Email bounces xảy ra khi bạn cố gắng gửi một email đến một địa chỉ nhưng nhận được thông báo tự động rằng email của bạn đã bị từ chối.
Có nhiều lý do khiến email bounces có thể xảy ra, và đối với các marketer gửi số lượng lớn email, điều này có thể ảnh hưởng đến quy mô của một chiến dịch.
Hiểu lý do tại sao email bounces xảy ra và sử dụng các công cụ để hạn chế điều này có thể giúp xây dựng các chiến lược tiếp thị rộng rãi.
Email Bounce là gì?
Nếu bạn gửi một email và tự động nhận được một tin nhắn nói rằng nó không thể được gửi, điều đó có nghĩa là email đã bị bounce. Những thông báo này được gọi là “Non-Delivery Reports” (NDRs) và sẽ bao gồm lý do tại sao máy chủ email không thể hoàn thành yêu cầu.
Thông báo lỗi dưới đây là một ví dụ về một email đã bị bounce:
Có hai loại email bounces:
- Hard bounce: Khi một email không được chấp nhận bởi nhà cung cấp hộp thư của người nhận và một mã SMTP với thông điệp được gửi lại cho bạn.
- Soft bounce: Khi một email được chấp nhận bởi nhà cung cấp hộp thư của người nhận, nhưng có một vấn đề tạm thời trong việc giao hàng, và một mã SMTP với thông điệp vẫn được gửi lại cho bạn.
Nguyên nhân nào khiến email bị bounce?
Có nhiều lý do khiến một email có thể bị bounce. Lý do cụ thể cho biết liệu bounce đó là hard bounce hay soft bounce.
Hard bounce
- Địa chỉ email không hợp lệ (thường là nếu miền email đã hết hạn hoặc không hoạt động)
- Địa chỉ email có lỗi (ví dụ, có quá nhiều khoảng trắng hoặc viết sai, như ‘@gmail.con’)
Soft bounce
- Hộp thư của người nhận đã đầy
- Máy chủ email của người nhận đang gặp sự cố hoặc ngoại tuyến
- Tin nhắn email của người gửi quá lớn
- Người nhận đã thêm một phản hồi tự động (ví dụ: thông báo vắng mặt)
Các lý do khác khiến một email có thể bị bounce là do địa chỉ email của người gửi bị chặn bởi người nhận hoặc vì người gửi có điểm danh tiếng thấp. Hai loại bounce này được giải thích dưới đây.
Cách tránh email bị bounce lại
Có những bước đơn giản nhưng hiệu quả mà bạn có thể thực hiện để giảm thiểu và duy trì tỷ lệ bounce email thấp. Tương tự, có các công cụ để theo dõi tỷ lệ bounce của bạn và xác định nguyên nhân của bất kỳ email nào bị bounce.
Giữ cho danh sách liên hệ của bạn sạch sẽ
Thường xuyên kiểm tra rằng các địa chỉ email của người nhận là chính xác và không có lỗi chính tả.
Một số địa chỉ email sẽ hết hạn theo thời gian. Nếu không giữ cho danh sách liên hệ của bạn được cập nhật, bạn sẽ tự nhiên có những địa chỉ đã hết hạn trong danh sách của mình.
Một cách để giữ cho mọi thứ được cập nhật là áp dụng chính sách sunsetting, trong đó bạn loại bỏ các liên hệ chưa mở hoặc nhấp vào email của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.
Có các công cụ như Email Verifier từ Semrush App Center mà bạn có thể sử dụng để xác minh địa chỉ email trước khi gửi email, xác nhận rằng danh sách của bạn không chứa bất kỳ địa chỉ nào đã hết hạn trước khi chiến dịch của bạn được thực hiện.
Một danh sách liên hệ sạch sẽ sẽ có nghĩa là bạn có tỷ lệ giao hàng và tỷ lệ đặt vào hộp thư đến tốt hơn.
Lưu ý: Tỷ lệ giao hàng không có nghĩa là được đặt vào hộp thư đến. Nó chỉ cho biết rằng email đã được máy chủ của người nhận chấp nhận. Những gì xảy ra sau đó phụ thuộc vào nhà cung cấp hộp thư hoặc quản trị viên hệ thống (nếu bạn đang xử lý với một doanh nghiệp).
