Cách xây dựng Content Workflow để hệ thống hóa việc tạo nội dung

Content Workflow là gì?

Content workflow là chuỗi các hoạt động liên tiếp trong quá trình tạo nội dung từ đầu đến cuối.

Ví dụ, đây là content workflow để tạo một bài viết:

• Xác định intent của nội dung
• Thực hiện nghiên cứu keyword
• Tìm hiểu chủ đề bài viết
• Chuẩn bị bản tóm tắt nội dung (content brief)
• Viết bản nháp
• Chỉnh sửa bản nháp
• Xuất bản trang hoàn chỉnh

Đội ngũ nội dung của bạn sẽ thực hiện content workflow. Họ cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc.

Nếu bạn tạo nội dung, có thể bạn đã có content workflow. Dù nó chỉ tồn tại trong đầu bạn.

Tuy nhiên, cách làm này có thể không phải là phương pháp tốt nhất để sản xuất nội dung.

Vậy hãy cùng tìm hiểu tầm quan trọng của việc áp dụng content workflow đúng chuẩn khi tạo nội dung. Cùng những thành phần chính của một content workflow hiệu quả.

Và cách bạn có thể xây dựng một workflow mới nếu quy trình hiện tại cần cải tổ.

Các thành phần chính của một Content Workflow hiệu quả

Một content marketing workflow hiệu quả sẽ bao gồm:

• Tài liệu hướng dẫn chi tiết: Ghi lại đầy đủ các thông tin quan trọng liên quan đến content workflow, như các giai đoạn và nhiệm vụ. Để bất kỳ ai cần ôn lại đều có thể tham khảo bất cứ lúc nào. Đồng thời giúp thành viên mới nhanh chóng làm quen với quy trình của bạn.
• Vai trò rõ ràng trong đội ngũ nội dung: Với nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong nhóm
• Ngày hoàn thành rõ ràng cho các đầu việc: Để đảm bảo các thành viên nộp bài đúng hạn, giúp dự án tiến triển theo kế hoạch.
• Kênh giao tiếp mở: Giúp mọi người có thắc mắc được giải đáp nhanh chóng, không làm gián đoạn quy trình sản xuất.

Tầm quan trọng của việc áp dụng Content Workflow đúng chuẩn

Khi có content workflow đúng chuẩn, việc mở rộng sản xuất nội dung trở nên dễ dàng hơn.

Tại sao?

Bởi vì bạn đã xây dựng được một hệ thống tạo nội dung. Muốn tăng khối lượng nội dung, bạn chỉ cần đầu tư thêm nguồn lực vào từng bước của workflow.

Ngược lại, nếu content workflow dựa vào việc quyết định bước tiếp theo dựa trên trí nhớ về những gì đã làm trước đó, sẽ dễ gây nhầm lẫn và trì hoãn sản xuất.

Điều này xảy ra nếu nhóm của bạn:

• Nhớ sai ngày hoàn thành
• Phải quay lại làm những bước đã quên

Bạn cũng có thể gặp khó khăn khi muốn tăng khối lượng nội dung sản xuất.

Bởi vì sản xuất nhiều nội dung hơn đồng nghĩa với việc bạn có nhiều nhiệm vụ hơn để quản lý. Nhiều thành viên trong nhóm hơn để giám sát. Và nhiều hạn chót hơn để theo dõi.

Bạn không thể nào quản lý tất cả những điều này chỉ trong đầu.

Các loại Content Workflows

Nếu bạn đã quyết định cải tổ quy trình làm việc nội dung, trước tiên bạn cần chọn loại content workflow phù hợp để áp dụng.

Dưới đây là ba loại. Mỗi loại tập trung vào một khía cạnh khác nhau của quy trình tạo nội dung.

Task-Based Content Workflows

Task-based content workflow chia nhỏ quy trình tạo nội dung thành các nhiệm vụ cụ thể.

Dưới đây là ví dụ về mẫu task-based content workflow:

Task-based content workflow làm rõ từng bước trong quá trình sản xuất nội dung, không còn mơ hồ về ai cần thực hiện hành động ở mỗi bước.

