Cách viết brief: Hướng dẫn đầy đủ + Mẫu miễn phí

Một brief tốt là điểm khởi đầu cho dự án mới, phác thảo các yếu tố chính dành cho những bên liên quan và đội ngũ. Mục tiêu của brief là giúp tất cả mọi người tham gia hiểu rõ cần làm gì và vì sao.

Tuy nhiên, cần cân bằng giữa việc cung cấp đủ thông tin để khuyến khích sự sáng tạo và việc khiến đội ngũ sa lầy vào những chi tiết hạn chế sự tự do của họ.

Một brief được lên kế hoạch kỹ lưỡng giúp tiết kiệm thời gian vì bạn sẽ phải trao đổi qua lại ít hơn với agency hoặc đội ngũ thực hiện dự án. Brief cũng ghi lại vai trò và trách nhiệm, giúp làm rõ trách nhiệm giải trình đối với sản phẩm bàn giao.

Brief có thể bao gồm những thông tin khái quát về:

• Lịch sử công ty
• Mục tiêu dự án
• Đối tượng mục tiêu
• Định vị thương hiệu
• Yêu cầu sáng tạo
• Thông điệp chính và tài sản thương hiệu (ví dụ: hướng dẫn về giọng điệu, cách sử dụng logo, định dạng hình ảnh, v.v.)
• Sản phẩm bàn giao (ví dụ: chiến dịch quảng cáo, ebook, video, webinar, v.v.)
• Kỳ vọng (tức là ai chịu trách nhiệm cho từng phần khác nhau của dự án)

Brief nên giúp đội ngũ hoàn thành công việc hiệu quả và đạt được kết quả mong đợi mà không khiến họ choáng ngợp vì quá nhiều chi tiết.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách viết một brief rõ ràng và đầy đủ. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến các ví dụ thực tế và tặng bạn một mẫu creative brief miễn phí.

Mẫu Creative Brief miễn phí

Mẫu brief có thể giúp bạn sắp xếp ý tưởng và phác thảo các yêu cầu của dự án. Viết các chi tiết ra giấy giúp đảm bảo đội ngũ có đủ dữ liệu cần thiết để làm việc tốt nhất.

Tải mẫu miễn phí của chúng tôi tại đây để tạo một brief dễ đọc dựa trên những yếu tố thiết yếu được đề cập bên dưới. Hãy điền vào mẫu trong khi đọc.

Các loại brief

Trong lĩnh vực marketing, thiết kế hoặc quảng cáo, có hai loại brief:

• Project brief. Tổng quan về các yếu tố kỹ thuật chính của dự án, chẳng hạn như sản phẩm bàn giao, đối tượng và tiến độ

• Creative brief. Các chi tiết cụ thể để định hướng công việc sáng tạo (chẳng hạn như chiến dịch quảng cáo hoặc dự án marketing hay thiết kế khác), bao gồm thách thức, đối tượng, thông điệp và giọng điệu, cũng như định dạng

Nếu bạn đang quản lý một dự án có phần việc sáng tạo, có lẽ bạn sẽ cần tạo cả hai loại brief.

Ví dụ: nếu bạn đang tạo một ứng dụng cho doanh nghiệp của mình, project brief sẽ phác thảo những nét chính của dự án:

• Mô tả ứng dụng
• Tổng quan về tổ chức
• Mục tiêu dự án (ví dụ: cải thiện trải nghiệm mua sắm để tăng doanh số)
• Đối tượng mục tiêu
• Tiến độ dự án và các cột mốc quan trọng

Creative brief định hướng các khía cạnh sáng tạo của dự án. Một chiến dịch quảng cáo để quảng bá ứng dụng, chẳng hạn, sẽ cần creative brief giúp các nhóm tạo ra quảng cáo thu hút sự chú ý.

Project Brief và Project Plan

Về cơ bản, brief là phiên bản rút gọn của project plan. Project plan là tài liệu chính thức trình bày chi tiết các nội dung sau:

• Mục tiêu dự án
• Các giai đoạn của dự án
• Hoạt động và nhiệm vụ trong từng giai đoạn
• Ngân sách
• Các bên liên quan và vai trò trong nhóm
• Ngày bắt đầu và kết thúc
• Sản phẩm bàn giao
• Các cột mốc

Project brief cô đọng những thông tin thiết yếu trong project plan thành một hoặc hai trang, giúp các bên liên quan chủ chốt và thành viên nhóm nhanh chóng nắm được những việc cần thực hiện.

