Công nghệ giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo ra nhiều loại nội dung khác nhau. Khi không được quản lý hiệu quả, các nhóm sẽ khó tìm thấy thông tin cần thiết để hoàn thành công việc.
Enterprise content management (ECM) được thiết kế để ngăn chặn tình trạng đó.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách các hệ thống và chiến lược enterprise content management có thể giúp bạn sắp xếp thông tin để tăng năng suất, cắt giảm chi phí và giảm rủi ro vận hành.
Enterprise Content Management là gì?
Enterprise content management, hay ECM, mô tả quy trình quản lý nội dung nội bộ và bên ngoài của một tổ chức lớn (ví dụ: tài liệu đào tạo, hợp đồng, tài liệu dự án, v.v.).
ECM hiệu quả giúp doanh nghiệp tìm và lưu trữ thông tin quan trọng một cách an toàn và hiệu quả. Những thông tin này có thể dành cho:
- Nhân viên
- Khách hàng
- Các bên liên quan (ví dụ: nhà đầu tư và nhà cung cấp)
Các công ty lớn cần xây dựng quy trình quản lý nội dung vững chắc và có thể lặp lại. Cách này giúp thông tin luôn được sắp xếp ngăn nắp và dễ tìm, từ đó có thể tăng năng suất.
Việc sắp xếp tài liệu đúng cách đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tuân thủ, khả năng phục hồi và bảo mật.
ECM không chỉ một công nghệ hay hành động đơn lẻ, nhưng vẫn có khái niệm hệ thống ECM.
Đây là phần mềm giúp tinh giản và bảo mật luồng nội dung trong toàn tổ chức. Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về những công cụ này sau.
ECM bao gồm những loại nội dung nào?
Trong ECM, “content” có thể có nhiều định dạng. Các chiến lược ECM truyền thống tập trung lưu trữ tài liệu giấy như hóa đơn, hợp đồng và sơ yếu lý lịch trong các tủ hồ sơ kỹ thuật số.
Những nội dung đó vẫn rất quan trọng.
Tuy nhiên, thế giới công nghệ đã có những bước tiến lớn trong những năm gần đây. Giờ đây, ECM có thể bao gồm gần như mọi thông tin mà nhân viên sử dụng để hoàn thành công việc, chẳng hạn như:
- Bài đăng trên mạng xã hội
- Tệp video và âm thanh
- Nội dung website
- Giấy phép phần mềm
Hầu hết nội dung thuộc một trong ba danh mục sau:
- Structured content. Dữ liệu được lưu trữ và xác định rõ, chẳng hạn như nội dung trong cơ sở dữ liệu hoặc kho mã. Nội dung này thường phát huy tác dụng mà không cần con người thường xuyên xử lý.
- Unstructured content. Thông tin không có định dạng, chức năng hoặc vị trí lưu trữ được xác định rõ. Ví dụ gồm tệp Google Docs, PDF và email.
- Semi-structured content. Đây là sự kết hợp của cả hai. Loại nội dung này chứa dữ liệu đã hoặc sẽ được xử lý bằng máy tính, nhưng được lưu ở định dạng mà con người vẫn cần xác định và phân loại (ví dụ: hóa đơn được tạo tự động nhưng gửi qua email thủ công).
ECM có thể xử lý cả ba loại nội dung này, dù hữu ích nhất khi dùng để tạo cấu trúc cho nội dung phi cấu trúc.
Tối ưu hóa vòng đời nội dung
Mọi thông tin trong doanh nghiệp đều trải qua một quy trình được gọi là vòng đời nội dung.
Các giai đoạn trong vòng đời thường nhất quán giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên, những hoạt động ở từng giai đoạn có thể khác nhau (tùy thuộc vào loại nội dung và mục tiêu của công ty).
Mục tiêu chính của ECM là đảm bảo quy trình này luôn hiệu quả và có thể dự đoán được.
Ở dạng đơn giản nhất, vòng đời nội dung diễn ra như sau:
1. Thu thập. Thu thập thông tin. Việc này có thể bao gồm việc khách truy cập website điền thông tin vào biểu mẫu trực tuyến hoặc nhân viên tải hình ảnh có sẵn về.
