Cách Viết Thông Cáo Báo Chí: Hướng Dẫn Từng Bước

Thông Cáo Báo Chí Là Gì?

Thông cáo báo chí là một bài viết ngắn về công ty của bạn mà bạn có thể phát hành tới các phương tiện truyền thông và nhà báo. Để thu hút sự chú ý của công chúng, bảo vệ danh tiếng thương hiệu của bạn, tăng cường nhận thức về thương hiệu, và nhiều hơn nữa.

Dưới đây là một ví dụ về thông cáo báo chí về một sản phẩm mới được phát hành bởi Wet Noses, một công ty thức ăn cho chó:

Một thông cáo báo chí tiêu chuẩn bao gồm các phần sau:

• Tiêu đề với tên công ty và logo, một người liên hệ, và bất kỳ hướng dẫn ngày phát hành nào
• Tiêu đề
• Phụ đề (tùy chọn)
• Ngày phát hành
• Đoạn mở đầu
• Nội dung chính
• Phần giới thiệu và ghi chú kết thúc

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ dạy bạn cách viết một thông cáo báo chí và hướng dẫn bạn qua từng phần đã liệt kê ở trên. Nếu bạn muốn bắt đầu nhanh chóng, hãy tải xuống mẫu thông cáo báo chí tiêu chuẩn miễn phí của chúng tôi.

Các Loại Thông Cáo Báo Chí

Thông cáo báo chí có thể được phát hành cho các dịp như:

• Mở cửa một doanh nghiệp mới (hoặc địa điểm kinh doanh mới)
• Thuê một lãnh đạo mới
• Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Một sự kiện sắp diễn ra
• Một quan hệ đối tác mới
• Một sự tái thương hiệu của công ty
• Giành giải thưởng trong ngành
• Một vụ mua lại hoặc sáp nhập diễn ra

Các công ty cũng phát hành các tuyên bố về những vấn đề mà họ có thể đang phải đối mặt. Để thông báo cho công chúng về cách họ đang xử lý tình huống và bảo vệ hình ảnh công ty trong thời kỳ khủng hoảng.

Cách Viết Một Thông Cáo Báo Chí

Bạn đang tự hỏi làm thế nào để viết một thông cáo báo chí tốt? Dưới đây là sáu thực tiễn tốt nhất.

Bước 1: Nêu bật Thông Tin Cơ Bản cho Các Nhà Báo

Phần đầu của thông cáo báo chí của bạn nên cho các nhà báo biết bạn là ai, cách liên hệ với bộ phận quan hệ công chúng của bạn, và khi nào nên phát hành thông cáo báo chí. Để đơn giản hóa giao tiếp và trả lời bất kỳ câu hỏi ban đầu nào.

Vì vậy, hãy chắc chắn bao gồm:

• Một logo công ty: Đặt ở góc trên bên phải
• Tên công ty của bạn: Đặt ở góc trên bên trái
• Một người liên hệ truyền thông: Liệt kê tên, chức vụ, số điện thoại và địa chỉ email của họ bên dưới tên công ty
• Ngày phát hành: Ngày bạn phát hành thông cáo báo chí
• Hướng dẫn phát hành: Hướng dẫn về thời điểm các ấn phẩm nên phát hành tin tức của bạn (thêm thông tin về điều này bên dưới)

Dưới đây là cấu trúc mà điều này nên trông như thế nào (như được hiển thị trong mẫu của chúng tôi):

Hãy xem các hướng dẫn phát hành khác nhau có nghĩa là gì:

• Phát hành ngay lập tức: Thông cáo báo chí này nên được chia sẻ với công chúng ngay lập tức. Đây cũng là cài đặt mặc định. Nếu không có bất kỳ hướng dẫn phát hành nào, các nhà báo sẽ giả định rằng tuyên bố của bạn được phát hành ngay lập tức.
• Phát hành [ngày/giờ]: Thông cáo báo chí này không nhạy cảm về thời gian và có thể được chia sẻ sau
• Bị cấm cho đến [ngày/giờ]: Thông cáo báo chí này chứa thông tin nhạy cảm mà các nhà báo không thể phát hành trước ngày và giờ do công ty chỉ định

Bước 2: Viết Một Tiêu Đề Hấp Dẫn

Tiêu đề của bạn là yếu tố chính để thu hút sự chú ý—từ cả các nhà báo và độc giả khác. Và có thể khiến đối tượng mục tiêu của bạn muốn đọc nó.