10 thành phần thiết yếu của một brief hiệu quả

Dù mỗi brief có mục đích riêng, tất cả đều cần có những loại thông tin cơ bản giống nhau để định hướng sản phẩm cuối cùng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào cách viết creative brief. Tuy nhiên, bất kể thuộc loại nào, mọi brief đều nên bao gồm 10 thành phần nền tảng sau:

1. Tên dự án

Dự án nào cũng cần có tên. Tên gọi giúp sắp xếp mọi thứ và tránh nhầm lẫn khi trao đổi về dự án.

Vì vậy, hãy chọn một cái tên đơn giản và rõ ràng.

Bản brief của Pantone, chẳng hạn, đặt tên dự án theo thử thách sáng tạo mà họ tổ chức:

“Reimagine Your Hometown Through the Language of Colour.”

2. Thông tin nền

Phần thông tin nền về công ty giới thiệu thương hiệu và tập trung vào những đặc điểm hoặc lợi ích chính liên quan đến dự án.

Ví dụ, dưới đây là cách AmazonFresh mô tả dịch vụ trong brief trình bày cách họ tạo dựng nhận diện thương hiệu mới:

Đoạn mở đầu này không kể lịch sử chung chung mà tập trung vào những điểm khác biệt của thương hiệu.

Các gạch đầu dòng giúp người đọc dễ nắm bắt những chi tiết quan trọng liên quan đến công việc.

Nhờ đó, các nhóm hiểu họ đang làm việc cho ai và vì sao.

Thông tin nền có thể có vẻ hiển nhiên với các dự án nội bộ, nhưng đừng xem nhẹ giá trị của việc cung cấp thông tin đầy đủ. Chia sẻ những thông tin này với các nhóm nội bộ giúp họ luôn tập trung.

Thông tin này cũng giúp nhân viên mới hoặc freelancer nhanh chóng bắt nhịp mà không cần tìm hiểu chi tiết toàn bộ lịch sử thương hiệu.

3. Mục tiêu dự án hoặc nội dung

Mục tiêu dự án là trọng tâm của brief. Chúng nêu chính xác những gì khách hàng muốn đạt được.

Hãy xem brief mẫu của PayPal, do Maggie Wang và Alan Arguelles tạo và chia sẻ. Brief tóm tắt mục tiêu của công ty, sau đó bổ sung mục tiêu cụ thể của dự án chỉ trong một dòng:

“Làm rõ những hiểu lầm về thương hiệu và nhắc lại bản chất của PayPal: Một chiếc ví ảo do người dùng kiểm soát.”

Nhiệm vụ này rõ ràng, giúp người sáng tạo nội dung biết chính xác họ cần làm gì (làm rõ những hiểu lầm và nhắc lại mục đích cốt lõi của sản phẩm). Nhiệm vụ cũng nêu thông điệp chính mà nội dung cần truyền tải, kèm lời kêu gọi nổi bật (“Receive money whenever, wherever).

Với các nhóm bên ngoài, việc kết hợp mục tiêu với một vấn đề hoặc mong muốn sẽ rất hữu ích. Nhờ đó, nhóm hiểu được bối cảnh và lý do họ thực hiện công việc.

Sau đây là bản creative brief của Netflix, được nhà thiết kế Laura Ferrari chia sẻ, minh họa cách kết nối mục đích của dự án với những thách thức chính:

Công ty có thể dùng bản creative brief này để lập kế hoạch chiến lược truyền thông trong thời kỳ đại dịch. Chiến lược sẽ hướng đến việc thu hút thêm người đăng ký, giữ chân khách hàng hiện tại và nâng cao nhận diện thương hiệu.

Mục tiêu truyền thông là giải quyết những thách thức cụ thể này bằng cách quảng bá nội dung độc quyền, cho thấy việc ở nhà xem Netflix có thể giúp ngăn COVID-19 lây lan và ra mắt các gói dịch vụ mới.

Bản creative brief của bạn có thể có một hoặc nhiều mục tiêu. Tuy nhiên, mỗi mục tiêu cần gắn với một cơ hội hoặc thách thức mà bạn đang đối mặt.

4. Đối tượng mục tiêu

Một dự án chỉ có thể thành công khi thu hút sự chú ý và khuyến khích đúng đối tượng thực hiện hành động.