2. Quản lý. Quyết định cách sử dụng thông tin và những ai cần quyền truy cập. Ví dụ: chọn hình ảnh để hỗ trợ việc tạo nội dung trong tương lai và cấp quyền truy cập cho đội ngũ nội dung nội bộ.
3. Lưu trữ. Chọn nơi lưu trữ thông tin. Bạn có thể dùng ổ cứng tại chỗ để lưu trữ hướng dẫn biên tập hoặc thêm thông tin khách hàng vào một công cụ dựa trên đám mây customer relationship management (CRM) .
4. Bảo quản. Bảo vệ thông tin. Bước này bao gồm bảo mật, bảo trì và đảm bảo khả năng truy cập dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể thiết lập quyền chia sẻ cho nội dung lưu trên Google Drive.
5. Phân phối (hoặc cung cấp). Đảm bảo nội dung được chuyển đến đúng người vào đúng thời điểm một cách hiệu quả, giúp công ty duy trì năng suất.
Quy trình của bạn cũng có thể bao gồm việc lưu trữ dài hạn và xóa bỏ nội dung (tức là cách xử lý nội dung khi bạn không còn cần đến).
Các bước bổ sung này đặc biệt quan trọng đối với những công ty chịu sự điều chỉnh của luật bảo vệ dữ liệu. Luật về quyền riêng tư chẳng hạn như General Data Protection Regulation (GDPR) và California Consumer Privacy Act (CCPA), quy định thời gian các công ty được phép lưu giữ một số loại thông tin nhất định.
Vì sao Enterprise Content Management quan trọng?
Bằng cách tập trung và chuẩn hóa nội dung, bạn đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có thông tin cần thiết để:
- Đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả
- Hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn
- Sắp xếp dự án
- Cộng tác hiệu quả
Những lợi ích chính của Enterprise Content Management gồm:
Tăng năng suất
Khi ngừng sử dụng các tài liệu giấy bị phân tán riêng lẻ, các công ty nhanh chóng hoạt động hiệu quả hơn.
Nhân viên biết cần tìm thông tin ở đâu và bằng cách nào để xử lý công việc. Họ không cần liên hệ các phòng ban khác, kiểm tra nhiều nơi lưu trữ hay xin quyền truy cập từ chủ sở hữu tệp.
Nguồn hình ảnh: Microsoft
Tự động hóa quy trình ECM xử lý các tác vụ quản trị nội dung lặp đi lặp lại, giúp người dùng làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Chẳng hạn, bạn có thể cấu hình công nghệ ECM để thông báo cho các bên liên quan khi nội dung được chỉnh sửa, nhờ đó người viết và biên tập viên không phải gửi cập nhật qua email.
Giảm chi phí vận hành
Hệ thống ECM tự động hóa việc sắp xếp và luân chuyển dữ liệu. Chúng đẩy nhanh quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp làm được nhiều việc hơn mà không cần tuyển thêm nhân viên.
Loại bỏ các tác vụ quản trị nội dung lặp đi lặp lại giúp thành viên trong nhóm tập trung vào những công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực và tính sáng tạo hơn, chẳng hạn như cá nhân hóa dịch vụ khách hàng và xây dựng chiến lược.
Nguồn hình ảnh: Semrush
Số hóa nội dung trên giấy cũng giúp giảm nhu cầu lưu trữ vật lý, qua đó tiếp tục giảm chi phí. Bạn sẽ ít phải chi trả cho không gian lưu trữ hồ sơ, ổ cứng hoặc nhân viên hành chính quản lý chúng hơn.
Giảm thiểu rủi ro
ECM cung cấp một nền tảng tập trung để bạn lưu trữ và phân phối nội dung theo các yêu cầu pháp lý và hướng dẫn quản lý rủi ro.
Nền tảng này loại bỏ các quy trình tùy tiện khiến tổ chức của bạn đối mặt với rủi ro tuân thủ và những vấn đề tốn kém khác.
Khi toàn bộ nội dung được lưu trữ tại một nơi, bạn sẽ biết:
- Ai đang truy cập nội dung
- Họ truy cập khi nào
- Họ làm gì với nội dung đó (ví dụ: sao chép, xóa hoặc chỉnh sửa)
Việc lập báo cáo về dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng hơn nhiều khi có nhật ký kiểm tra đáng tin cậy. Một số công cụ ECM thậm chí còn dùng machine learning để tự lập báo cáo cho bạn.