Do đó, task-based content workflows đặc biệt hữu ích cho các dự án nội dung lớn, nơi việc tạo nội dung bao gồm nhiều bước và nhiều thành viên trong nhóm.

Tuy nhiên, task-based content workflow cũng có thể gây cảm giác áp lực và quá tải, nhất là khi bạn chia nhỏ trách nhiệm dự án thành danh sách nhiệm vụ rất dài, khiến thành viên trong nhóm nản lòng khi nhìn vào khối lượng công việc của mình.

Status-Based Content Workflows

Status-based content workflow phân loại quy trình sản xuất nội dung thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn hoặc trạng thái có thể bao gồm một hoặc nhiều nhiệm vụ sản xuất nội dung và nhiều thành viên trong nhóm.

Một status-based content workflow có thể có các trạng thái như sau:

Sử dụng status-based content workflow giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án qua các giai đoạn tạo nội dung.

Thay vì theo dõi chi tiết từng việc ai đang làm gì ngay lúc này, điều có thể khiến bạn bị quản lý quá sát và không phải lúc nào cũng hiệu quả về thời gian.

Nhược điểm của cách tiếp cận status-based trong nội dung là gì?

Bạn sẽ ít thấy rõ các nhiệm vụ đang diễn ra ở mỗi giai đoạn hơn.

Điều này có thể gây ra sự không chắc chắn trong quy trình tạo nội dung và khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để tìm hiểu ai đang làm việc trên dự án và họ đang làm gì khi bạn kiểm tra.

Hybrid Content Workflows

Hybrid content workflow kết hợp cả hai cách tiếp cận status-based và task-based trong sản xuất nội dung.

Nó chia quy trình tạo nội dung thành các giai đoạn khác nhau và mô tả các nhiệm vụ mà thành viên nhóm cần thực hiện ở mỗi giai đoạn.

Một hybrid content workflow có thể trông như sau:

Bằng cách kết hợp các yếu tố của cả hai workflow status-based và task-based, hybrid content workflow cung cấp cái nhìn tổng thể về tiến độ dự án nội dung.

Trong khi vẫn cho phép bạn xem chi tiết ai đang thực hiện nhiệm vụ ở từng giai đoạn.

Chuẩn bị để tạo một content workflow hiệu quả

Trước khi tạo workflow để quản lý sản xuất nội dung, bạn cần xác định rõ nội dung bạn muốn tạo ngay từ đầu. Và các công cụ bạn sẽ sử dụng để sản xuất nó.

Hãy dùng những bước này để định hướng đúng đắn cho mình.

1. Xác định Mục tiêu Nội dung của bạn

Quyết định bạn muốn đạt được gì từ việc tạo nội dung. Ví dụ:

• Tăng nhận diện thương hiệu
• Mở rộng danh sách email
• Tạo thêm nhiều leads
• Bán nhiều sản phẩm hơn

Tránh theo đuổi nhiều mục tiêu cùng lúc.

Nếu không, bạn có thể phân tán nguồn lực hạn chế và không tiến bộ đáng kể ở mục tiêu nào.

Thay vào đó, hãy tập trung theo đuổi một (tối đa hai) mục tiêu nội dung một cách hiệu quả. Bạn luôn có thể điều chỉnh mục tiêu nội dung khi ưu tiên kinh doanh thay đổi.

Đọc thêm: 6 Mục tiêu SEO giúp bạn phát triển doanh nghiệp

2. Nghiên cứu Đối tượng mục tiêu

Hiểu rõ đặc điểm nhân khẩu học, sở thích, mong muốn và điểm đau của đối tượng mục tiêu sẽ giúp bạn tạo nội dung đáp ứng hiệu quả những điều đó.

Để đối tượng mục tiêu của bạn quan tâm và duy trì sự quan tâm với nội dung cũng như sản phẩm hoặc dịch vụ được giới thiệu trong đó.

Dưới đây là ví dụ minh họa:

Giả sử bạn điều hành một doanh nghiệp phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) bán phần mềm kế toán. Và đối tượng mục tiêu là các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Bạn phát hiện ra nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ không biết cách tự động hóa công việc kế toán của họ. Đây là điều phần mềm kế toán của bạn có thể giúp.