Trong bản creative brief, mục đối tượng mục tiêu giúp các nhóm biết họ cần thu hút ai. Thông tin này dựa trên chân dung khách hàng hoặc đặc điểm nhân khẩu học chính của đối tượng (tức nhóm người mà sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hướng đến).
Bạn thường có thể xác định cụ thể hơn đối tượng mục tiêu bằng cách sử dụng dữ liệu khách hàng trong các nền tảng analytics hoặc phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Xác định đối tượng trong bản creative brief giúp đảm bảo công việc dựa trên những gì bạn biết họ yêu thích, thay vì những gì bạn đoán họ có thể thích.

Ví dụ, bản creative brief mẫu của Netflix sử dụng thông tin nhân khẩu học để giúp các nhóm sáng tạo hình dung về đối tượng:

Còn bản creative brief của Burger King bao gồm các đặc điểm hành vi, giúp đội ngũ sáng tạo hình dung về những người họ cần chinh phục:

Thông tin về đối tượng mục tiêu càng cụ thể thì chiến dịch của bạn càng có cơ hội nổi bật giữa vô vàn nội dung và thu hút sự chú ý của đúng người.

5. Thông điệp chính và giọng điệu

Thông điệp định hình cá tính và thái độ bạn muốn thể hiện, cũng như phản ứng bạn mong muốn từ đối tượng mục tiêu.

Thông điệp bao gồm những gì mọi người nên:

• Nghĩ
• Cảm nhận
• Mong muốn
• Làm

Hãy xem bản creative brief mẫu dành cho Gray’s Cookies do Graham Robertson chuẩn bị, với thông điệp tập trung vào định vị “guilt-free” của thương hiệu:

Trong brief, Gray’s muốn khuyến khích người tiêu dùng thử bánh quy của mình. Và thương hiệu dự định làm điều đó bằng cách nói với họ rằng Gray’s cho phép họ “do what they want” và “stop feeling guilty” khi ăn bánh quy.

Chiến dịch quảng cáo không cần lặp lại nguyên văn thông điệp này. Nhưng chiến dịch nên truyền tải đến người dùng rằng họ không cần cảm thấy có lỗi khi ăn bánh quy, theo đúng giọng điệu thương hiệu:

“A safe choice, honest and down-to-earth.”

Thông tin về thông điệp mong muốn và giọng điệu rất quan trọng nếu bạn dự định gửi brief cho một nhóm bên ngoài. Theo một nghiên cứu về dịch vụ viết nội dung thuê ngoài, các công ty thuê ngoài khâu sáng tạo nội dung cho biết việc thiếu hiểu biết về giọng điệu thương hiệu hoặc giá trị kinh doanh là trở ngại lớn nhất khiến sản phẩm bàn giao không đạt yêu cầu.

Nếu bạn có brand guidelines hoặc các ví dụ thành công về thông điệp và giọng điệu từ những chiến dịch trước, hãy liên kết đến chúng trong brief.

Nhóm sáng tạo càng có nhiều tài liệu tham khảo thì càng dễ tái hiện thông điệp của bạn.

Với nội dung dạng văn bản, brief cũng nên bao gồm keywords hoặc cụm từ bạn muốn xuất hiện trong bản nội dung cuối cùng.

Nếu chưa chắc mọi người dùng những từ nào để tìm thương hiệu của mình, các công cụ keyword của Semrush có thể giúp bạn.

Tìm hiểu cách thực hiện trong hướng dẫn của chúng tôi về cách dùng Semrush để nghiên cứu keyword.

6. Phân tích đối thủ cạnh tranh

Hãy đưa thông tin về những đối thủ cạnh tranh gần nhất vào brief.
Trong mẫu brief, cây bút quảng cáo Caroline Gibson đặt cho khách hàng hai câu hỏi quan trọng:

1. Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai?
2. Điều gì khiến bạn độc đáo hoặc khác biệt so với họ?

Với thông tin này, cô ấy có thể:

• Hiểu cách các thương hiệu khác giải quyết cùng một vấn đề
• Nảy ra ý tưởng giúp nội dung quảng cáo của khách hàng trở nên khác biệt
• Định hướng dự án

Biết những gì người khác đang làm sẽ giúp bạn có lợi thế. Điều này giúp bạn cải thiện những điểm họ làm tốt và làm nổi bật những gì bạn làm tốt hơn.

