Bạn đã bao giờ chật vật tìm địa chỉ email của ai đó chưa? Từng dành hàng giờ liền để Crawling trên web, cố tìm dù chỉ một manh mối về cách liên hệ với họ?
Tìm địa chỉ email có thể rất khó, điều đó không thể phủ nhận. Nhưng hướng dẫn này sẽ giúp bạn. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn khám phá nhiều lựa chọn, để tìm ra một địa chỉ tưởng chừng bí ẩn ngay cả khi bạn cảm thấy mình đã thử mọi cách khác.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giới thiệu cho bạn một vài cách tiếp cận mới và giúp bạn đẩy nhanh quá trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoặc săn tìm địa chỉ email.
Tìm email không nhất thiết phải khó
Với vai trò marketer, có nhiều lý do khiến bạn cần tìm địa chỉ email của ai đó. Tuy nhiên, những lý do phổ biến nhất thường là để thực hiện chiến dịch Outreach cho Link Building, influencer marketing hoặc tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho hoạt động bán hàng.
Bạn có thể áp dụng hầu hết các cách tiếp cận dưới đây cho nhiều mục đích; những cách chỉ phù hợp với một chiến thuật cụ thể sẽ được đánh dấu rõ ràng.
Website của công ty hoặc ấn phẩm
Có lẽ nơi tốt nhất để bắt đầu là website của công ty hoặc ấn phẩm. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây thường là cách nhanh nhất để tìm cách liên hệ với người mà bạn cần kết nối.
Tuy vậy, thông tin liên hệ không phải lúc nào cũng nằm ở nơi bạn nghĩ. Biết cần tìm ở đâu sẽ giúp bạn tìm thông tin mình cần dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Trang liên hệ
Trang liên hệ trên website nên là nơi đầu tiên bạn tìm đến.
Dù bạn thường chỉ thấy một địa chỉ email chung được liệt kê, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.
Nếu bạn đang thực hiện email outreach để quảng bá nội dung, đôi khi bạn có thể tìm thấy thông tin của biên tập viên tại đây. Bạn cũng có thể tìm thấy thông tin liên hệ của những người chủ chốt trong các mục khác nhau trên website công ty.
Trang đội ngũ và tác giả
Dù muốn gửi đề xuất cho một nhà báo hay một nhân sự chủ chốt trong doanh nghiệp, bạn thường có thể tìm thấy thông tin liên hệ cần thiết trên trang đội ngũ và tác giả.
Thông thường, bạn sẽ tìm thấy liên kết đến những trang này trong menu điều hướng của website. Nếu đó là website doanh nghiệp, đôi khi liên kết nằm trên trang 'About Us'.
Nếu đang tìm trang tiểu sử tác giả, bạn thường có thể truy cập trang đó qua liên kết trong bất kỳ bài viết nào do nhà báo viết.
Trong một số trường hợp, bạn có thể không được cung cấp địa chỉ email mà thay vào đó là một biểu mẫu như ví dụ bên dưới; nhưng điều này vẫn có nghĩa là bạn có thể liên hệ với người nhận (đáng để thử).
Tìm email bằng Google Search Operators
Nếu không tìm thấy thông tin trên website của công ty hoặc ấn phẩm, bạn có thể thử tìm kiếm trên Google bằng một hoặc nhiều toán tử tìm kiếm nâng cao có thể giúp bạn tìm được thông tin cần thiết.
Đây là những cách đơn giản để tinh chỉnh tìm kiếm và nhận được kết quả chi tiết hơn.
Khi muốn tìm địa chỉ email của ai đó, bạn có thể thử các toán tử tìm kiếm sau:
[name] + email
[name] + contact
[name] + "company or publication"
site:website.com + [name] + email
name@domain.com / firstname.surname@domain.com
Với cách cuối cùng, về cơ bản, bạn đang thử đoán các biến thể địa chỉ email dựa trên tên và domain của người đó, rồi dùng Google để xác minh và kiểm tra tính hợp lệ.
Thông thường, ngay cả khi đoán sai, bạn vẫn sẽ thấy biến thể chính xác xuất hiện trong kết quả.