Dưới đây là một số mẹo để tạo ra một tiêu đề tốt:

• Bao gồm yếu tố tin tức cốt lõi. Nói cho độc giả ngay lập tức lý do bạn phát hành thông cáo báo chí
• Giữ cho nó ngắn gọn. Không có một số lượng từ cố định nào cho tiêu đề mà bạn nên nhắm đến. Nhưng hãy cố gắng giữ cho nó ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tiêu đề dài hơn thường khó đọc hơn.
• Nói chuyện với đối tượng của bạn. Chọn một góc độ mà đối tượng của bạn quan tâm. Và viết theo cách đó.

Tùy thuộc vào thông tin bạn đang chia sẻ, tiêu đề của bạn có thể rất đơn giản.

Trong những trường hợp đó, không cần phải tìm kiếm một góc độ đặc biệt để thu hút sự quan tâm. Giống như tiêu đề này từ thông cáo của Weibo cho cuộc họp chung:

Sau khi viết xong, hãy đặt tiêu đề ngay bên dưới thông tin liên hệ và hướng dẫn phát hành. Giống như thế này:

Tùy chọn, bạn cũng có thể thêm một hoặc hai phụ đề bên dưới tiêu đề nếu bạn muốn làm nổi bật một số thông tin quan trọng mà không được đưa vào tiêu đề.

Bước 3: Đảm Bảo Tính Liên Quan Về Địa Điểm và Thời Gian với Ngày Phát Hành

Ngày phát hành chỉ ra ngày phát hành thông cáo báo chí, cũng như địa điểm mà tin tức có liên quan.

Nếu bạn phát hành thông cáo báo chí để phát hành ngay lập tức, ngày trong ngày phát hành nên là ngày bạn gửi thông cáo đến các nhà báo. Nhưng nếu thông cáo bị cấm hoặc có thể được phát hành vào một ngày sau đó, ngày trong ngày phát hành nên phản ánh điều đó.

Trong khi ngày phát hành chỉ hiển thị cho các nhà báo, ngày phát hành sẽ được công bố cùng với thông cáo báo chí.

Đặt ngày phát hành ở đầu đoạn văn mở đầu của bạn, theo định dạng này:

[Ngày, Thành phố, Bang]—Đoạn văn mở đầu

Giống như thế này:

Còn các doanh nghiệp có nhiều địa điểm thì sao?

Trừ khi thông cáo báo chí của bạn cụ thể cho một địa điểm duy nhất, bạn nên sử dụng trụ sở chính của công ty bạn làm địa điểm trong các thông cáo báo chí của bạn.

Một số công ty toàn cầu như Shopify liệt kê "Internet, Mọi Nơi” như địa điểm trong ngày phát hành. Điều này cho thấy rằng thông tin có liên quan đến đối tượng mục tiêu của họ bất kể vị trí của họ.

Bước 4: Viết Một Đoạn Mở Đầu Mạnh Mẽ

Đoạn mở đầu (còn gọi là “lede”) nên chứa thông tin quan trọng nhất về tin tức của bạn.

Điều này có thể giúp bạn nhận được sự chú ý vì các nhà báo không có thời gian để đọc tất cả các thông cáo báo chí mà họ nhận được. Vì vậy, một đoạn mở đầu hấp dẫn sẽ có khả năng cao hơn để bạn được chú ý.

Và hãy đảm bảo rằng bạn viết đoạn mở đầu của mình theo cách cung cấp thông tin thiết yếu bằng cách trả lời năm câu hỏi “W”:

• Ai?
• Cái gì?
• Ở đâu?
• Khi nào?
• Tại sao?

Chú thích

Việc thêm “tại sao?” vào đoạn mở đầu là tùy chọn. Nếu bạn muốn, bạn có thể đưa điều này vào phần nội dung chính thay vì vậy.