Phần phân tích đối thủ cạnh tranh của bạn không cần quá chuyên sâu. Hãy tập trung vào những nội dung sau:

• Danh sách ba hoặc bốn cái tên
• Liên kết đến website hoặc tài sản marketing (ví dụ: blog, hồ sơ mạng xã hội, landing page, v.v.)
• Những điểm tương đồng
• Những phẩm chất khiến bạn nổi bật

Mẹo chuyên nghiệp: Semrush có thể giúp việc phân tích đối thủ cạnh tranh trở nên dễ dàng hơn với Market Explorer.

7. Sản phẩm bàn giao của dự án

Brief cần nêu rõ những tài sản sẽ được tạo ra, bao gồm các thông số như định dạng, kích thước, v.v. Ví dụ: nếu brief yêu cầu thiết kế logo thương hiệu mới, sản phẩm bàn giao sẽ là logo hoàn chỉnh.

Hãy nêu rõ các quy định và định dạng để đảm bảo sản phẩm bàn giao cuối cùng phù hợp với nhận diện thương hiệu và cẩm nang phong cách nội bộ của bạn.

Bản tóm tắt này dành cho chiến dịch Holiday Inn, chẳng hạn, bao gồm thông tin về các định dạng hình ảnh được chấp nhận:

Danh sách cụ thể về các loại định dạng giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và đảm bảo công việc được thực hiện nhất quán. Danh sách này cũng giúp sản phẩm bàn giao duy trì phong cách mà đối tượng của khách hàng đã quen thuộc.

8. Thông tin về các bên liên quan

Các dự án sáng tạo thường đòi hỏi sự cộng tác. Nhiều người có thể cùng lúc đảm nhận những phần việc khác nhau.

Ví dụ, một dự án thiết kế lại website sẽ có sự tham gia của nhà thiết kế, nhà phát triển và marketer.

Việc xác định các bên liên quan giúp mỗi thành viên trong nhóm nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Đồng thời, mọi người cũng biết cần liên hệ với ai để trao đổi về những khía cạnh cụ thể của dự án.

Liệt kê từng phòng ban và thành viên tham gia công việc. Ví dụ:

• Quản lý dự án: Kate
• Nhóm thiết kế: Paul (thiết kế web), Jen (phát triển)
• Người viết nội dung: Stephen
• Nhóm marketing: Ed (quản lý marketing), Joe (SEO), Steph (chiến dịch email marketing)

9. Hạn chót và các mốc quan trọng của dự án

Liệt kê tất cả hạn chót kèm ngày cụ thể để mọi người có thể lên kế hoạch phù hợp và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.

Hạn chót thường phụ thuộc vào một chuỗi các mốc quan trọng. Hãy chia nhỏ chúng thành những nhiệm vụ cơ bản nhất để mọi việc đi đúng kế hoạch. Chẳng hạn, nội dung blog cần được viết, biên tập và hiệu đính trước khi xuất bản, vì vậy hãy thêm từng nhiệm vụ vào lịch trình.

Ví dụ về bản tóm tắt thiết kế này từ Slider Revolution có lịch trình cho từng phần của dự án:

Các ngày cụ thể giúp nhóm thiết kế hiểu rõ công việc. Họ biết mình cần làm gì và có bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ.

10. Thông tin phân phối

Với các tài sản sáng tạo, hãy nêu cách phân phối sản phẩm hoàn thiện (ví dụ: qua Facebook, Google Ads, email, v.v.).

Dù việc có một chiến lược phân phối nêu rõ cách thức và thời điểm bạn chia sẻ tài sản là rất quan trọng, bản tóm tắt chỉ cần nêu những kênh bạn sẽ sử dụng. Thông tin này sẽ ảnh hưởng đến thiết kế và phong cách nội dung.

Ví dụ, thông cáo báo chí sẽ có hình thức và giọng điệu khác với bài đăng trên mạng xã hội. Vì vậy, hãy đảm bảo nhóm sáng tạo hiểu rõ nội dung cuối cùng sẽ được chia sẻ ở đâu.

Thông tin phân phối trong bản tóm tắt sáng tạo có thể được trình bày như sau:

• Phân phối. Nội dung sẽ được đăng trên blog tin tức của công ty và PR Newswire.

