Cơ quan PR là gì? PR có thể giúp doanh nghiệp như thế nào

Quan hệ công chúng, PR, đội ngũ PR, công ty PR, cơ quan PR — đây là một lĩnh vực chuyên môn có nhiều tên gọi, nhưng chỉ đảm nhiệm một chức năng thiết yếu: giúp doanh nghiệp và thương hiệu duy trì hình ảnh tích cực trước công chúng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp những câu hỏi thường gặp mà các chuyên gia PR nhận được từ marketer và lãnh đạo doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu:

• Các công ty PR làm gì
• Ai là thành viên của đội ngũ PR
• Những điều quan trọng cần hỏi đội ngũ PR trước khi thuê
• Khi nào nên thuê công ty PR hỗ trợ doanh nghiệp

Bắt đầu nhé!

Công ty PR là gì?

Công ty quan hệ công chúng — hay công ty PR — là doanh nghiệp chuyên giúp cá nhân và doanh nghiệp định hình nhận thức của công chúng về họ.

Người thuộc nhiều ngành nghề và tầng lớp khác nhau đều thuê công ty PR:

• Người nổi tiếng
• Chính trị gia
• Vận động viên
• Chuyên gia y tế
• Lãnh đạo doanh nghiệp

Doanh nghiệp ở hầu hết mọi ngành nghề cũng thuê đội ngũ PR. Từ cửa hàng gia đình nhỏ đến các công ty thuộc Fortune 500, hoạt động PR có thể mang lại lợi ích cho gần như mọi thương hiệu.

Các công ty PR cũng có quy mô và mô hình rất đa dạng. Một số cung cấp một nhóm dịch vụ chuyên biệt, trong khi những công ty khác có đội ngũ đông đảo, phụ trách gần như mọi khía cạnh marketing và truyền thông đối ngoại mà doanh nghiệp có thể cần.

Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu chính xác các công ty PR làm gì cho khách hàng.

Các công ty PR làm gì?

Dù không có hai công ty PR nào cung cấp dịch vụ hoàn toàn giống nhau, bạn có thể yên tâm rằng hầu hết đều đảm nhiệm một số khía cạnh cốt lõi liên quan đến hình ảnh trước công chúng và hình ảnh thương hiệu.

Dưới đây là một số nhóm dịch vụ mà hầu hết các công ty PR thường cung cấp như một phần tiêu chuẩn trong hoạt động kinh doanh. Tuy vậy, lĩnh vực quan hệ công chúng không ngừng phát triển vì cách mọi người tiếp nhận truyền thông và giao tiếp cũng luôn thay đổi.

Vì vậy, nếu bạn đang tìm một dịch vụ cụ thể từ công ty PR, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xác định đội ngũ phù hợp. Một lát nữa, hãy xem các mẹo này nhé.

Trước tiên, hãy cùng điểm qua các dịch vụ PR ở mức tổng quan.

Điều phối và quan hệ truyền thông

Điều phối và quan hệ truyền thông là dịch vụ khá dễ hiểu. Đây là dịch vụ đặc biệt quan trọng với các công ty ưu tiên nền tảng kỹ thuật số đang tìm kiếm hỗ trợ PR.

Vì sao? Vì hiện nay, phần lớn hoạt động PR diễn ra trên internet. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hiện diện rộng khắp trên mạng xã hội. Điều này khiến việc theo dõi mọi ngóc ngách trên web, nơi có người nhắc đến tên công ty bạn, trở nên khó khăn.

Dù là trên môi trường số hay không, hoạt động phối hợp và quan hệ với truyền thông có thể bao gồm:

• Liên hệ với nhà cung cấp, phóng viên và các chuyên gia khác trong ngành để trao đổi về những bước tiến thú vị của doanh nghiệp bạn
• Tiếp nhận các câu hỏi gửi đến website công ty hoặc qua mạng xã hội từ khách hàng và giới báo chí
• Quản lý các nhóm Outreach của doanh nghiệp để giúp họ truyền tải thông điệp nhất quán
• Xây dựng mối quan hệ tích cực, lâu dài với influencer và các chuyên gia khác trong ngành để đề xuất những câu chuyện báo chí hấp dẫn

Các công ty PR thường có mạng lưới quan hệ rộng lớn. Một số đơn vị đặc biệt giỏi trong việc thu hút sự chú ý của báo chí toàn quốc.