Công cụ tìm email
Đôi khi, cách dễ nhất để tìm địa chỉ email của ai đó là sử dụng một trong nhiều công cụ chuyên dụng được tạo ra để hỗ trợ việc này. Một số công cụ miễn phí và có thể giúp bạn tìm địa chỉ email của một người chỉ trong vài giây.
Dưới đây là những công cụ chúng tôi đề xuất:
Hunter
Hunter cho biết công cụ có thể giúp bạn “find email addresses in seconds”; nếu biết domain trong địa chỉ email của người đó, đây là một tuyên bố khá chính xác.
Sau khi nhập domain, bạn sẽ nhận được các gợi ý về định dạng email và nguồn, giúp củng cố tính xác thực của địa chỉ. Tài khoản miễn phí cho phép bạn thực hiện 50 lượt tìm kiếm mỗi tháng.
Find That Email
Find That Email tự nhận mình là “The Yellow Pages for Email.” Ngoài việc giúp bạn tìm địa chỉ email, công cụ này còn xác minh danh sách với mọi quy mô để ngăn email bị trả lại ngay lập tức và tích hợp với hơn 500 ứng dụng như Mail Chimp, Salesforce và Hubspot.
Điểm hữu ích nổi bật của công cụ này là bạn cũng có thể dùng nó để tìm địa chỉ email của một người thông qua hồ sơ mạng xã hội của họ, “with a single click.”
Discoverly
Khác với những gợi ý khác ở trên, Discoverly có thể giúp bạn tìm thông tin email của khách hàng tiềm năng ngay trong hộp thư đến, đồng thời tổng hợp thông tin mạng xã hội từ Gmail, Facebook, Twitter và LinkedIn.
Sau đó, công cụ hiển thị một thanh bên nhỏ trong hộp thư đến của bạn. Bạn cần thử một vài biến thể địa chỉ email khác nhau, rồi Discoverly sẽ đánh dấu lựa chọn có khả năng chính xác cao nhất.
Tất nhiên, đây không phải là những công cụ duy nhất có thể giúp bạn tìm địa chỉ email của ai đó; các lựa chọn khác gồm:
Semrush Link Building Tool
Công cụ Link Building của Semrush có thể giúp bạn tìm địa chỉ email để tìm kiếm cơ hội Link Building và Outreach.
Sau khi xem xét các đối tượng tiềm năng được công cụ đề xuất và chuyển một hoặc nhiều đối tượng sang tab 'in progress', bạn sẽ thấy các địa chỉ email được đề xuất ngay bên dưới nút 'contact'.
Công cụ này giúp bạn dễ dàng xem những lựa chọn hiện có. Nếu trước đây bạn gặp khó khăn khi tìm địa chỉ email ở nơi khác, hãy thử tìm các đối tượng tiềm năng bằng công cụ này.
Bạn cũng có thể theo dõi tiến độ của mọi email gửi qua công cụ, nhờ đó dễ dàng biết ai đã hoặc chưa phản hồi yêu cầu của bạn.
Sử dụng cơ sở dữ liệu truyền thông để thu thập email
Dù đây không phải lựa chọn tiết kiệm chi phí, nếu làm trong lĩnh vực PR và Outreach, bạn thường sẽ thấy đáng để đăng ký cơ sở dữ liệu truyền thông nhằm tìm thông tin liên hệ của các nhà báo tiềm năng.
Ưu điểm của cơ sở dữ liệu truyền thông là thường có đội ngũ liên tục bổ sung và cập nhật dữ liệu. Vì vậy, nếu một nhà báo chuyển sang ấn phẩm mới, thông tin của họ cũng sẽ được cập nhật.
Bạn có thể phải trả từ $$$ mỗi tháng để truy cập cơ sở dữ liệu truyền thông. Tuy nhiên, khoản phí này rất đáng nếu bạn triển khai Outreach và gửi đề xuất PR trên quy mô lớn. Đây là cách tuyệt vời không chỉ để tìm thông tin liên hệ của một người mà còn để tạo danh sách truyền thông đầy đủ và tìm các đối tượng tiềm năng mới, tất cả trên cùng một nền tảng.
Có nhiều lựa chọn, nhưng chúng tôi có một số gợi ý về các cơ sở dữ liệu truyền thông phổ biến nhất:
Các cách dùng Twitter để tìm email
Có nhiều cách dùng Twitter để tìm địa chỉ email. Đây là phương pháp nhanh chóng và đơn giản để thử tìm thông tin liên hệ mà bạn chưa tìm được.