Đó là lý do tại sao thuật ngữ "tỷ lệ đặt vào hộp thư đến" tồn tại. Nó không đồng nghĩa với "tỷ lệ giao hàng" vì "tỷ lệ giao hàng" vẫn có thể có nghĩa là "giao đến thư mục spam.”
Sử dụng Email Verifier từ Semrush App Center
Ứng dụng Email Verifier kiểm tra tính xác thực của các địa chỉ email hàng loạt. Sau đó, nó gán nhãn cho từng địa chỉ email theo trạng thái của nó. Những nhãn này bao gồm:
- Không hợp lệ: Có lỗi trong địa chỉ email đã viết
- Không tồn tại: Địa chỉ email không tồn tại
- Catch-all: Email có thể được giao, nhưng không có xác nhận rằng người nhận tồn tại
- Trùng lặp: Một địa chỉ email được liệt kê nhiều hơn một lần trong danh sách đã tải lên
- Disposable: Địa chỉ email tạm thời, có thể sử dụng một lần hoặc liên quan đến darkweb
- Không xác định: Địa chỉ email hợp lệ, nhưng trạng thái giao hàng không thể xác định được
Để sử dụng ứng dụng, hãy tải lên cơ sở dữ liệu địa chỉ email của bạn – điều này có thể ở định dạng .CSV hoặc XLSX.
Ngoài ra, bạn có thể nhập thủ công từng địa chỉ email trực tiếp vào ứng dụng. Khi đã gửi, ứng dụng sẽ phân tích những địa chỉ nào đã được xác minh và gán nhãn lý do cho những địa chỉ chưa được xác minh.
Email Verifier miễn phí với tài khoản Semrush để xác minh 100 email mỗi ngày, 300 email mỗi tháng.
Các gói trả phí có sẵn cho giới hạn xác minh email cao hơn. Công cụ đơn giản này giúp dễ dàng phát hiện lỗi, email không hoạt động và địa chỉ giả, dẫn đến tỷ lệ bounce thấp hơn và cách tiếp cận tối ưu hóa tổng thể cho tiếp thị email.
Bạn cũng có thể xem kết quả của mình dưới dạng báo cáo tiện lợi:
Sử dụng Double Opt-in
Double opt-in là một cách khác để ngăn chặn những kẻ xấu trong khi cung cấp cho những người có thiện chí một cơ hội khác để xác nhận sự đồng ý của họ để nhận email.
Khi ai đó đăng ký vào danh sách gửi thư của bạn, hãy yêu cầu họ xác minh tài khoản – điều này có thể được thực hiện bằng cách gửi cho họ một email ban đầu với liên kết để xác nhận địa chỉ email và sự quan tâm của họ đến thương hiệu của bạn.
Double opt-in là một cách tuyệt vời để xây dựng lòng tin với khách hàng và giảm thiểu rủi ro về tỷ lệ thoát cao.
Theo Dõi Danh Tiếng Gửi Thư Của Bạn
Danh tiếng gửi thư của bạn là thước đo hướng dẫn khi nói đến khả năng gửi email. Mỗi nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) có phương pháp chấm điểm riêng. Một số phương pháp có sẵn công khai, chẳng hạn như mức độ tuân thủ hàng loạt (BCL) và mức độ tin cậy spam (SCL).
Bạn cũng có thể ước lượng danh tiếng gửi thư của mình bằng các công cụ miễn phí như Sender Score. Một điểm gửi thư tốt có thể khoảng 90, điểm chấp nhận được khoảng 80; bất kỳ điểm nào thấp hơn cho thấy bạn cần hành động để cải thiện danh tiếng của mình với tư cách là người gửi.
Kiểm tra danh tiếng gửi thư của bạn ít nhất một lần mỗi tháng, và trước cũng như sau bất kỳ chiến dịch email số lượng lớn nào.
Gửi Email Một Cách Nhất Quán, Nhưng Phân Tán
Tần suất bạn gửi email cũng có thể ảnh hưởng gián tiếp đến tỷ lệ thoát email của bạn. Điều này là do việc gửi email quá thường xuyên có thể cảm thấy như spam đối với khán giả của bạn, dẫn đến ít tương tác và tín hiệu tích cực hơn (chẳng hạn như mở email và nhấp chuột).