Quan trọng hơn nữa, nếu công ty hoặc lãnh đạo của bạn sắp gặp rắc rối, họ có thể có những mối quan hệ thân thiết giúp xử lý khủng hoảng hình ảnh một cách công bằng.

Sự kiện, thông cáo báo chí và chiến dịch marketing

Phần này có phần trái ngược với nhận định ở trên rằng hầu hết hoạt động PR diễn ra trên web, nhưng quan hệ công chúng trực tiếp, ngoài môi trường số vẫn là đặc trưng của mọi chiến lược marketing hiệu quả.

Một agency PR có thể hỗ trợ lên lịch, tổ chức, điều hành và tối ưu hóa các sự kiện, thông cáo báo chí và sáng kiến marketing của công ty bạn (hãy nghĩ đến experiential marketing).

Nhắc đến experiential marketing, đôi khi những sự kiện này lại có mức độ rủi ro cao bất ngờ. Vì vậy, điều quan trọng là các chuyên gia PR phải thiết kế trải nghiệm và góp phần định hình phản ứng của công chúng đối với hoạt động marketing đó.

Hãy xem Red Bull tài trợ cho cú nhảy rơi tự do siêu thanh của Felix Baumgartner.

Năm 2013, ông Baumgartner đã thử sức (và thành công) với cú nhảy từ khinh khí cầu ở độ cao 128,100 feet so với mặt đất… đồng thời đại diện cho Red Bull Energy Drinks. Logo và tên thương hiệu được phủ khắp khinh khí cầu mà ông nhảy xuống, trên mũ bảo hiểm và bộ đồng phục của ông.

Họ phát sóng màn trình diễn phá kỷ lục này và mời khán giả theo dõi trực tiếp—và hàng triệu người đã làm vậy—trên Youtube.

https://youtu.be/FHtvDA0W34I

Hãy thử tưởng tượng nếu sự kiện experiential marketing này kết thúc trong bi kịch. Red Bull sẽ mãi gắn liền với thất bại đó. Trên thực tế, Red Bull vốn đã nổi tiếng với những thử thách nguy hiểm được thực hiện vì mục đích marketing.

Vì vậy, xin gửi lời khen ngợi đến đội ngũ PR đã giúp trải nghiệm này an toàn, kịch tính và chắc chắn góp phần xây dựng thương hiệu.

Đó là một ví dụ cực đoan, nhưng ngay cả những sự kiện marketing thường ngày cũng có thể tạo áp lực cho doanh nghiệp.

Nếu bán sản phẩm tại các hội nghị, bạn có thể muốn thuê một đội ngũ PR để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ trong ngày sự kiện và không có sự cố nào xảy ra. Họ cũng có thể xử lý những câu hỏi hóc búa và xây dựng mối quan hệ tích cực với những người có ảnh hưởng trong ngành của bạn.

Các agency PR cũng rất thành thạo nghệ thuật soạn thảo thông cáo báo chí. Thông cáo báo chí có thể giúp công chúng biết đến dịch vụ mới, những bước phát triển đáng chú ý và các dự án thiện nguyện, đồng thời góp phần khôi phục niềm tin của công chúng khi xảy ra khủng hoảng.

Nhắc đến nội dung PR, hãy cùng tìm hiểu các đội ngũ PR có thể làm gì để hỗ trợ chiến lược content marketing của bạn.

Digital Marketing

Nhiều agency cung cấp dịch vụ content vượt ra ngoài phạm vi thông cáo báo chí và bản tóm tắt thông thường. Các công ty này cũng có thể giúp bạn xây dựng những chiến dịch digital marketing nuôi dưỡng thương hiệu, củng cố niềm tin của các công cụ tìm kiếm trực tuyến cũng như khách hàng hiện tại và tiềm năng.