Nội dung nhất quán hơn
Hệ thống quản lý nội dung đảm bảo mọi thông tin được đưa vào doanh nghiệp đều trải qua cùng một quy trình.
Hệ thống giúp giảm nội dung trùng lặp để nhân viên có một nguồn thông tin chuẩn duy nhất. Việc dễ dàng truy cập thông tin độc nhất, đã được phê duyệt và có thẩm quyền giúp họ làm việc nhanh hơn, ít mắc lỗi hơn.
Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp hoạt động như thế nào?
Hệ thống ECM giúp tinh giản vòng đời thông tin trong tổ chức của bạn.
Hệ thống đóng vai trò là trung tâm lưu trữ toàn bộ kiến thức của công ty, giúp người dùng nhanh chóng đưa ra quyết định đúng đắn.
Có rất nhiều hệ thống ECM để lựa chọn, nên việc đưa ra quyết định có thể không dễ dàng. Ở phần sau của bài viết, chúng ta sẽ xem xét một số hệ thống cụ thể. Trước tiên, dưới đây là những tính năng và khả năng hữu ích nhất bạn nên tìm khi so sánh các hệ thống:
1. Tùy chọn thu thập tài liệu linh hoạt
Bạn cần có khả năng nhập thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc vào kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn. Đó có thể là bất kỳ tài liệu nào bạn muốn lưu trữ, chia sẻ hoặc lưu trữ dài hạn, bao gồm:
- Hóa đơn từ nhà cung cấp
- Hóa đơn cho khách hàng
- Hợp đồng với nhân viên và nhà cung cấp
- Trao đổi qua email
- Báo cáo nghiên cứu
Quét thông tin chưa ở dạng kỹ thuật số hoặc thêm các tệp như PDF, hình ảnh, video và âm thanh. Tạo một thư viện kỹ thuật số được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn giảm bớt sự bừa bộn của tài liệu vật lý.
Một số công cụ ECM sử dụng machine learning để lưu trữ và phân loại tài liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do con người. Ví dụ, hệ thống SharePoint của Microsoft có tính năng tự động gắn thẻ, giúp bạn phân loại dữ liệu và cải thiện kết quả tìm kiếm.
2. Kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn, có thể kiểm soát
Nền tảng ECM giúp tổ chức của bạn kiểm soát nội dung tốt hơn.
Bạn có thể chọn người được quyền truy cập, chỉnh sửa và tạo tài liệu để đảm bảo những điều sau:
- Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tìm thấy nội dung mình cần
- Chỉ một số người dùng nhất định mới có thể xem thông tin nhạy cảm (giảm nguy cơ xảy ra vi phạm dữ liệu gây tốn kém)
Ví dụ: bạn có thể lưu hợp đồng nhân viên trong hệ thống ECM và cấp cho mỗi người dùng quyền truy cập vào hợp đồng của chính họ. Bạn cũng có thể cho phép nhân viên nhân sự (HR) truy cập tất cả hợp đồng của nhân viên.
Việc quản lý tài liệu tập trung cũng giúp đẩy nhanh quy trình tiếp nhận và thôi việc. Doanh nghiệp có thể cấp cho nhân viên mới các quyền cần thiết chỉ trong một thao tác, thay vì cung cấp thông tin từng chút một.
3. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ
Các thành viên trong nhóm tìm thấy nội dung càng nhanh thì năng suất làm việc càng cao.
Sau khi lưu dữ liệu vào kho lưu trữ kỹ thuật số, người dùng có thể phân loại và tìm kiếm bất kỳ hồ sơ nào bằng những thông tin như:
- Metadata (dữ liệu mô tả nội dung của bạn, tương tự như meta tags trong search engine optimization)
- Tên thư mục
- Tiêu đề
- Từ ngữ và cụm từ trong văn bản
- Ngày tạo
- Tên người tạo
Quyền truy cập được tinh giản giúp người dùng phản hồi ngay lập tức các yêu cầu từ khách hàng, đồng nghiệp, các bên liên quan và kiểm toán viên. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được tình trạng tắc nghẽn làm ảnh hưởng đến năng suất, đồng thời cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên.
