Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về RFP trong marketing

Request for proposal (RFP) trong marketing là cách hiệu quả để tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên môn cần thiết nhằm phát triển thương hiệu của bạn.

Nếu không có RFP, bạn rất dễ chọn nhầm agency marketing digital và mắc kẹt với khoản chi trả cho những dịch vụ không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu RFP trong marketing là gì và cách tạo một RFP. Chúng tôi cũng cung cấp mẫu RFP miễn phí để giúp bạn hoàn thành nội dung nhanh hơn.

RFP trong marketing là gì?

Request for proposal (RFP) trong marketing là tài liệu bằng văn bản mà doanh nghiệp có thể gửi cho các agency marketing và freelancer để mời họ đề xuất cho một dự án hoặc mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Ví dụ:

Doanh nghiệp có thể gửi những tài liệu này đến các agency cụ thể, cộng đồng trực tuyến hoặc danh bạ trong ngành. Hoặc để tiếp cận nhiều người nhất, họ có thể đăng yêu cầu lên mạng.

Sau đó, bên nhận sẽ phản hồi bằng báo giá, thông tin về mức độ phù hợp và kinh nghiệm, khung thời gian cũng như thông tin liên hệ. Những thông tin này giúp doanh nghiệp đưa ra yêu cầu quyết định nên chọn nhà cung cấp nào.

Cách thay thế RFP là một quy trình ít chính thức hơn, trong đó quản lý dự án hoặc trưởng nhóm tìm hiểu và xác định các nhà cung cấp tiềm năng trước khi liên hệ với họ qua điện thoại hoặc email.

Vì sao nên phát hành RFP?

RFP là cách nhanh chóng và dễ dàng để tìm được sự hỗ trợ chuyên môn về marketing.

Khi các agency tiềm năng chủ động tìm đến bạn, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, kết nối được với những đầu mối giá trị và triển khai các campaign hiệu quả nhanh hơn.

So với cách tiếp cận ít chính thức hơn, RFP mang lại:

• Hiệu quả cao hơn: Quy trình mua sắm chính thức, được chuẩn hóa, đảm bảo các agency nhận đủ thông tin cần thiết và phản hồi bằng những nội dung phù hợp. Quy trình này giúp đơn giản hóa việc ra quyết định và trao đổi thông tin để bạn có thể khởi động dự án sớm hơn.
• Phạm vi tiếp cận rộng hơn: RFP giúp doanh nghiệp của bạn tiếp cận các nhà cung cấp ngoài mạng lưới sẵn có. Đây là cơ hội xây dựng những mối quan hệ giá trị với các nhà cung cấp dịch vụ mà nếu không, bạn sẽ khó có dịp gặp gỡ.
• Tiếp cận các giải pháp đã được thẩm định: Nhiều tổ chức lập danh sách nhà cung cấp sẽ đánh giá ứng viên dựa trên kinh nghiệm, nguồn lực và chuyên môn. Nhờ đó, doanh nghiệp phát hành RFP có thể sớm tìm được đối tác phù hợp và đạt kết quả tốt hơn.

Việc mời các nhà cung cấp cạnh tranh để giành dự án cũng thúc đẩy cạnh tranh, từ đó có thể giúp giảm chi phí dự án.

Quy trình RFP diễn ra như thế nào?

Dù mục tiêu là gì, hầu hết RFP trong marketing đều có cấu trúc tương tự. Chính sự chuẩn hóa này giúp cách làm trở nên hiệu quả.

Dưới đây là quy trình RFP từ góc nhìn của công ty phát hành:

Xác định mục tiêu

Trước tiên, hãy xác định bạn cần gì.

Ví dụ, các mục tiêu tổng quát có thể bao gồm:

• Mở rộng đối tượng của bạn
• Cải thiện danh tiếng
• Làm mới nhận diện thương hiệu

Khi đã xác định mục tiêu, bạn sẽ biết cần nhắm đến đối tượng nào và đưa những gì vào yêu cầu.

Ví dụ, nếu bạn đang lên kế hoạch làm mới thương hiệu, bạn có thể điều chỉnh và gửi tài liệu RFP đến các chuyên gia xây dựng thương hiệu. Nhờ vậy, bạn chỉ nhận được phản hồi từ những công ty có kinh nghiệm và chuyên môn phù hợp.

Giai đoạn này có thể sẽ bao gồm nghiên cứu trực tuyến và các cuộc họp nội bộ. Tùy vào phạm vi công việc, bạn thậm chí có thể trao đổi về mục tiêu kinh doanh với một chuyên gia tư vấn marketing. Họ sẽ tư vấn cho bạn nên ưu tiên mục tiêu nào.