Nếu bạn tăng khối lượng hoặc tần suất, bạn chỉ cần đảm bảo rằng những email đó được thiết lập để khuyến khích nhiều tín hiệu tích cực hơn.
Ví dụ, các email giao dịch sẽ nhận được nhiều phản hồi tích cực. Hãy nghĩ về khi bạn đã thực hiện một giao dịch mua và sau đó mở email xác nhận, hoặc nhấp vào liên kết để theo dõi gói hàng của bạn. Những lần mở và nhấp đó gửi một tín hiệu tích cực rằng email đang nhận được sự tương tác.
Loại tương tác tích cực từ người đăng ký email của bạn có thể giảm thiểu bất kỳ biến động đáng kể nào về khối lượng và tần suất.
Nói chung, hãy hướng tới một dòng chảy ổn định của các tin nhắn, nơi có một khoảng dừng hợp lý giữa các email liên tiếp. Tương tự, hãy đảm bảo rằng mỗi email được soạn thảo đạt tiêu chuẩn cao và được gửi vào những thời điểm hợp lý (tức là không phải lúc 2 giờ sáng cho người nhận).
Hãy nhớ rằng sự nhất quán xây dựng lòng tin, nhưng quá nhiều giao tiếp (hoặc thậm chí giao tiếp đúng vào thời điểm sai) có thể gây khó chịu.
Tránh Soạn Nội Dung Spam
Nếu bạn lạm dụng quá nhiều từ gây kích hoạt spam như “miễn phí,” “khuyến mãi,” “giảm giá,” hoặc những lời phóng đại như “không thể tin được,” những người nhận email thông minh có thể đánh dấu nó là spam.
Khi các nhà cung cấp dịch vụ email nhận đủ tín hiệu tiêu cực từ người nhận email, họ có thể đánh dấu nó là spam cho những người nhận khác. Đây là điều cần lưu ý khi soạn thảo tin nhắn email của bạn.
Bạn có thể làm gì khác?
Đừng viết bằng chữ in hoa, đừng sử dụng quá nhiều dấu chấm than, và đừng thêm quá nhiều liên kết vào nội dung email của bạn. Về mặt thẩm mỹ, hãy giữ thiết kế sạch sẽ, dễ tiếp cận, và kiểm tra rằng dòng chảy của email là hợp lý – tức là những gì bạn yêu cầu khách hàng làm có hợp lý/được mong đợi với thông tin họ đã nhận?
Tất nhiên, bạn biết rằng nội dung của bạn không phải là spam, nhưng thực hiện các bước để đảm bảo rằng nó không bị phân loại là spam sẽ giữ cho tỷ lệ thoát email của bạn thấp.
Tránh Sử Dụng Tên Miền Miễn Phí Để Gửi Email
Tên miền miễn phí là các tài khoản email mà bạn có thể tạo miễn phí (@outlook.com, @gmail.com, chẳng hạn). Những tài khoản này phổ biến trong số các doanh nghiệp mới hoặc đang phát triển, nhưng bạn không thể xác thực những tên miền miễn phí này.
Do đó, các chiến dịch email từ những tên miền này dễ bị bộ lọc spam hơn, và bạn có thể có tỷ lệ thoát cao hơn nếu gửi ra một khối lượng lớn email tiếp thị.
Một tên miền doanh nghiệp đã được xác thực (thường là trả phí) thì tốt hơn cho việc chạy các chiến dịch email đến hộp thư của mọi người.
Giữ Trong Giới Hạn Gửi Email Hằng Ngày
Nếu bạn đang sử dụng email để tiếp cận bán hàng, bạn nên theo dõi giới hạn hàng ngày của mình.
Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ email đều có giới hạn về số lượng email bạn có thể gửi mỗi ngày. Ví dụ, với một tài khoản Google miễn phí, bạn có thể gửi tối đa 500 email mỗi 24 giờ, và sử dụng tối đa 100 địa chỉ email cho mỗi email. Gửi nhiều hơn số lượng này có thể khiến email của bạn bị trả lại hoặc có thể dẫn đến việc tài khoản của bạn bị chặn vĩnh viễn.