Vậy nên, hoạt động content marketing SaaS và workflow nội dung SaaS của bạn có thể bao gồm việc tạo nội dung để:

• Nâng cao nhận thức của chủ doanh nghiệp nhỏ về khả năng tự động hóa của phần mềm
• Giáo dục chủ doanh nghiệp nhỏ cách tự động hóa kế toán bằng phần mềm của bạn

Các phương pháp nghiên cứu đối tượng mục tiêu bao gồm:

• Tiến hành khảo sát
• Phỏng vấn khách hàng tiềm năng
• Phân tích dữ liệu từ phần mềm customer relationship management (CRM) hoặc các nguồn dữ liệu nội bộ khác

Tìm hiểu thêm trong hướng dẫn của chúng tôi về cách tìm đối tượng mục tiêu.

3. Chọn Định dạng và Loại Nội dung phù hợp

“Format” của nội dung là phương tiện bạn dùng để trình bày, như văn bản, video hoặc âm thanh.

Cách bạn cấu trúc và đóng gói nội dung để người dùng tiếp nhận sẽ quyết định “type.” Ví dụ như bài blog, video YouTube hoặc tập podcast.

Dùng kiến thức về đối tượng mục tiêu và mục tiêu nội dung để xác định định dạng và loại nội dung phù hợp.

Ví dụ, TikTok là công cụ tìm kiếm hàng đầu cho hơn một nửa thế hệ Z, không phải Google.

Vậy nên, nếu Generation Z là đối tượng mục tiêu chính của bạn, bạn nên ưu tiên không chỉ tạo video (là định dạng nội dung), mà là video dành cho TikTok (là loại nội dung). Và đồng thời phát triển SEO cho TikTok của bạn TikTok SEO.

4. Lên kế hoạch tần suất sản xuất nội dung

Quyết định tần suất bạn muốn sản xuất và xuất bản nội dung. Có thể là:

• Một bài blog mỗi tuần
• Năm bài đăng Instagram mỗi tuần
• Một video YouTube mỗi tháng

Nói chung, bạn sản xuất nội dung càng thường xuyên thì lợi tức đầu tư (ROI) từ content marketing sẽ càng cao. Nhưng đổi lại là phải quản lý quy trình sản xuất nội dung phức tạp hơn.

Và phải dành nhiều thời gian, tiền bạc và công sức hơn.

Ví dụ, các nhà viết tự do thường tính phí từ 250 đến 399 USD cho một bài blog dài 1.500 từ.

Chúng tôi lấy con số trung bình là 325 USD cho dễ tính. Vậy nếu bạn muốn xuất bản một bài blog 1.500 từ mỗi tuần, bạn sẽ phải trả cho các nhà viết tự do 325 USD x 4 = 1.300 USD cho một tháng bài blog.

Con số này chưa bao gồm chi phí cho nhân sự toàn thời gian của bạn — như chuyên gia chiến lược nội dung hoặc biên tập viên nội bộ — hỗ trợ cho các bài blog.

Lời khuyên của chúng tôi?

Hãy cố gắng cân bằng giữa việc sản xuất nội dung đủ thường xuyên để đạt mục tiêu, nhưng không làm quá tải nguồn lực hoặc đội ngũ của bạn.

5. Sử dụng công cụ hỗ trợ sản xuất nội dung

Công cụ và tài nguyên phù hợp sẽ giúp nâng cao chất lượng nội dung và đẩy nhanh tiến độ sản xuất.

Ví dụ, công cụ SEO Writing Assistant của Semrush SEO Writing Assistant là công cụ viết giúp đánh giá nội dung của bạn có dễ đọc và đúng tông giọng bạn muốn không. Nó cũng đưa ra đề xuất để cải thiện thứ hạng tìm kiếm cho nội dung.

Để dùng công cụ, bạn đăng nhập vào tài khoản Semrush rồi nhấn “Content Marketing” > “SEO Writing Assistant.”

Sau đó, nhấn “Analyze new text.”

Gõ hoặc dán nội dung vào trình soạn thảo của công cụ. Thêm keyword mục tiêu và thiết lập đối tượng mục tiêu, rồi nhấn “Get recommendations.”