Dưới đây là một ví dụ về một đoạn mở đầu tốt từ NASA:

Nó trả lời:

• Ai? NASA
• Cái gì? Cơ hội để xem mặt trăng đi qua mặt trời trong một lần nhật thực và tham gia các sự kiện của NASA
• Ở đâu? Trực tiếp hoặc trực tuyến (có liên kết)
• Khi nào? Ngày 8 tháng 4

Trong trường hợp này, “tại sao” được ngầm hiểu: đó là một sự kiện hiếm có.

Bước 5: Chia sẻ thông tin nền tảng trong phần nội dung chính

Phần nội dung chính của thông cáo báo chí là nơi bạn sẽ mở rộng thông tin mà bạn đã giới thiệu trong tiêu đề và đoạn mở đầu. Vì vậy, có thêm ngữ cảnh cho những ai muốn đọc.

Đoạn nội dung chính nên đi sâu hơn vào các chi tiết mà bạn đã đề cập trong lede. Và hỗ trợ thông cáo của bạn bằng các trích dẫn, số liệu thống kê, câu chuyện và nhiều hơn nữa.

Trước khi bạn bắt đầu viết phần nội dung chính, hãy tổ chức tất cả tài liệu mà bạn muốn đề cập. Như:

• Dữ liệu hoặc số liệu thống kê độc quyền
• Trích dẫn và lời chứng thực từ các bên liên quan chính
• Câu chuyện đứng sau thông cáo
• Sự liên quan trong ngành
• Đề xuất giá trị độc đáo (đặc biệt cho việc thông báo sản phẩm, dịch vụ mới và khai trương doanh nghiệp)
• Liên kết đến các bằng chứng và bài viết hỗ trợ

Sau đó, hãy xếp hạng tất cả các tài liệu theo mức độ quan trọng của chúng. Bắt đầu với phần quan trọng nhất và làm theo danh sách.

Ví dụ, nếu bạn đang quảng bá một sự kiện, các chi tiết quan trọng nhất là chủ đề sự kiện, ngày, giờ, địa điểm, nơi và cách mua vé, giá cả, diễn giả và những điều tương tự.

Nhưng giả sử bạn đang thông báo về một nhân sự lãnh đạo mới. Trong trường hợp đó, điều quan trọng là phải bao gồm những thành tựu nghề nghiệp trước đây của nhân sự mới, trình độ của họ, vai trò mà họ sẽ đảm nhận và các trích dẫn từ cả nhân sự mới và một người khác trong đội ngũ lãnh đạo.

Khi bạn viết xong phần nội dung chính, hãy đọc lại và cắt bỏ thông tin không cần thiết. Mặc dù không có quy tắc nào về độ dài của thông cáo báo chí của bạn, nhưng tốt nhất là giữ nó khoảng 400 từ.

Và kết thúc phần nội dung chính bằng một lời kêu gọi hành động liên quan đến tuyên bố của bạn.

Ví dụ, nếu bạn đang thông báo về một địa điểm mới, hãy mời độc giả đến thăm nó. Và nếu bạn đang ra mắt một sản phẩm trực tuyến mới, hãy khuyến khích họ truy cập trang web của bạn để tìm hiểu thêm về sản phẩm mới.

Khi bạn hoàn thành việc viết, hãy sử dụng SEO Writing Assistant để xem xét thông cáo báo chí của bạn về khả năng đọc và giọng điệu.

Chỉ cần sao chép và dán bài kiểm tra của bạn vào trình soạn thảo văn bản của công cụ, nhập một vài từ khóa và chọn giọng điệu mục tiêu của bạn—hãy nhớ rằng giọng điệu hơi trang trọng hơn thường là điều bình thường cho các thông cáo báo chí.

Bạn có thể nhấp vào biểu tượng bút chì dưới “Giọng điệu” để điều chỉnh nó.

Sau đó, công cụ sẽ đánh dấu các khu vực mà bạn cần điều chỉnh.

Bước 6: Bao gồm thông tin Boilerplate và ký hiệu kết thúc

Kết thúc bằng một boilerplate (một phần “Về chúng tôi”) và một ký hiệu kết thúc (là “###”). Để đảm bảo các nhà báo có thông tin quan trọng về công ty của bạn và biết rằng họ đã đến cuối.