Tập hợp nhóm phụ trách RFP

Tập hợp các nhóm và nhân sự chịu ảnh hưởng từ dự án.

Việc mời các bên liên quan nội bộ tham gia từ sớm giúp bạn hiểu rõ mục tiêu và ưu tiên của mọi người trước khi soạn tài liệu RFP.

Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm hỗ trợ về tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), nhóm RFP có thể gồm:

• Quản lý marketing
• Quản trị viên website
• Nhà thiết kế website
• Quản lý dự án

Nếu thuê ngoài bất kỳ công việc liên quan nào, bạn có thể mời các nhà thầu cùng tham gia. Các bên liên quan bên ngoài trong một RFP về SEO có thể là người viết nội dung tự do, nhà phát triển web và cả khách hàng.

Việc xác định rõ nhóm RFP cũng giúp bạn cập nhật tiến độ trong suốt dự án dễ dàng hơn. Bạn sẽ biết cần mời ai dự họp, thêm ai vào email và chia sẻ tài liệu với ai.

Soạn tài liệu RFP

Khi các mục tiêu, ưu tiên và thông tin nghiên cứu vẫn còn mới trong đầu, hãy soạn yêu cầu của bạn.

Nhớ đưa vào những nội dung sau:

• Thông tin về công ty của bạn
• Mục đích của RFP
• Tổng quan dự án cùng các hạng mục bàn giao cụ thể (nếu bạn đã xác định)
• Chi tiết về cách bạn sẽ quản lý quy trình RFP và mối quan hệ phát sinh sau đó
• Các mốc thời gian và hạn chót quan trọng (ví dụ: hạn chót gửi phản hồi RFP)
• Các đầu mối liên hệ quan trọng trong doanh nghiệp
• Các tiêu chí lựa chọn tổng quát (ví dụ: kinh nghiệm phù hợp, giá cả, v.v.)

Sau đó, hãy đọc soát bản nháp để đảm bảo nội dung dễ hiểu và không có lỗi. Một bản yêu cầu thiếu rõ ràng có thể khiến các đối tác phù hợp không muốn phản hồi.

Mẹo chuyên nghiệp: Hãy dùng Grammarly, Hemingway App, hoặc một công cụ kiểm tra ngữ pháp tương tự để tinh gọn nội dung bạn viết.

Phân phối tài liệu RFP

Có nhiều cách để phân phối RFP, mỗi cách đều có những điểm cần cân nhắc riêng.

Các kênh bao gồm:

Các mối liên hệ hiện có

Nếu trước đây bạn từng hợp tác với các agency marketing, bạn có thể gửi RFP cho một vài đầu mối quen thuộc để thăm dò mức độ quan tâm đến dự án.

Gửi yêu cầu đến những người bạn quen biết và tin tưởng sẽ giúp bạn giảm nguy cơ chọn nhầm đối tác, đồng thời tinh giản giai đoạn đánh giá.

Liên hệ với một số ít đối tác tiềm năng cũng giúp bạn điều chỉnh cách diễn đạt và các yêu cầu cho phù hợp.

Ví dụ, bạn có thể tạo các phiên bản khác nhau của tài liệu RFP để đề cập đến những dự án trước đây. Hoặc gửi riêng cho từng người để nội dung mang tính cá nhân hơn.

Với cách này, tốt nhất bạn nên sử dụng các kênh liên lạc đã thiết lập từ trước.

Nếu thường liên hệ với đầu mối này qua email, hãy đính kèm tài liệu RFP vào một email mới. Hoặc nếu trước đây hai bên từng chia sẻ tài liệu, hãy cấp quyền truy cập tài liệu cho họ và khuyến khích họ góp ý trong phần bình luận.

Các nhóm và danh sách đã có sẵn

Bạn có thể tận dụng các nhóm trong ngành và cộng đồng trực tuyến để nhanh chóng tiếp cận những người thuộc các lĩnh vực cụ thể.

Cách này giúp bạn tiếp cận những chuyên gia chưa từng kết nối, đồng thời vẫn kiểm soát được phần nào những người xem yêu cầu của mình.