Cụ thể là:

• Tạo và quản lý bài đăng blog
• Viết nội dung quảng cáo
• Soạn nội dung cho mạng xã hội
• Viết nội dung thay mặt các lãnh đạo
• Và nhiều việc khác

Một số công ty PR và marketing cung cấp hỗ trợ về quảng cáo trả phí. Họ có thể giúp tối ưu hóa các chiến dịch để doanh nghiệp tận dụng tối đa ngân sách quảng cáo.

Về cơ bản, các agency PR có thể khiến những chiến dịch marketing trở nên mạnh mẽ và bắt mắt—điều có thể khó thực hiện nội bộ nếu công ty bạn chỉ có ít nhân viên.

Ngoài ra, khi công việc kinh doanh không diễn ra như dự kiến, họ có thể giúp soạn thảo những tài liệu cần thiết để bắt đầu khắc phục tình hình.

Quản lý danh tiếng thương hiệu

Đây là một trong những khía cạnh khó khăn và quan trọng nhất của PR. Trên thực tế, đây là lý do nhiều doanh nghiệp chọn thuê agency PR bên ngoài để hỗ trợ.

Quản lý danh tiếng thương hiệu là công việc đòi hỏi sự tinh tế trong việc theo dõi, bảo vệ, định hình và tái định hình hình ảnh công chúng của một thương hiệu.

Internet là một không gian rộng lớn, và tin tức—đặc biệt là tin không hay—thường bám theo các thương hiệu.

Trong những năm gần đây đã có nhiều thương hiệu lớn cần quản lý danh tiếng sau một sự việc đáng tiếc.

Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng có thể trở thành nạn nhân của vòng xoáy tin tức tiêu cực.

Trên thực tế, chỉ một vài đánh giá tiêu cực trên các trang đánh giá của bên thứ ba cũng có thể ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu.

Bạn cũng không chỉ cần quản lý hình ảnh thương hiệu. Các lãnh đạo cũng có nguy cơ gặp sự cố gây tổn hại đến danh tiếng, tương tự như thương hiệu mà họ điều hành.

Nếu một lãnh đạo trong công ty thường đăng những lời chỉ trích chính trị trên tài khoản Twitter của công ty, chắc chắn bạn sẽ muốn có sẵn một agency PR để xử lý phản hồi.
Nghe thật đáng lo, phải không?

Đừng vội lo lắng. Mọi việc sẽ dễ kiểm soát hơn nhiều khi được một đội ngũ chuyên gia PR xử lý.

Các agency PR không chỉ hỗ trợ khi mọi việc trục trặc; họ còn có thể giúp bạn đạt được kết quả tốt.

Tìm kiếm cơ hội nhận giải thưởng

Dù bạn hoạt động trong ngành nào, có lẽ cũng có một vài giải thưởng địa phương và toàn quốc danh giá mà các đối thủ cạnh tranh đang nhắm đến. Những giải thưởng này có quan trọng không? Chắc chắn là có.

Có những giải thưởng để bạn chia sẻ trong thông cáo báo chí, trên website và với các bên liên quan cũng như khách hàng tiềm năng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nhận được sự chú ý tích cực.

Ngoài ra còn có các giải thưởng về môi trường làm việc, giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài hàng đầu.

Tìm kiếm cơ hội tham gia các giải thưởng này có thể tốn nhiều thời gian và công sức. May mắn là các công ty PR thường rất giỏi trong việc tìm kiếm và sắp xếp cơ hội nhận giải cho khách hàng.

Không thể mở rộng quy mô để đảm nhận những công việc như thế này cũng thường là lý do khiến doanh nghiệp quyết định thuê hỗ trợ bên ngoài. Các công ty PR có nhiều vị trí chuyên môn khác nhau, giúp mọi việc vận hành suôn sẻ từ nhiều khía cạnh.

Đội ngũ PR là gì?

Đội ngũ PR, hay đội ngũ "public relations", là một nhóm chuyên gia chịu trách nhiệm quản lý hình ảnh và danh tiếng trước công chúng của một cá nhân, tổ chức hoặc công ty. Vai trò chính của họ là định hướng cách công chúng nhìn nhận và xây dựng mối quan hệ tích cực với các bên liên quan, bao gồm truyền thông, người tiêu dùng, nhà đầu tư, nhân viên và công chúng nói chung.