Cách viết bản tóm tắt

Sau đây là các bước viết bản tóm tắt:

1. Đặt mục tiêu theo khuôn khổ SMART

Khi xác định mục tiêu cho dự án hoặc nội dung, hãy nghĩ đến mục tiêu kinh doanh cuối cùng. Mục tiêu này rộng hơn mục tiêu của bản tóm tắt.

Ví dụ, mục tiêu của bản brief cho Burger King có thể là giúp nhiều người trẻ biết đến món burger nướng trên lửa hơn.

Điều này có thể góp phần thực hiện mục tiêu kinh doanh lớn hơn là tăng doanh số hoặc giảm độ tuổi trung bình của tệp khách hàng. Burger King sẽ có những chiến dịch khác (ví dụ: content marketing hoặc social media marketing) cũng góp phần vào mục tiêu rộng hơn của thương hiệu.

Mục tiêu chính không nhất thiết phải xuất hiện trong brief, nhưng bạn nên cân nhắc mục tiêu này khi viết brief.

Khi xác định mục tiêu cuối cùng, hãy cụ thể hóa mục tiêu. Thay vì đặt mục tiêu “get more customers,” hãy đặt mục tiêu “get 300 more clients by the end of November.”

Điều này giúp bạn có một đích đến cụ thể để hướng tới và xây dựng brief tập trung hơn.

Hãy sử dụng SMART framework để đặt mục tiêu:

• Cụ thể
• Có thể đo lường
• Có thể hành động
• Phù hợp
• Có thời hạn

2. Xác định vấn đề hoặc cơ hội bạn đang giải quyết

“why” của dự án cung cấp bối cảnh và lý do hình thành brief. Các nhóm cần biết vấn đề, thách thức hoặc cơ hội mà họ đang giải quyết.

Để truyền tải thông tin này, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Điều gì đã đưa bạn đến vị trí hiện tại?
• Điều gì đang cản trở bạn tiến lên?
• Hoàn thành brief này sẽ giúp bạn cải thiện như thế nào?

Hãy xem đoạn trích này về “why” trong một creative brief của WWF:

Trong ba đoạn, brief xác định vấn đề và thách thức. Người đọc có thể nhanh chóng hiểu được:

• WWF đã đi đến vị trí hiện tại như thế nào. WWF được truyền cảm hứng từ cam kết với thế giới tự nhiên. Tổ chức này hoạt động để bảo vệ môi trường sống và các loài động vật.

• Vấn đề đang cản trở họ tiến lên. Tổ chức không thể chỉ dựa vào chính phủ hoặc các NGO. Cần mọi người cùng chung tay để tiếp tục công việc.

• Giải quyết brief sẽ giúp ích như thế nào. Truyền cảm hứng cho thế hệ mới để họ hiểu rằng tất cả chúng ta đều tác động đến hành tinh sẽ giúp nhiều người hơn tham gia vào hoạt động này.

Hãy cố gắng trả lời mỗi câu hỏi trong hai hoặc ba câu. Cách này giúp bạn tập trung vào điều quan trọng và trình bày “why” một cách súc tích.

3. Xác định đối tượng mục tiêu

Nhóm thực hiện brief cần hình dung rõ đối tượng của bạn để có thể đáp ứng mong muốn và nhu cầu của họ.

Tối thiểu, brief cần nêu rõ các thông tin sau về đối tượng mục tiêu:

• Giới tính
• Độ tuổi
• Mức lương trung bình
• Địa điểm (nếu dự án phụ thuộc vào địa điểm)
• Sở thích

Sau đây là cách bản brief mẫu của PayPal mô tả khách hàng mà thương hiệu muốn nhắm đến:

Đọc phần này giúp bạn hình dung rõ hơn. Chiến dịch hướng đến những thiếu niên đang ngày càng tự lập và muốn kiểm soát tiền bạc của mình nhiều hơn.

Nếu bạn sử dụng Google Analytics đối với website của bạn, bạn sẽ tìm thấy thông tin nhân khẩu học của đối tượng trong mục “User” của “Reports.”

Bổ sung thông tin này bằng báo cáo “Audience” của Semrush trong Market Explorer để xem phân tích chi tiết về nhân khẩu học trong ngành của bạn.

Nếu bạn có một website đã hoạt động ổn định và đạt thứ hạng tốt trên Google với nhiều keyword, hãy nhập domain website để có cái nhìn tổng quan về ngành của mình. Nếu website của bạn còn mới và chưa đạt thứ hạng tốt, hãy sử dụng website của một doanh nghiệp nổi tiếng trong thị trường.