SEO Writing Assistant sẽ chấm điểm nội dung của bạn dựa trên các tiêu chí dễ đọc, SEO, tính độc đáo và tông giọng.

Công cụ cũng sẽ đưa ra gợi ý để cải thiện nội dung ở từng hạng mục này.

Ví dụ, nếu bạn nhấn vào “Highlight Issues” rồi chọn “Readability”, bạn sẽ thấy các phần bài viết cần cải thiện về mặt dễ đọc được đánh dấu nổi bật.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm lỗi nội dung bằng cách nhấn vào mục tương ứng ở góc trên bên phải.

Ví dụ, bạn có thể nhấn “SEO” để biết cách tối ưu bài viết cho organic traffic.

Bạn sẽ thấy các đề xuất keyword, các vấn đề với liên kết của bạn và nhiều hơn nữa.

Tìm thêm công cụ tạo nội dung trong các bài viết này:

• Công cụ cho viết và chỉnh sửa chung: 15 công cụ viết & chỉnh sửa tốt nhất năm 2024 (bao gồm cả AI Tools)
• Công cụ cho quy trình tái sử dụng nội dung: Top 10 công cụ tái sử dụng nội dung năm 2024
• Công cụ tạo nội dung AI: 11 công cụ tạo nội dung AI giúp bạn tạo nội dung chất lượng trong vài phút

Tạo quy trình làm việc nội dung của bạn

Khi bạn đã chọn được loại quy trình làm việc nội dung ưa thích và nội dung bạn sẽ sản xuất, bạn đã sẵn sàng để tạo quy trình làm việc nội dung.

Vậy hãy làm theo năm bước sau.

Bạn có thể cần phát triển các quy trình làm việc nội dung riêng biệt cho từng loại và định dạng nội dung bạn muốn tạo.

1. Xác định các giai đoạn tạo nội dung của bạn

Những giai đoạn này đại diện cho các sự kiện chính trong quá trình tạo nội dung, như:

• Xác định intent của nội dung
• Nghiên cứu một chủ đề và keyword
• Chuẩn bị một bản tóm tắt nội dung
• Viết bản nháp

Và chúng sẽ tạo thành các trạng thái trong quy trình làm việc nội dung dựa trên trạng thái của bạn. Hoặc giúp bạn thiết lập các nhiệm vụ trong quy trình làm việc nội dung dựa trên nhiệm vụ hoặc kết hợp.

Nếu bạn không chắc giai đoạn bắt đầu và kết thúc ở đâu, hãy nghĩ về:

• Các điểm trong quá trình tạo nội dung nơi một thành viên trong nhóm bàn giao công việc cho thành viên khác thực hiện hành độngỞ điểm mà người viết nộp bản nháp cho biên tập viên chỉnh sửa, việc viết bản nháp của người viết có thể là một giai đoạn. Và việc chỉnh sửa bản nháp của biên tập viên có thể là một giai đoạn khác.
• Các “checkpoints” đánh dấu tiến triển đáng kể trong nỗ lực tạo nội dung của bạnViệc chuẩn bị bản tóm tắt bài viết, hoàn thành bản nháp và xuất bản bản nháp có thể là ba giai đoạn riêng biệt trong quy trình tạo bài viết.

2. Phát triển các nhiệm vụ tạo nội dung của bạn

Liệt kê các hành động diễn ra ở mỗi giai đoạn tạo nội dung. Chúng sẽ tạo thành các nhiệm vụ trong quy trình làm việc dựa trên nhiệm vụ hoặc kết hợp. Hoặc giúp làm rõ công việc diễn ra ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc dựa trên trạng thái.

Để xác định các nhiệm vụ này, hãy hình dung quy trình tạo nội dung từng bước một. Liên tục tự hỏi bản thân: “What comes next?”

Ví dụ:

Cứ tiếp tục như vậy.

Hãy tiếp cận quá trình suy nghĩ này một cách có hệ thống cho đến khi bạn liệt kê hết tất cả nhiệm vụ mà bạn và nhóm cần hoàn thành để tạo ra nội dung đó.

3. Xác định vai trò trong nhóm

Xem lại danh sách nhiệm vụ tạo nội dung và phân công chúng cho các vai trò trong nhóm khác nhau.