Tùy vào quy mô và đặc điểm của tổ chức, đội ngũ PR có thể gồm nhiều vị trí và chức năng khác nhau.

Ai tạo nên một đội ngũ PR?

Vì các công ty PR đảm nhiệm nhiều vai trò, họ có thể có nhiều vị trí chuyên về các khía cạnh khác nhau của công việc quan hệ công chúng.

Chuyên gia mạng xã hội

Đúng như tên gọi, nhiều công ty PR có ít nhất một chuyên gia hoặc quản lý mạng xã hội phụ trách theo dõi các kênh mạng xã hội của doanh nghiệp và xây dựng các chiến dịch trên mạng xã hội.

Những người này có thể:

• Cập nhật phần giới thiệu trên mạng xã hội
• Tạo và lên lịch đăng bài mới
• Theo dõi bình luận
• Tạo các chiến dịch tương tác và chương trình tặng quà

Dù đây không phải là yếu tố xếp hạng trực tiếp của Google, việc xây dựng sự hiện diện tốt trên mạng xã hội rất quan trọng đối với PR thương hiệu.

Người phát ngôn doanh nghiệp

Ở vị trí này, người đảm nhiệm thường là gương mặt hoặc tiếng nói đại diện cho khách hàng mà họ phục vụ. Nếu từng xem một buổi họp báo, hẳn bạn đã nghe họ nói câu nổi tiếng: “No further questions at this time.”

Những người này có thể giúp bạn trao đổi với báo chí qua radio, mạng xã hội hoặc truyền hình. Đây là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng nếu bạn chưa quen hoặc không thoải mái khi phát biểu trước khán giả.

Những người này thường rất giỏi tạo cảm giác như không đọc theo kịch bản. Nhờ vậy, họ có vẻ chân thành hơn khi đại diện cho khách hàng.

Chuyên viên truyền thông

Các chuyên viên truyền thông thường là những nhà chiến lược rất tài ba. Họ xem xét mục tiêu kinh doanh của bạn, rồi giúp bạn xây dựng và triển khai kế hoạch marketing/PR phù hợp.

Đây cũng là những người trong các công ty PR phải đảm nhận nhiệm vụ căng thẳng nhất: xử lý khủng hoảng.

Công việc này có thể bao gồm nghiên cứu chuyên sâu, xây dựng các luận điểm phản biện, tìm ra sai sót (hoặc thông tin không chính xác trong bài đưa tin), theo dõi một phạm vi rộng lớn trên internet để phát hiện những dấu hiệu rắc rối khác, cùng nhiều việc khác.

Publicist là những người bạn muốn có bên cạnh khi xảy ra sự cố.

Copywriter

Những cây bút tài năng này giúp soạn thảo nội dung digital marketing cho bạn. Họ sẽ nghiên cứu và viết blog, thông cáo báo chí, bài báo, nội dung chào mời, bài đăng trên mạng xã hội và nhiều nội dung khác.
Bạn thường có thể tìm thấy họ đang gõ bàn phím liên tục để phục vụ khách hàng.

Bạn

Đúng vậy, chính bạn cũng có vai trò này. Dù bạn có thể không phải là nhân viên của một công ty PR bên ngoài, bạn vẫn là nhân tố thiết yếu góp phần vào thành công của mọi chiến dịch PR mà công ty đó triển khai thay mặt bạn.

Những kế hoạch chiến lược tốt nhất được xây dựng khi chủ doanh nghiệp hợp tác chặt chẽ với đội ngũ PR mà họ thuê. Nhờ vậy, bạn có thể đảm bảo thương hiệu được đại diện đúng như mong muốn.

Công việc PR tốt nhất là khi bạn cảm thấy như chính mình đã nghĩ ra.

Doanh nghiệp có thể tự làm PR không?

Không có câu trả lời đơn giản cho câu hỏi này vì mỗi doanh nghiệp có hoàn cảnh riêng. Tuy nhiên, có thể nói rằng quan hệ công chúng đòi hỏi khối lượng công việc khổng lồ, ngay cả với những doanh nghiệp nhỏ không cần quá nhiều hoạt động.