Dù chọn cách nào, sau khi nhập domain vào công cụ, bạn sẽ thấy Market Audience Summary. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy đặc điểm của những phân khúc đối tượng lớn nhất, bao gồm:

• Nhân khẩu học (độ tuổi và giới tính)
• Kinh tế xã hội (tình trạng việc làm, thu nhập, trình độ học vấn và quy mô hộ gia đình)
• Hành vi (sở thích và các trang mạng xã hội yêu thích)

Hãy dùng thông tin này để xây dựng chân dung chính xác về khách truy cập và những người bạn muốn nhắm đến.

4. Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh chính

Các đối thủ cạnh tranh chính nên xuất hiện ở đầu danh sách trong phần phân tích đối thủ cạnh tranh của bản brief.

Có thể khó nhận ra một số doanh nghiệp chủ chốt khác. Tuy nhiên, việc đưa họ vào bản brief rất quan trọng để các nhóm có cái nhìn rõ ràng về bức tranh thị trường.

Hãy dùng Market Explorer để nhanh chóng tìm đối thủ cạnh tranh. Semrush sẽ hiển thị các đối thủ hàng đầu dựa trên thị phần và traffic website. Bạn chỉ cần nhập website của mình vào công cụ. (Hoặc nếu website của bạn chưa hoạt động hiệu quả trên các công cụ tìm kiếm, hãy nhập website của một doanh nghiệp nổi tiếng trong ngành.)

Trong ví dụ này, ta thấy các đối thủ cạnh tranh hàng đầu của Booking.com là Tripadvisor và Expedia:

Growth Quadrant cũng cho thấy Kayak và AAA là Niche Players (các công ty mới hơn hoặc có mức tăng trưởng thấp so với phần còn lại của thị trường) đang phát triển thành Game Changers.

Niche Players là đối tượng nghiên cứu hữu ích. Vì cần tạo sự khác biệt so với các đối thủ lâu năm, họ thường đưa ra những ý tưởng và chiến lược mới mẻ. Các chiến thuật này có thể truyền cảm hứng cho đội ngũ sáng tạo.

Truy cập website của từng đối thủ cạnh tranh xuất hiện trong Market Explorer và ghi chú những điều sau:

• Họ cung cấp những gì
• Họ làm tốt điều gì
• Bạn làm khác biệt ở điểm nào

Hãy đưa những thông tin này vào phần phân tích đối thủ cạnh tranh trong bản brief để định hướng nghiên cứu.

5. Mô tả đầy đủ tầm nhìn sáng tạo

Một bản brief tốt giúp hiện thực hóa tầm nhìn của bạn bằng cách mô tả rõ ràng kết quả cuối cùng. Khi trình bày tầm nhìn này trong phần sản phẩm bàn giao của dự án, hãy chia nhỏ nội dung. Thay vì cố gắng tuôn ra mọi thông tin cùng lúc, hãy nêu cụ thể từng khía cạnh của kết quả mong muốn.

Charity & Biscuits’ bản brief viết nội dung dành cho khách hàng này làm rất tốt điều đó.

Thay vì đặt những câu hỏi chung chung như “what is your project?” hoặc “what content do you need?”, Charity & Biscuits đặt câu hỏi cụ thể để thu thập thông tin thiết yếu.

Dưới đây là các câu hỏi về dự án, nội dung và giọng điệu mà bản brief đưa ra:

Dự án của bạn

• Mô tả ngắn gọn dự án tổng thể mà nội dung sẽ là một phần trong đó

• Nội dung sẽ xuất hiện dưới định dạng nào?

• Bạn muốn nội dung này đạt được điều gì (ví dụ: truyền cảm hứng để mọi người quyên góp)?

Nội dung của bạn

• Nội dung cần truyền tải những thông điệp chính nào (hãy cung cấp chi tiết cụ thể)?

• Call to action của bạn là gì (ví dụ: truy cập website hoặc đăng ký nhận email newsletter)?

• Số lượng từ lý tưởng hoặc giới hạn số từ tối đa của bạn là bao nhiêu?

• Điểm quan trọng nhất mà nội dung cần truyền tải là gì? Nếu độc giả chỉ nhớ một điều sau khi đọc, bạn muốn đó là điều gì?