Bằng cách này, người đảm nhận vai trò nhất định sẽ biết họ cần làm gì khi dự án đến tay họ. Và có thể bàn giao sản phẩm cho người tiếp theo.

Kết quả là gì?

Dự án nội dung tiến triển suôn sẻ nhất có thể.

Ví dụ về vai trò trong nhóm bao gồm:

Bạn không cần xác định cá nhân cụ thể cho các vai trò trong nhóm vào lúc này. Ví dụ, "Harry will be the content strategist and Susan will be the content coordinator."

Bạn sẽ làm việc này ở bước tiếp theo.

4. Tập hợp đội ngũ tạo nội dung của bạn

Xác định những người sẽ đảm nhận các vai trò trong nhóm mà bạn đã định nghĩa. Và cung cấp cho họ quyền truy cập vào các công cụ sản xuất nội dung cần thiết cho công việc.

Thành viên nhóm của bạn có thể là nhân viên toàn thời gian. Đặc biệt nếu bạn đã tuyển họ cho các vai trò cụ thể, như biên tập viên nội bộ.

Bạn cũng có thể thuê freelancer để hỗ trợ tạo nội dung.

Tùy vào nguồn lực bạn có, một thành viên có thể đảm nhận nhiều vai trò.

Ví dụ, người đảm nhận vai trò “Editor” có thể kiêm luôn việc xuất bản trang trong vai trò “Content coordinator”.

5. Thiết lập quy trình làm việc nội dung trong công cụ Quản lý dự án và Hợp tác

Công cụ quản lý dự án và hợp tác cung cấp nền tảng để bạn hình dung quy trình làm việc nội dung. Chúng có các tính năng để:

• Quản lý các hoạt động của dự án nội dung của bạnChẳng hạn theo dõi trạng thái hiện tại của dự án và các thành viên được giao nhiệm vụ.
• Tạo điều kiện cho sự hợp tác trong nhómBằng cách giao nhiệm vụ cho từng cá nhân để họ biết mình chịu trách nhiệm. Hoặc cho phép thành viên để lại bình luận trên nhiệm vụ cho nhau.
• Tự động hóa các nhiệm vụ liên quan đến quy trình làm việc nội dungVí dụ, tự động thông báo cho người viết về nhiệm vụ mới qua email khi trạng thái dự án chuyển sang “Ready for Writing.”

Tất cả những điều này giúp quản lý quy trình làm việc nội dung hiệu quả hơn nhiều so với việc cố gắng theo dõi mọi thứ trong đầu.

Các công cụ quản lý dự án và hợp tác phổ biến bao gồm Monday.com và ClickUp. Khi đã chọn được công cụ, hãy thiết lập các cột dữ liệu cần thiết để quản lý quy trình làm việc nội dung và mời nhóm của bạn tham gia.

Dưới đây là cách quản lý quy trình làm việc nội dung blog bằng Monday.com có thể trông như thế nào:

Bất kỳ ai xem quy trình làm việc nội dung này đều có thể nhận được tất cả thông tin sau:

• Tiêu đề bài blog
• Người viết được giao viết bài blog
• Trạng thái hiện tại của nhiệm vụ
• Hạn chót nộp bản thảo đầu tiên

Chỉ trong một cái nhìn.

Theo dõi và Cải thiện Quy trình Làm việc Nội dung của Bạn

Chạy quy trình làm việc nội dung khi đã sẵn sàng. Và theo dõi để xem bạn có thể cải thiện nó như thế nào.

Cách thực hiện:

Đánh giá nội dung định kỳ

Đánh giá nội dung nghĩa là bạn kiểm tra nó dựa trên các tiêu chuẩn nhất định. Ví dụ như:

• Hiệu quả của nó
• Mục tiêu nội dung của bạn

Bằng cách này, bạn có thể thấy nội dung của mình hoạt động như thế nào so với các chuẩn mực đó. Và liệu quy trình làm việc về nội dung của bạn có cần điều chỉnh để phù hợp hơn hay không.

Nhiều công cụ phân tích và báo cáo có thể hỗ trợ cho việc Content Audit.

Ví dụ, một trong những mục tiêu nội dung của bạn có phải là tăng Search Visibility không?