Bạn có thể nghĩ doanh nghiệp mình đủ sức xử lý khối lượng công việc này, nhưng hãy nhớ những yếu tố cấu thành một chiến lược PR cơ bản vững chắc:

• Quan hệ báo chí
• Digital marketing
• Nội dung digital
• Quản lý danh tiếng thương hiệu và lãnh đạo
• Quản lý mạng xã hội
• Tìm kiếm giải thưởng

Tìm được một người có thể xoay xở tất cả những việc này cùng lúc quả là điều đáng nể. Trên thực tế, ôm đồm quá nhiều việc trong nội bộ sẽ tạo nguy cơ xảy ra khủng hoảng PR. Nếu bạn quá tập trung vào một hạng mục trong kế hoạch, một vấn đề có thể âm thầm nảy sinh và khiến bạn bất ngờ.

Vì vậy, dù có những lập luận thuyết phục ủng hộ cả hai lựa chọn, với nhiều chủ doanh nghiệp, quyết định cuối cùng phụ thuộc vào chi phí.

Bạn có đủ khả năng thuê nhiều nhân viên để xử lý các công việc quan hệ công chúng và marketing hằng ngày cần thực hiện không, hay cuối cùng thuê một agency sẽ tiết kiệm hơn?

Nếu bạn đã sẵn sàng tìm một agency PR, hãy lưu ý một số điều quan trọng khi bắt đầu tìm kiếm.

Thuê agency PR

Trước khi bắt đầu tìm một công ty PR phù hợp với tiêu chí của mình, bạn nên dừng lại để xác định chính xác điều mình đang tìm kiếm.

Hãy tự hỏi những câu sau:

• Tôi có thể chi bao nhiêu cho PR và marketing?
• Tôi muốn thuê một agency PR cho một chiến dịch duy nhất, hay cần họ làm việc quanh năm?
• Tôi đặt ra những mục tiêu nào cho website của mình?
• Tôi có những mục tiêu nào cho hình ảnh công chúng của mình?
• Tôi đã có lịch sơ bộ về các sự kiện, chiến dịch và nhu cầu marketing mà một công ty PR có thể hỗ trợ chưa?
• Điều quan trọng nhất tôi mong muốn ở một công ty PR là gì?

Sau khi xác định được cơ sở để thuê một công ty, bạn sẽ muốn bắt đầu phỏng vấn (hoặc trao đổi) với các agency. Hãy chuẩn bị hỏi về:

• Kinh nghiệm làm việc với khách hàng trước đây – Trước đây họ đã từng làm việc với doanh nghiệp trong ngành của bạn chưa?
• Lời chứng thực – Khách hàng cũ có từng gửi lời khen bằng văn bản mà họ sẵn sàng chia sẻ không?
• Chuyên môn – Họ đã hoạt động được bao lâu? Nhân viên của họ có bằng cấp và kinh nghiệm như thế nào?
• Phỏng vấn khách hàng – Họ có thể giới thiệu một khách hàng cũ hoặc hiện tại để bạn trao đổi trực tiếp không?
• Quan hệ truyền thông – Họ giúp khách hàng có được sự chú ý của truyền thông bằng cách nào?
• Phối hợp với đội ngũ nội bộ – Đội ngũ của họ và của bạn sẽ phối hợp với nhau như thế nào để đạt được thành công?

Thiết lập kỳ vọng

PR hiệu quả không thể đạt được chỉ sau một đêm. Hầu như bất kỳ ai bạn trò chuyện tại một công ty PR cũng sẽ nói với bạn điều này. Bạn cần có kỳ vọng hợp lý về công việc mà công ty thực hiện thay mặt bạn.

Làm vậy sẽ giúp tăng ROI. Bạn càng ít lo lắng về việc chiến dịch phải mang lại kết quả ngay lập tức, bạn càng có nhiều thời gian dành cho những khía cạnh khác của doanh nghiệp vốn cũng quan trọng và tốn thời gian không kém.

Bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu công ty PR thường xuyên cập nhật tình hình! Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng có thể cần vài tuần, vài tháng hoặc, với những chiến dịch lớn, thậm chí vài năm mới thấy kết quả tích cực.