• Có slogan hoặc câu nào đã được thống nhất trước mà bạn muốn đưa vào nội dung không?

• Bạn có hình ảnh đi kèm nội dung không?

Giọng điệu thương hiệu của bạn

• Mô tả giọng điệu thương hiệu của bạn (ví dụ: ấm áp, thân thiện nhưng không quá suồng sã)

Những câu hỏi này giúp khách hàng của Charity & Biscuits làm rõ suy nghĩ và đưa ra câu trả lời đóng góp trực tiếp cho dự án và nội dung. Chúng giúp định hình tầm nhìn, để copywriter dễ dàng tạo ra sản phẩm đáp ứng kỳ vọng hơn.

6. Đặt deadline cho từng cột mốc

Hãy cân nhắc các yêu cầu chính của dự án khi đặt deadline và xác định các cột mốc trong brief.

Ví dụ, bạn lập brief để tạo một chiến dịch quảng cáo. Chiến dịch này là một phần trong chiến lược rộng hơn nhằm đạt mục tiêu có thêm 300 khách hàng vào cuối tháng 11.

Hãy xác định thời điểm cần xuất bản dự án hoặc tài sản để góp phần đạt mục tiêu. Trung bình, các chiến dịch quảng cáo kéo dài khoảng ba tháng. Vì vậy, deadline của bạn là ngày 31 tháng 8.

Tính ngược từ deadline để lập timeline bao gồm những nội dung sau:

• Ngày bắt đầu
• Bàn giao phiên bản cuối cùng
• Các cột mốc
• Deadline cho các công việc nhỏ (ví dụ: thiết kế, viết, biên tập, v.v.)

Lộ trình đó có thể như sau:

• Thời gian thực hiện dự án: Ngày 1 tháng 7 đến ngày 31 tháng 8
• Ngày 1 tháng 7: Cuộc họp khởi động
• Ngày 20 tháng 7: Bàn giao bản nháp nội dung quảng cáo
• Ngày 25 tháng 7: Duyệt nội dung quảng cáo
• Ngày 4 tháng 8: Bàn giao bản thiết kế quảng cáo đầu tiên
• Ngày 13 tháng 8: Duyệt thiết kế quảng cáo
• Ngày 20 tháng 8: Gửi quảng cáo cho nhà xuất bản
• Ngày 25 tháng 8: Tải quảng cáo lên Google Adwords và Facebook Ads
• Ngày 31 tháng 8: Quảng cáo bắt đầu chạy

Nếu brief dành cho đội ngũ nội bộ, hãy thêm timeline đầy đủ để các thành viên theo dõi quy trình làm việc và trao đổi với nhau, đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Nếu bạn đang tạo brief cho freelancer hoặc agency, hãy tập trung vào những ngày quan trọng cho các nhiệm vụ của họ. Chẳng hạn, copywriter chỉ cần biết khi nào phải hoàn thành nội dung.

7. Rà soát brief và thu thập phản hồi

Sau khi soạn xong brief, hãy rà soát lại để xem có thể cải thiện ở đâu. Chia sẻ brief với đội ngũ và thu thập phản hồi.

Hãy đặt những câu hỏi sau:

• Brief đã làm rõ những gì cần thực hiện chưa?
• Brief có dễ hiểu không?
• Có thuật ngữ chuyên môn nào không cần thiết không?
• Các thuật ngữ trong ngành và từ viết tắt đã được giải thích rõ chưa?

• Tất cả thông tin có liên quan không?
• Chúng ta có thể bổ sung điều gì nữa?

Brief là một tài liệu luôn được cập nhật. Trước khi công việc bắt đầu, hãy cởi mở với các ý tưởng và chỉnh sửa. Cách tốt nhất để phát hiện những điều bạn có thể bỏ sót là tìm một góc nhìn mới.

Viết brief truyền cảm hứng cho những sản phẩm xuất sắc

Một brief tốt định hướng và truyền cảm hứng cho đội ngũ dự án. Nhiệm vụ của bạn là đưa ra định hướng mà không hạn chế sự sáng tạo.

Viết brief với chiến lược rõ ràng sẽ giúp các sản phẩm bàn giao cuối cùng đáp ứng đúng tầm nhìn của bạn. Hãy hoàn thiện brief bằng mẫu có sẵn để giúp người sáng tạo bắt tay vào việc ngay và đảm bảo bạn đạt được mục tiêu.