bỏ ngỏ dành cho các bên dự thầu hoặc bất kỳ mối lo ngại nào của bạn. Ngoài ra, hãy cung cấp những thông tin khác về doanh nghiệp chưa được đề cập trong các mục trên nhưng nhà thầu cần biết.

Lời kết

Lựa chọn những nhà thầu phù hợp để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu là một phần thiết yếu trong việc xây dựng thương hiệu thành công. Nếu không có request for proposal hỗ trợ, việc cân nhắc nhiều hồ sơ dự thầu trong một quý kinh doanh có thể vừa căng thẳng vừa tốn thời gian.

RFP rất hữu ích với những doanh nghiệp có đủ thời gian và nguồn lực để soạn thảo, quản lý việc phân phối cũng như kết quả của các hồ sơ dự thầu. Tin tốt là nhiều doanh nghiệp có thể tự tạo tài liệu RFP chuyên nghiệp trực tuyến ngay trong nội bộ.

Một cách khác để đảm bảo bạn hợp tác với các nhà thầu đủ năng lực là sử dụng nền tảng đối tác agency của chúng tôi. Nền tảng Agency Partner Platform kết nối doanh nghiệp với các agency giàu kinh nghiệm và có chuyên môn cao để đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu marketing của thương hiệu. Đây là cách tuyệt vời để đạt được mục tiêu digital marketing mà không cần mở rộng đội ngũ nội bộ hay theo đuổi nhiều hồ sơ dự thầu cho nhiều hợp đồng.

Dù bạn chọn cách nào, chuẩn bị sẵn một mẫu RFP chi tiết cho dự án tiếp theo có thể giúp giảm bớt rất nhiều áp lực, để bạn quay lại tập trung vào những phần quan trọng khác trong hoạt động kinh doanh của mình.