4. Công cụ tự động hóa
Các tính năng tự động hóa giúp doanh nghiệp loại bỏ những công việc thủ công, dành thời gian cho các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.
Một số giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp có thể tự động:
- Xóa hoặc làm nổi bật tài liệu trùng lặp
- Gửi tài liệu đến đúng người dùng vào đúng thời điểm
- Phân loại tài liệu mới và thêm metadata để dễ tìm kiếm hơn
- Thông báo cho những người dùng được chỉ định khi người khác xem hoặc chỉnh sửa tài liệu
Kết hợp lại, các quy trình tự động này giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, không mắc lỗi và tiết kiệm chi phí. Trong một khảo sát của Deloitte, gần hai phần ba (62%) các lãnh đạo doanh nghiệp áp dụng AI cho biết tự động hóa “very” hoặc “critically” quan trọng đối với thành công của công ty họ.
5. Tích hợp
Các tích hợp cho phép giải pháp ECM hoạt động cùng với những công cụ quản lý thông tin khác.
Ví dụ, những hệ thống tốt nhất có thể chia sẻ dữ liệu với:
- Các ứng dụng lưu trữ đám mây (ví dụ: Google Drive và Dropbox)
- Các công cụ xử lý chữ ký (ví dụ: DocuSign và Adobe Sign)
- Phần mềm CRM (ví dụ: Semrush CRM)
- Các nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Nguồn ảnh: DocuSign
Các tích hợp giúp nội dung nhất quán trên toàn bộ hệ sinh thái công nghệ của bạn. Dù tìm ở đâu, các thành viên trong nhóm cũng sẽ thấy thông tin chính xác và cập nhật. Sự nhất quán đó giúp người dùng đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Một số hệ thống ECM cung cấp giao diện lập trình ứng dụng (API) để người dùng sử dụng. Nhờ đó, họ có thể xây dựng các tích hợp tùy chỉnh. Chẳng hạn, Laserfiche cung cấp một bảng điều khiển tài nguyên tiện lợi để giúp bạn tùy chỉnh hệ thống.
Nguồn ảnh: Laserfiche
Nếu có kỹ năng phát triển phù hợp, bạn có thể dùng API để kết nối phần mềm ECM với bất kỳ phần mềm chuyên biệt hoặc độc quyền nào mà doanh nghiệp sử dụng.
Chọn phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp: 3 công cụ đáng cân nhắc
Việc tìm hiểu thị trường phần mềm ECM ngày càng phát triển có thể khá khó khăn.
Các chuyên gia định giá thị trường ở mức$59.2 billion vào năm 2022. Họ dự đoán con số này sẽ tăng hơn gấp đôi vào năm 2028.
Trong số rất nhiều giải pháp hiện có, chúng tôi đã chọn ra ba công cụ:
- Có các tính năng thiết yếu (thu thập, bảo mật, tìm kiếm và tự động hóa)
- Cung cấp các tích hợp hữu ích
- Có các gói giá linh hoạt
Các công cụ chúng tôi đề xuất cũng cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện. Khả năng nhận câu trả lời và xử lý vấn đề nhanh chóng sẽ giúp bạn duy trì năng suất.
1. Laserfiche
Laserfiche là nền tảng dịch vụ nội dung trên đám mây, chú trọng đẩy nhanh quy trình làm việc.
Tệp người dùng đa dạng cho thấy hệ thống linh hoạt và dễ tiếp cận đến mức nào. Nhà cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) này có khách hàng thuộc nhiều ngành, bao gồm chính phủ, quản lý tài sản, giáo dục, sản xuất và chăm sóc sức khỏe.
Nguồn ảnh: Laserfiche
Các công cụ thiết kế low-code của Laserfiche là một trong những ưu điểm nổi bật. Chúng cho phép người dùng tự động hóa hơn 100 quy trình quản lý nội dung, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành và hạn chế sai sót do con người.