Ngược lại, bạn cần chia sẻ rõ kỳ vọng với công ty PR ngay từ đầu. Hãy cung cấp cho họ thông tin và công cụ cần thiết để bắt đầu xây dựng hình ảnh thương hiệu khiến bạn tự hào.

Hãy xác định cách bạn muốn họ giữ liên lạc với mình — tần suất, nội dung trao đổi và loại báo cáo bạn muốn xem.

Hãy cập nhật cho các thành viên trong đội ngũ về tiến độ và những việc agency PR đang thực hiện cho doanh nghiệp của bạn.

Các công ty PR giúp doanh nghiệp bạn thành công

Các công ty PR không chỉ xuất hiện khi có ai đó công kích hình ảnh thương hiệu của bạn.

Họ là những chuyên gia tìm ra các câu chuyện hấp dẫn về doanh nghiệp của bạn — kể cả ở những nơi bạn có thể chưa nghĩ đến. Nói cách khác, họ cũng đồng hành cùng bạn trong những khoảnh khắc tuyệt vời.

Họ sẵn sàng tập hợp những lời chứng thực tích cực, tìm ra các hoạt động thiện nguyện ý nghĩa của bạn và tạo nên những chiến dịch mạng xã hội hài hước, thu hút, giúp xây dựng nhóm khách hàng trung thành với thương hiệu.

Nếu muốn thấy dịch vụ của một công ty PR có thể được tùy chỉnh linh hoạt cho doanh nghiệp mình đến mức nào, hãy khám phá Agency Partners Platform và xem qua các agency độc đáo, tài năng đang chờ biến những chiến dịch và chiến lược PR, marketing của bạn thành hiện thực.

Nền tảng Agency Partners là danh bạ các agency được Semrush chứng nhận. Những agency này cung cấp dịch vụ cho thương hiệu và cá nhân trong hàng trăm ngành nghề.

Bạn có thể lọc kết quả tìm kiếm theo:

• Dịch vụ
• Chuyên môn trong ngành
• Chuyên môn về SplitSignal
• Khu vực quảng bá
• Ngôn ngữ
• Ngân sách
• Mô hình định giá
• Quy mô công ty
• Địa điểm của agency
• Làm việc từ xa

Để bắt đầu, bạn có thể xem danh mục hoặc điền bản tóm tắt dự án nêu rõ nhu cầu của mình. Semrush sẽ kết nối bạn với một agency chuyên về lĩnh vực bạn đang tìm kiếm.

Ngay trong danh mục, bạn còn có thể xem điểm số của từng agency. Chỉ số độc quyền này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chất lượng mà agency đó có thể mang lại.

Bạn không bao giờ có thể chuẩn bị quá kỹ trước khi thuê một agency PR.

Hãy có một đội ngũ PR đồng hành trước khi bạn cần đến họ

Thời điểm tốt nhất để thuê một agency PR là khi bạn chưa thực sự cần đến họ. Thời điểm tốt thứ hai để tìm đến một công ty PR là khi bạn đang rất cần họ.

May mắn là nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu nhận ra điều này. Thực tế, trong một khảo sát của uSERP, 60% doanh nghiệp cho biết họ thuê ngoài hoạt động Digital PR vào năm 2021 và 2022.

Hãy nhớ rằng việc đưa một đội ngũ PR mới vào làm việc cần có thời gian. Bạn cần chia sẻ tài sản và nguồn lực, kết nối các nhóm nội bộ, đồng thời cần thời gian để bắt đầu thu hút sự chú ý của báo chí dành cho doanh nghiệp.

Vì vậy, bạn nên bắt đầu nghĩ đến quan hệ công chúng trước khi doanh nghiệp của mình xuất hiện trong một phóng sự điều tra trên bản tin buổi tối.

Nền tảng Agency Partners có gần 1000 agency sẵn sàng hợp tác với bạn trong các chiến dịch và chiến lược kinh doanh truyền cảm hứng, tạo động lực cho bạn.

Muốn có bằng chứng? Hãy xem lời chứng thực của khách hàng như trường hợp này để tìm hiểu cách các agency PR đã giúp doanh nghiệp vượt xa mục tiêu và đồng thời tìm được những khách hàng gắn bó lâu dài.