Nếu có, hãy sử dụng công cụ Position Tracking của Semrush để tự động theo dõi thứ hạng tìm kiếm của nội dung bạn. Và nhận báo cáo qua email hàng tuần về chúng.

Để thiết lập, đăng nhập vào tài khoản Semrush của bạn và nhấp vào “SEO” > “Position Tracking.”

Nhập domain của bạn vào công cụ. Sau đó, nhấn “Set up tracking.”

Chọn:

• Bạn muốn theo dõi root domain, Subdomain hay subfolder
• Công cụ tìm kiếm mà bạn muốn theo dõi thứ hạng
• Loại thiết bị mà bạn muốn theo dõi thứ hạng
• Vị trí và ngôn ngữ mà bạn muốn theo dõi thứ hạng

Sau đó, nhấn “Continue To Keywords.”

Tiếp theo, nhập các keyword bạn muốn theo dõi. Bạn cũng có thể nhấn “Import from” để nhập danh sách keyword từ các nguồn như file CSV hoặc Google Analytics.

Nhấn “Add keywords to campaign” khi bạn hoàn tất.

Position Tracking sẽ thêm các keyword vào chiến dịch theo dõi của bạn.

Nó cũng sẽ gửi cho bạn email hàng tuần về thứ hạng keyword. Nếu bạn không muốn nhận email này, hãy bỏ chọn ô “Send me weekly ranking updates via email”.

Nhấn “Start Tracking”, và công cụ sẽ bắt đầu thu thập dữ liệu thứ hạng.

Khi hoàn tất, bạn có thể xem các thông tin như:

• Thứ hạng của các keyword được theo dõi
• Khả năng hiển thị của website bạn với các keyword được theo dõi
• Phân bố thứ hạng của các keyword được theo dõi

Dùng dữ liệu này để đánh giá khả năng hiển thị nội dung trên kết quả tìm kiếm. Và xem bạn có cần hành động để cải thiện không.

Đọc thêm: Các giải pháp Content Marketing hàng đầu giúp tăng hiệu quả và ROI

Tinh chỉnh quy trình làm việc nội dung

Quy trình làm việc nội dung không phải là điều cố định. Nó có thể cần điều chỉnh theo thời gian.

Bởi vì khi bạn thực hiện, bạn có thể:

• Phát hiện những khía cạnh trong quy trình làm việc nội dung bạn muốn cải thiệnnhư đơn giản hóa quy trình sản xuất nội dung hoặc sử dụng các công cụ sản xuất nội dung tiên tiến hơn.
• Cần thay đổi quy trình làm việc nội dung để phù hợp với những thay đổi về nội dungví dụ, thực hiện công việc dịch thuật sau khi quyết định dịch nội dung hiện có.

Nếu quy trình làm việc nội dung của bạn cần thay đổi gấp, hãy cập nhật ngay. Nhưng ngay cả khi nó đang vận hành tốt, bạn cũng nên lên lịch đánh giá định kỳ cùng đội nhóm.

Bằng cách này, bạn sẽ biết quy trình làm việc nội dung của mình đang hoạt động thế nào với họ. Và liệu có cần chỉnh sửa để giúp đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả nhất. Để nó tiếp tục mang lại kết quả như bạn mong muốn.

Cải thiện quy trình làm việc nội dung của bạn

Một quy trình làm việc nội dung đúng chuẩn có thể mất thời gian để xây dựng và ghi chép. Nhưng khi bạn triển khai và duy trì thường xuyên, việc tạo nội dung sẽ trở nên có hệ thống, hiệu quả và dễ mở rộng hơn.

Các công cụ Semrush này là bổ sung hữu ích cho bất kỳ quy trình làm việc nội dung nào:

• SEO Writing Assistant: Nhận đề xuất để cải thiện khả năng đọc và thứ hạng tìm kiếm của bài viết
• Position Tracking: Tự động theo dõi thứ hạng nội dung của bạn

Đăng ký tài khoản Semrush để dùng thử miễn phí.

Bài viết này được cập nhật vào năm 2024. Trích đoạn từ bài gốc của Amanda Milligan có thể vẫn còn.