Ví dụ, nếu cần hỗ trợ về content marketing, bạn có thể liên hệ với các thành viên trong danh bạ UK của ProCopywriters:

Ngoài ra, bạn có thể đăng cơ hội này dưới dạng tin tuyển dụng:

Các cộng đồng trên mạng xã hội cũng rất hữu ích. Nếu muốn tiếp cận các chuyên gia SEO có kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp nhỏ, nhóm này Nhóm LinkedIn có thể là điểm khởi đầu tuyệt vời:

Chọn những nhóm quen thuộc có thể giúp bạn thu hút các phản hồi phù hợp. Có lẽ bạn sẽ biết thành viên nào phù hợp với dự án trước khi đăng bài.

Một cách khác để tìm nhà thầu đủ năng lực là thông qua nền tảng kết nối agency đối tác. Nền tảng của Semrush Agency Partner Platform kết nối doanh nghiệp với các agency giàu kinh nghiệm, có chuyên môn cao để đáp ứng hầu như mọi nhu cầu marketing.

Website và hồ sơ mạng xã hội của bạn

Để tiếp cận đông đảo nhất, hãy đăng RFP trên website và chia sẻ qua các kênh mạng xã hội.

Trên website, bạn có thể đăng RFP tại:

• Trang tin tuyển dụng
• Một landing page riêng
• Trang blog hoặc tin tức

Trên mạng xã hội, hãy tập trung vào những kênh mà các freelancer phù hợp và người ra quyết định tại agency có nhiều khả năng theo dõi thương hiệu của bạn nhất. Ví dụ, hồ sơ LinkedIn của bạn có thể có nhiều người theo dõi phù hợp hơn tài khoản Instagram.

Nếu lo khách hàng nhìn thấy yêu cầu, hãy dùng hồ sơ cá nhân có nhiều kết nối giá trị.

Hãy nhớ rằng RFP công khai tương đương với một lời mời mở. Ngay cả khi bạn trình bày trước quy trình và tiêu chí lựa chọn, bạn vẫn có thể nhận được những phản hồi ít giá trị từ những người theo dõi không đủ năng lực. Bạn cũng cần dành thời gian xem xét các bên dự thầu để tìm ra những ứng viên phù hợp nhất.

Dù bạn phân phối RFP bằng cách nào, hãy nêu rõ thời hạn và đề nghị giải đáp mọi thắc mắc mà người nhận có thể có. Khuyến khích trao đổi sẽ giúp người nhận tự xác định liệu họ có phù hợp để tham gia hay không, đồng thời giúp bạn tìm được những ứng viên tốt nhất.

Chọn đối tác và bắt đầu hợp tác

Sau khi hết hạn nộp đề xuất, bạn cần xem xét các proposal.

Đánh giá năng lực, kinh nghiệm, giải pháp đề xuất và mức giá của từng bên phản hồi để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp và dự án marketing của bạn.

Nếu có bên phản hồi cung cấp thông tin tham chiếu từ khách hàng, hãy liên hệ với họ.

Bạn nên kiểm tra:

• Tính chính xác trong những tuyên bố của agency
• Kết quả các dự án khách hàng thực hiện với agency này

Nếu đã xác định được đối tác tiềm năng mà bạn muốn hợp tác, hãy sắp xếp một cuộc họp để thảo luận về các bước tiếp theo.

Ngoài ra, bạn có thể lập danh sách rút gọn các ứng viên hàng đầu và cho từng bên biết rằng bạn đang cân nhắc các lựa chọn. Bạn có thể thương lượng chi phí và thời gian với những agency muốn giành được hợp đồng, nhưng không nên chỉ dựa vào các yếu tố này để quyết định.

Những điều cần tìm trong phản hồi RFP

Biết cần chú ý điều gì sẽ giúp bạn so sánh các đề xuất hiệu quả hơn. Nhờ vậy, bạn có thể thuê đúng agency và bắt tay vào công việc sớm hơn.

Dưới đây là bốn dấu hiệu cho thấy phản hồi RFP có chất lượng:

Mục tiêu rõ ràng, phù hợp với mục tiêu của bạn

Nhà cung cấp đã đọc kỹ RFP của bạn hay chỉ đang đưa ra lời chào hàng chung chung cho doanh nghiệp của họ?

Trường hợp thứ hai cho thấy họ thiếu sự quan tâm, và điều đó có thể thể hiện cả trong chất lượng dịch vụ.

Hãy tìm những dấu hiệu cho thấy phản hồi được cá nhân hóa, chẳng hạn như tên người liên hệ và tên công ty bạn, cùng sự hiểu biết khái quát về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Điểm khác biệt thực sự

Đừng chỉ chú ý đến những cụm từ quảng cáo sáo rỗng như “award-winning” và “market-leading”; hãy tìm bằng chứng về chất lượng và thành công của nhà cung cấp.