2. Alfresco (Hyland)
Giống như mọi hệ thống ECM ưu việt, Alfresco Digital Business Platform hướng đến việc giúp những người cần dùng có thể dễ dàng tiếp cận nội dung của bạn.
Những ưu điểm nổi bật nhất của nền tảng này là tính linh hoạt và khả năng mở rộng.
Nguồn ảnh: Alfresco
Ngoài hỗ trợ tích hợp sẵn với nhiều nền tảng của Google và Microsoft, Alfresco còn cung cấp các công cụ dành cho nhà phát triển (chẳng hạn như API mở), cho phép người dùng tùy chỉnh nền tảng theo nhu cầu.
Ngoài ra, thư viện các tích hợp do người dùng tạo cũng ngày càng phong phú. Vì vậy, nếu bạn muốn đạt được một mục tiêu nào đó nhưng không có kiến thức về phát triển phần mềm, cộng đồng Alfresco có thể hỗ trợ bạn.
3. MicrosoftSharePoint
của Microsoft SharePoint là một công cụ tạo website. Các doanh nghiệp sử dụng công cụ này để xây dựng các trang intranet: mạng nội bộ an toàn gồm nội dung được số hóa mà người dùng được cấp quyền có thể truy cập từ bất cứ đâu bằng trình duyệt web thông thường.
Nguồn ảnh: Microsoft
Dù Microsoft không quảng bá rõ ràng SharePoint như một hệ thống ECM (mà thay vào đó là một công cụ có các tính năng ECM), SharePoint vẫn cung cấp mọi chức năng cơ bản bạn cần để sắp xếp dữ liệu và tinh giản vòng đời nội dung của công ty.
Ví dụ, công cụ này có các tính năng sau:
- Thư viện tài liệu. Nhóm tài liệu vào các thư viện dành riêng cho từng dự án, khách hàng và nhiệm vụ
- Gắn thẻ tự động. Tự động gắn thẻ cho tài liệu tải lên bằng metadata để tìm kiếm dễ dàng hơn
- Hỗ trợ nhiều thiết bị. Sử dụng PC, máy Mac và thiết bị di động để tải lên, truy cập và chỉnh sửa nội dung của công ty bạn
- Tự động hóa quy trình làm việc. Tăng năng suất bằng cách tự động hóa các tác vụ đơn giản như gửi thông báo và phê duyệt yêu cầu cấp quyền
Khả năng tiếp cận rộng rãi và mức giá thấp của SharePoint phù hợp với các doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng ECM. Nhờ đó, họ có thể nhanh chóng nhận được lợi ích mà không cần đầu tư lớn.
Người dùng các ứng dụng Microsoft 365 khác như bộ Office, Exchange và Teams sẽ thấy giao diện quen thuộc. Các công cụ này cũng chia sẻ thông tin liền mạch.
Nguồn ảnh: Microsoft
Cách triển khai hệ thống ECM đầu tiên: Hướng dẫn từng bước
Việc triển khai hệ thống ECM có thể phức tạp, ngay cả khi phần mềm của bạn dễ sử dụng.
Hãy làm theo các bước sau để khởi đầu suôn sẻ:
Bước 1: Thông báo cho các bên liên quan chủ chốt (và thành viên nhóm)
Bạn không nên tự mình triển khai hệ thống ECM. Bạn cần sự hỗ trợ và đóng góp ý kiến của các bên liên quan cùng những phòng ban khác để đảm bảo dự án đáp ứng nhu cầu của mọi người.
Hãy để các bên liên quan chủ chốt (ví dụ: chủ sở hữu nội dung như trưởng phòng ban) tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Hãy gặp họ từ sớm để họ nêu mối quan ngại và giải thích cách bộ phận của họ hoạt động.
Đồng thời, hãy thông báo cho những người dùng hằng ngày. Giải thích kế hoạch sẽ giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị cho những thay đổi sắp tới trong quy trình làm việc. Điều này sẽ giảm thiểu gián đoạn.
Bước 2: Xác định mục tiêu
Bạn và tất cả các bên liên quan cần hiểu rõ mục đích triển khai ECM. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá mức độ thành công của dự án.