Boilerplate của bạn nên bao gồm:

• Tên công ty của bạn
• Một ký hiệu chứng khoán (đối với các công ty niêm yết công khai)
• Một mô tả ngắn gọn về công ty
• Một đề xuất giá trị độc đáo
• Các thành tựu và cột mốc (ví dụ: số lượng khách hàng trả tiền, địa điểm, nhân viên, các giải thưởng và công nhận cụ thể, v.v.)

Hãy cùng xem một ví dụ về boilerplate:

Nếu thông cáo báo chí của bạn đề cập đến nhiều công ty, bạn nên bao gồm boilerplates cho từng công ty được đề cập. Bạn cũng có thể bao gồm thông tin liên lạc ở đây.

Thêm ký hiệu kết thúc ở cuối cùng.

Cách phân phối một thông cáo báo chí

Có nhiều cách để công bố hoặc đưa tin về thông cáo báo chí của bạn:

• Phát hành qua các dịch vụ tin tức
• Phân phối trực tiếp đến các nhà báo
• Làm việc với các cơ quan PR hoặc freelancer

Hãy xem xét từng tùy chọn này dưới đây.

Phát hành qua các dịch vụ tin tức

Các dịch vụ tin tức thu thập các báo cáo tin tức và phân phối chúng đến các tổ chức mà họ hợp tác. Như các tờ báo, đài phát thanh và truyền hình, tạp chí và những người khác.

Chúng rất đơn giản để sử dụng.

Bạn viết một thông cáo báo chí, gửi nó đến một dịch vụ tin tức và (thường) trả một khoản phí.

Sau đó, họ đăng nó lên trang web của họ (như hình dưới đây) và gửi nó đến mạng lưới đối tác của họ.

Các dịch vụ tin tức phổ biến bao gồm PR Newswire, Business Wire, và Newswire.

Nhiều nhà báo theo dõi các dịch vụ tin tức và chọn các câu chuyện mà họ thấy đáng chia sẻ từ đó.

Các dịch vụ tin tức dễ sử dụng, nhưng chúng có thể tốn kém. Và việc phân phối không đảm bảo sẽ có được sự chú ý.

Phân phối trực tiếp đến các nhà báo

Một tùy chọn khác là gửi tin tức của bạn trực tiếp đến các nhà báo để thuyết phục họ viết một bài báo gốc dựa trên đó.

Liệu đây có phải là tùy chọn đúng cho bạn hay không phụ thuộc vào cấu trúc của đội ngũ bạn và khối lượng tiếp cận truyền thông mà bạn dự định thực hiện.

Ví dụ, nếu bạn là một “đội” marketing chỉ có một người tại một công ty khởi nghiệp, bạn có thể gặp khó khăn với một nhiệm vụ bổ sung trên tay.

Nhưng nếu bạn là một phần của đội ngũ PR nội bộ, thì bạn có thể tự tin phân phối thông cáo báo chí của mình.

Thực hiện theo các bước sau để thực hiện điều này một cách hiệu quả:

1. Tạo danh sách các ấn phẩm liên quan đến công ty của bạn
2. Đối với mỗi ấn phẩm, hãy tìm danh mục tin tức mà thông cáo của bạn phù hợp. Ví dụ, tin tức từ một công ty thiết bị cắm trại sẽ phù hợp với một số danh mục này tùy thuộc vào ấn phẩm: Lối sống, Du lịch, Ngoài trời.
3. Đọc qua các phần này để tìm ví dụ về tin tức tương tự như của bạn
4. Ghi lại tên của nhà báo đã viết câu chuyện và đọc qua các bài viết khác của họ
5. Chọn những nhà báo có vẻ quan tâm nhất đến chủ đề của thông cáo của bạn và/hoặc ngành của bạn
6. Tìm thông tin liên lạc của họ và gửi thông cáo báo chí của bạn cho họ

Mẹo chuyên nghiệp

Thường thì, bạn sẽ tìm thấy thông tin liên lạc của các nhà báo trên trang tác giả của họ. Bạn thường có thể tìm thấy trang này bằng cách nhấp vào tên tác giả trong bài viết mà bạn đang đọc.