Những thông tin bổ trợ hữu ích gồm:

• Ví dụ thực tế về các dự án trước đây (đặc biệt nếu có liên quan đến dự án hoặc ngành của bạn)
• Thông tin chi tiết về các giải thưởng cụ thể
• Liên kết đến các case study thể hiện kết quả
• Các chứng nhận được công nhận trong ngành
• Đánh giá từ bên thứ ba (tức là không chỉ có lời chứng thực trên website của agency)
• Thông tin tham chiếu từ khách hàng để bạn có thể liên hệ

Nếu cần thêm bằng chứng từ một bên trong danh sách rút gọn, đừng ngần ngại yêu cầu.

Ước tính chi phí và thời gian

Ước tính sơ bộ về chi phí và thời gian thực hiện sẽ giúp bạn loại bỏ những giải pháp vượt quá khả năng chi trả.

Những con số này không thể và cũng không nên chính xác tuyệt đối. Để đưa ra báo giá chính xác, agency cần trao đổi chi tiết hơn với bạn về dự án.

Sẵn sàng thảo luận thêm về dự án

Nếu nhà cung cấp muốn tìm hiểu thêm về nhu cầu của bạn, điều đó cho thấy họ coi trọng việc giao tiếp và muốn hoàn thành công việc một cách chu đáo. Đây là tín hiệu tích cực cho bất kỳ mối quan hệ hợp tác nào trong tương lai.

Nếu một đề xuất đáp ứng mọi tiêu chí của bạn và bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy sắp xếp một buổi gặp không chính thức trước khi cam kết thực hiện công việc. Buổi gặp sẽ giúp hai bên thống nhất các chi tiết.

Cách viết RFP Digital Marketing hiệu quả

Bằng cách luôn sử dụng cùng một định dạng mỗi khi viết RFP mới, bạn sẽ đảm bảo người nhận có đủ thông tin cần thiết để:

• Hiểu rõ bạn đang tìm kiếm điều gì
• Quyết định có gửi đề xuất hay không
• Soạn câu trả lời hữu ích

Dưới đây là những nội dung chính cần có trong tài liệu RFP. Bạn có thể tham khảo và làm theo bằng cách sử dụng mẫu RFP miễn phí.

Mục đích

Đi thẳng vào vấn đề bằng cách mở đầu ngắn gọn, nêu rõ:

• Lý do bạn cần đề xuất (tức tính chất công việc và mục tiêu bạn muốn đạt được)
• Thời điểm bạn dự kiến bắt đầu công việc
• Điều bạn tìm kiếm ở một đối tác marketing

Sau này, bạn sẽ có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về những chủ đề này. Tuy nhiên, tóm tắt sớm các thông tin quan trọng sẽ thu hút sự chú ý của lãnh đạo agency và giúp họ quyết định có tiếp tục đọc hay không.

Thông tin về công ty

Bây giờ, hãy giới thiệu công ty của bạn.

Phần này cần cho người đọc biết công ty đã đi đến vị trí hiện tại như thế nào, đang hướng tới đâu và bạn sẽ là kiểu khách hàng nào.

Bao gồm:

• Thời điểm công ty thành lập
• Địa điểm của bạn
• Số lượng nhân viên (để thể hiện quy mô doanh nghiệp)
• Đối tượng mục tiêu
• Sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp
• Những thách thức lớn bạn đang đối mặt
• Mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn

Để hỗ trợ việc viết phần này, hãy lấy một số thông tin phù hợp từ trang “about us” trên website của bạn, nếu có.

Phần tổng quan sẽ giúp người đọc xác định liệu công ty bạn có phù hợp với dịch vụ của họ hay không.

Ví dụ: nếu công ty bạn có năm nhân viên, một người đọc làm việc tại agency chủ yếu phục vụ các tập đoàn lớn có thể sẽ không quan tâm. Sàng lọc những agency này ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài.

Thông tin tổng quan cũng giúp các agency đưa ra đề xuất, khuyến nghị và ước tính chi phí chính xác hơn.

Tổng quan dự án

Cung cấp cho người đọc thêm thông tin chi tiết về dự án bạn đang dự định thực hiện.