Dù có thể có những yêu cầu riêng, các mục tiêu tổng thể của bạn nhiều khả năng bao gồm:
- Giảm sử dụng giấy
- Đẩy nhanh quy trình kinh doanh
- Giảm thiểu rủi ro cho tổ chức
Hãy cân nhắc cách bạn sẽ đo lường từng mục tiêu này.
Ví dụ, nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp SaaS, bạn có thể ghi lại thời gian trung bình cần để hoàn tất một giao dịch trong những tháng trước và sau khi triển khai. Khi nội dung dễ truy cập hơn, nhân viên bán hàng sẽ có thể chốt giao dịch nhanh hơn.
Bước 3: Chọn một hệ thống ECM phù hợp với nhu cầu
Đối chiếu các hệ thống ECM trong danh sách rút gọn với mục tiêu của công ty bạn.
Mọi công cụ đáng cân nhắc đều giúp bạn đạt được các kết quả ECM cơ bản, chẳng hạn như giảm sử dụng giấy và đẩy nhanh quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, phần lớn công cụ cũng có những điểm mạnh và điểm yếu riêng.
Ví dụ:
- Các lựa chọn giá thấp phù hợp với những công ty có ngân sách hạn chế
- Tích hợp với các công cụ bạn đang dùng giúp đơn giản hóa quá trình triển khai
- Công cụ dành cho nhà phát triển giúp doanh nghiệp có đủ nguồn lực xây dựng các tính năng tùy chỉnh
Một số nhà cung cấp có bản dùng thử miễn phí. Hãy dùng thử để đánh giá công cụ chi tiết hơn.
Bước 4: Cài đặt và kiểm thử
Cài đặt giải pháp với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Sau đó, mời một nhóm nhỏ dùng thử và kiểm tra chức năng của hệ thống bằng nội dung thực tế của doanh nghiệp. Sử dụng nhiều loại nội dung khác nhau để đảm bảo hệ thống đã sẵn sàng.
Đánh giá cách công cụ xử lý:
- Thay đổi quyền chia sẻ
- Thêm và xóa người dùng
- Tải lên các định dạng nội dung khác nhau
Bạn cũng có thể thiết lập một số quy trình tự động hóa cơ bản để tìm hiểu cách chúng hoạt động. Bắt đầu đơn giản bằng cách kích hoạt thông báo nội dung khi có lượt xem, chỉnh sửa và phê duyệt.
Tiếp tục các quy trình kinh doanh thông thường cho đến khi bạn chắc chắn hệ thống mới đã sẵn sàng. Nhờ vậy, những sự cố bất ngờ sẽ không ảnh hưởng đến dịch vụ của bạn.
Bước 5: Triển khai
Cuối cùng, triển khai phần mềm cho toàn bộ tổ chức.
Cung cấp hướng dẫn cơ bản và khuyến khích người dùng tìm hiểu thêm bằng cách thường xuyên sử dụng hệ thống cũng như khám phá nội dung hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Một số nhà cung cấp, chẳng hạn như Laserfiche, thậm chí còn cung cấp các khóa đào tạo chuyên biệt dành cho người dùng mới.
Nguồn ảnh: Laserfiche
Hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu cũng có cộng đồng nơi bạn có thể tìm thấy chia sẻ thực tế từ những người dùng khác. Đây là nguồn hỗ trợ hữu ích, đặc biệt trong giai đoạn đầu sử dụng sản phẩm.
ECM là một quy trình liên tục
Sau khi cấu hình hệ thống ECM và mọi người đã sẵn sàng sử dụng, hãy tiếp tục hoàn thiện các quy trình tự động hóa và những cài đặt khác để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp theo thời gian.
Hãy xin ý kiến phản hồi hằng tháng từ các bên liên quan và người dùng thường xuyên để tìm ra cơ hội tinh giản quy trình. Họ có thể nhận thấy những vấn đề mà bạn không nhìn ra.
Cuối cùng, hãy theo dõi các bản cập nhật từ nhà cung cấp để khai thác hệ thống hiệu quả nhất. Những công cụ tốt nhất luôn phát triển để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi, vì vậy hãy tận dụng mọi tính năng mới.
Đưa góc nhìn thành kế hoạch.
Chia sẻ website và mục tiêu để LionTech tư vấn giải pháp phù hợp.
Đăng ký tư vấn ↗