Phân phối trực tiếp đến các nhà báo có thể có vẻ là một cách khó khăn hơn để đưa tin tức của bạn được công bố. Nhưng bạn có thể xây dựng được những mối quan hệ quý giá với các nhà báo, những người có thể giúp bạn có được sự phủ sóng nhanh hơn trong tương lai.

Ngay cả việc nhận email từ chối cũng có thể là điều tốt.

Hãy sử dụng chúng như một cơ hội để hỏi về loại câu chuyện mà họ muốn xuất bản trong tương lai. Những câu trả lời của họ sẽ giúp bạn tinh chỉnh chiến lược PR của mình.

Làm việc với các công ty PR hoặc Freelancer

Nếu bạn muốn giao việc phân phối thông cáo báo chí cho người khác, bạn có thể thuê một công ty PR hoặc freelancer để phân phối chúng cho bạn.

Thường thì, những doanh nghiệp và cá nhân này có mối quan hệ truyền thông mạnh mẽ mà họ đã xây dựng trong nhiều năm. Vì vậy, các nhà báo cũng có thể có khả năng phản hồi họ nhiều hơn.

Một lợi ích khác của việc làm việc với các công ty và freelancer là họ luôn cập nhật các xu hướng truyền thông mới nhất. Và có thể tư vấn cho bạn về những góc độ nào nên chọn—hoặc thậm chí đảm nhận việc viết cho bạn.

Một nhược điểm của việc thuê ngoài PR cho các đối tác bên ngoài là các mối quan hệ truyền thông mà họ xây dựng sẽ thuộc về họ. Vì vậy, nếu bạn kết thúc hợp tác với một đối tác PR, bạn có thể sẽ không còn nhiều hoặc không có liên hệ truyền thông nào của riêng mình.

Cách đo lường sự thành công của thông cáo báo chí của bạn

Bạn sẽ muốn đo lường hiệu suất để xác định thông cáo báo chí của bạn thành công đến mức nào. Nhưng các chỉ số nào để theo dõi sẽ phụ thuộc vào mục tiêu của bạn.

Một số chỉ số tốt để bắt đầu là:

• Số lần đề cập trên truyền thông
• Số lượng backlink
• Số lượng khách hàng tiềm năng mới
• Lưu lượng truy cập website

Giả sử bạn muốn theo dõi số lần đề cập trên truyền thông.

Sử dụng ứng dụng Brand Monitoring cho việc này.

Mở công cụ, nhấp vào “New query,” sau đó chọn “Brand” từ menu thả xuống.

Nhập tên công ty của bạn và địa chỉ email mà bạn muốn nhận thông báo.

Cuộn xuống và thêm tên miền của bạn để theo dõi backlink, chọn loại nền tảng nguồn mà bạn muốn theo dõi, và nhiều hơn nữa.

Khi bạn đã thiết lập mọi thứ, cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào “Create query.”

Bạn sẽ thấy danh sách các lần đề cập mà công cụ đã tìm kiếm cho bạn. Trang này sẽ tự động cập nhật ngay khi có sự phủ sóng mới xuất hiện.

Nhấp vào “Analytics” để khám phá thêm các chỉ số chi tiết.

Để thiết lập thông báo qua email, nhấp vào tab “Email notifications” này.

Tại đây, bạn có thể chọn tần suất. Hoặc chọn nhận thông báo dựa trên các thông tin cụ thể như các lần đề cập tiêu cực.

Bắt đầu nhận sự phủ sóng truyền thông ngay hôm nay

Bây giờ bạn đã biết cách viết một thông cáo báo chí, đã đến lúc thử nghiệm các mẹo mà chúng tôi đã chia sẻ trong bài viết này.

Khi bạn làm điều đó, Brand Monitoring sẽ giúp bạn ghi lại tất cả sự phủ sóng truyền thông mà bạn nhận được. Vì vậy, bạn không phải tốn hàng giờ để kiểm tra tất cả các ấn phẩm mà bạn đã liên hệ.

Đăng ký dùng thử miễn phí trong bảy ngày hôm nay để khám phá những gì công cụ có thể làm cho bạn.