Bao gồm:

• Mục tiêu bạn muốn đạt được: Vì sao bạn cần dịch vụ digital marketing? Có thể bạn muốn thâm nhập một thị trường mới, hoặc muốn phát triểnsự hiện diện trên mạng xã hội.
• Các dịch vụ bạn cần: Nếu bạn biết những dịch vụ nào sẽ giúp mình đạt được mục tiêu, hãy nêu rõ tại đây (ví dụ: social media marketing để phát triển cộng đồng trực tuyến hoặc tối ưu hóa công cụ tìm kiếm để tăng organic traffic).
• Lịch trình dự kiến của dự án (kèm các mốc bàn giao quan trọng): Bạn dự định bắt đầu và hoàn thành dự án này khi nào? Thông tin này giúp những người phản hồi đánh giá điều gì khả thi và họ sẽ cần những nguồn lực nào, nhờ đó bạn nhận được đề xuất chính xác hơn.
• Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs): Hãy mô tả thế nào là thành công với dự án này. Ví dụ, nếu bạn đang xây dựng cộng đồng trực tuyến, có thể bạn đã hình dung số lượng người theo dõi trên mạng xã hội mong muốn.

Dù việc đưa ngân sách vào có thể ngăn những phản hồi không hữu ích, điều này cũng có thể khiến các agency tăng chi phí (tức là khớp với mức ước tính của bạn) hoặc cắt giảm chất lượng để giành hợp đồng. Thay vào đó, hãy yêu cầu các công ty đưa ra ước tính trong đề xuất. Bạn luôn có thể thương lượng.

Ngoài ra, hãy sẵn sàng đón nhận việc người phản hồi chất vấn những điểm này và đưa ra đề xuất. Các agency tốt nhất sẽ đảm bảo mục tiêu của bạn thực tế. Họ thậm chí có thể nhận ra những cơ hội giúp bạn đặt mục tiêu cao hơn.

Thông tin hữu ích khác

Hãy dành chỗ để bổ sung mọi chi tiết liên quan đến dự án này hoặc mối quan hệ tiềm năng.

Ví dụ, nếu bạn muốn được hỗ trợ xây dựng và triển khai một chiến dịch email marketing campaign mới, hãy giải thích cách bạn đã sử dụng email marketing trước đây—điều gì mang lại kết quả, điều gì không, v.v. Hãy đưa ra ví dụ về công việc hiện có để minh họa cho các ý của bạn.

Nếu trước đây bạn từng làm việc với các agency marketing, trải nghiệm đó ra sao? Hãy nghĩ về những điều đã diễn ra suôn sẻ và những điều chưa ổn. Chi tiết này sẽ giúp người đọc hình dung mối quan hệ tiềm năng của bạn để chuẩn bị nguồn lực phù hợp.

Quy trình và tiêu chí gửi đề xuất

Cuối cùng, hãy cho người đọc biết bước tiếp theo cần làm.

Đây là cơ hội cuối cùng để loại bỏ những đề xuất không phù hợp, vì vậy hãy nêu rõ tiêu chí lựa chọn.

Bao gồm:

• Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của bạn (ví dụ: kinh nghiệm với công việc tương tự và quy mô agency)
• Những yêu cầu không thể thương lượng (ví dụ: địa điểm và ngân sách)
• Các loại thông tin bạn muốn thấy trong đề xuất (ví dụ: ví dụ về công việc tương tự, thông tin tham khảo từ khách hàng và mức giá)

Tiếp theo, hãy đề cập đến các mốc thời gian. Nêu hạn chót gửi đề xuất, thời gian bạn cần để xem xét các đề xuất và thời điểm dự kiến đưa ra quyết định.

Cuối cùng, hãy giải thích cách các agency cần gửi đề xuất của họ.

Nếu muốn nhận đề xuất qua email, hãy cung cấp người liên hệ và địa chỉ email. Nếu bạn đã thiết lập biểu mẫu gửi trực tuyến, hãy thêm đường link.

Tải mẫu Marketing RFP miễn phí của chúng tôi

Đưa RFP vào chiến lược digital marketing của bạn

RFP có thể giúp bạn tìm được chuyên môn và sự hỗ trợ cần thiết để đạt mục tiêu marketing. Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các hoạt động marketing, nhờ đó bạn có thể đạt được kết quả mong muốn nhanh hơn.

Bạn cũng có thể đảm bảo mình đang hợp tác với đúng đối tác digital marketing bằng cách truy cập Agency Partner Platform. Hãy sử dụng nền tảng này để tìm các agency đủ năng lực và giàu kinh nghiệm, đáp ứng nhu cầu của bạn trong những lĩnh vực như chiến lược marketing, thiết kế web và thiết kế đồ họa.