Hãy chú ý để căn chỉnh lịch nội dung và chiến lược email của bạn với giới hạn của nhà cung cấp dịch vụ email.
Tầm Quan Trọng Của Việc Gửi Email
Việc gửi email rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng email như một kênh tiếp thị. Nếu bạn bị hạn chế trong kênh này, bạn sẽ không thể tiếp cận được nhiều người, và bạn có nguy cơ làm tổn hại lòng tin với những khán giả hiện tại và chưa được khai thác của mình.
Cuối cùng, tỷ lệ email bị trả lại ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu của bạn. Các mạng email theo dõi mỗi lần bạn gặp phải một email bị trả lại, và dữ liệu này thông báo cho họ về độ tin cậy của tên miền email của bạn, và liệu họ có nên chấp nhận email từ nó hay không.
Nếu nhiều email của bạn bị trả lại, tỷ lệ gửi của bạn có thể giảm. Kết quả là, địa chỉ email của bạn có khả năng cao hơn bị đánh dấu bởi bộ lọc spam và điểm gửi thư của bạn có thể giảm – đây là một đánh giá về email của bạn do các nhà cung cấp email tạo ra, xác định khả năng bạn là một người gửi spam.
Điểm gửi thư của bạn càng thấp, khả năng email của bạn không được nhìn thấy bởi những người nhận dự định càng cao; hoặc vì chúng được gửi vào thư mục spam của mọi người, bị cách ly, hoặc bị nhà cung cấp email từ chối.
Trong những trường hợp nghiêm trọng, tỷ lệ gửi kém và điểm gửi thư thấp có thể dẫn đến việc các nhà cung cấp hộp thư tạm thời hoặc vĩnh viễn chặn email của bạn.
Hãy nghĩ về việc gõ cửa để bán sản phẩm của bạn. Nếu một vài người quyết định đóng cửa với bạn vì lý do nào đó, họ sẽ nói với bạn bè của họ, và nhiều người sẽ chọn không mở cửa khi bạn đến.
Cách Tính Tỷ Lệ Email Bị Trả Lại
Mọi người đều trải qua một số email bị trả lại. Gần như không thể có số lượng email bị trả lại là bằng không, đặc biệt là khi thực hiện các chiến dịch email nhắm đến đối tượng lớn.
Tuy nhiên, bạn nên biết cách tính tỷ lệ email bị trả lại của mình và thường xuyên theo dõi để nhận ra khi nào và chiến dịch nào gây ra sự biến động trong tỷ lệ này. Bạn cũng cần phải nhận thức nếu tỷ lệ trả lại của bạn quá cao, vì thương hiệu của bạn có thể gặp rủi ro về việc liên lạc với những người mà bạn có thể tiếp cận.
Để tính tỷ lệ email bị trả lại, hãy sử dụng công thức sau:
Số lượng email không được gửi thành công
———————————————————————x 100
Số lượng email đã được gửi thành công
Gửi Email Hiệu Quả, Hiệu Suất
Giảm tỷ lệ email bị trả lại cũng quan trọng như nội dung và thiết kế của email của bạn.
Xét đến nỗ lực mà bạn bỏ ra cho việc nghiên cứu, lập kế hoạch và biên soạn các chiến dịch email của mình, bạn cần biết rằng email của bạn có thể vượt qua giai đoạn trả lại mềm/cứng – không bị ngã ở rào cản đầu tiên.
Hãy theo dõi chặt chẽ tỷ lệ gửi thành công và điểm số người gửi của bạn, cũng như sử dụng các công cụ như Email Verifier để giữ cho cơ sở dữ liệu email của bạn được sắp xếp và tỷ lệ email bị trả lại của bạn thấp.
Hiểu rõ tỷ lệ trả lại của bạn và có các công cụ để giảm thiểu nó, sẽ đảm bảo rằng cánh cửa luôn mở để bạn có thể nói chuyện với những người phù hợp về thương hiệu của mình.
Đưa góc nhìn thành kế hoạch.
Chia sẻ website và mục tiêu để LionTech tư vấn giải pháp phù hợp.
Đăng ký tư vấn ↗