Hồ sơ Twitter
Nếu tìm được một nhà báo (khả năng cao hơn so với một khách hàng tiềm năng) trên Twitter, có thể họ đã liệt kê địa chỉ email trong phần tiểu sử.
Nhà báo cần nhận các đề xuất câu chuyện, và PR gửi đề xuất cùng thông tin thường được hoan nghênh. Điều này có nghĩa là họ cần chia sẻ email liên hệ của mình rộng rãi.
Nếu biết tên nhà báo, hãy truy cập trang Twitter của họ và kiểm tra phần tiểu sử.
Đây chỉ là một ví dụ; bạn có thể tìm thấy nhiều trường hợp khác.
Tìm kiếm nâng cao trên Twitter
Nếu không thấy email liên hệ trên trang Twitter của ai đó, điều đó không có nghĩa là bạn không thể tìm được email qua nền tảng này.
Sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao của Twitter có thể hữu ích. Không hiếm trường hợp ai đó chia sẻ địa chỉ email trong một Tweet. Có thể có người liên hệ và hỏi địa chỉ, hoặc họ trả lời và cung cấp địa chỉ để tiếp tục cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, mọi người thường thay dấu . và @ trong địa chỉ bằng 'dot' hoặc 'at'.
Bạn có thể dùng tính năng tìm kiếm nâng cao để tìm thông tin này; tính năng cung cấp nhiều lựa chọn để bạn thử:
Đừng quên thử các biến thể khác nhau nếu lần đầu chưa thành công. Bạn cũng có thể tìm các lượt nhắc đến:
- địa chỉ email
- gửi email cho tôi
- email của tôi
- @domain.com (dùng tên miền của họ)
- thông tin liên hệ
Bạn luôn có thể Tweet và hỏi!
Nếu không tìm thấy địa chỉ email liên hệ của ai đó được công khai trên Twitter, hãy cân nhắc Tweet cho họ và hỏi xin địa chỉ. Kết quả tìm kiếm nâng cao cho thấy cách này thường hiệu quả và chắc chắn đáng để thử.
LinkedIn là nền tảng lý tưởng để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, nhưng bạn cũng có thể dùng nền tảng này để tìm thông tin liên hệ của nhà báo, đội ngũ marketing và những người khác mà bạn có thể cần liên hệ trong công việc.
Hồ sơ LinkedIn
Truy cập hồ sơ LinkedIn của một người, bạn sẽ thấy nút 'Contact info' trên hồ sơ của họ.
- Bạn cũng có thể xem thông tin này của các kết nối cấp độ 2, cũng như những người đã kết nối với bạn.
- Nhấp vào liên kết để xem thông tin của họ.
- Đôi khi thông tin này có địa chỉ email, đôi khi thì không, nhưng chắc chắn đáng để thử.
Xuất danh sách liên hệ trên LinkedIn
Nếu đã kết nối với ai đó trên LinkedIn, bạn có thể xuất danh sách kết nối của mình. Tệp xuất này có thể bao gồm địa chỉ email của họ, tùy thuộc vào cài đặt hiển thị mà họ đã chọn.
Để xuất danh bạ:
- Nhấp vào biểu tượng 'Me' ở đầu trang chủ LinkedIn.
- Chọn Settings & Privacy.
- Chọn tab Privacy.
- Trong phần 'How LinkedIn uses your data', nhấp vào 'Change' bên cạnh Download your data.
- Bạn sẽ được chuyển đến trang 'Download your data page', nơi có thể chọn Connections.
- Bạn sẽ nhận được email tại địa chỉ email của tài khoản, kèm theo liên kết để tải dữ liệu này.
Đăng ký nhận bản tin
Khi đăng ký nhận bản tin qua email, bạn thường thấy bản tin được gửi từ tài khoản của một người trong doanh nghiệp, hoặc email đầu tiên bạn nhận được sẽ giới thiệu một người nào đó tại công ty.
Dĩ nhiên, địa chỉ gửi có thể là newsletter@domain.com, hello@ hoặc tương tự, nhưng bạn vẫn nên thử. Đôi khi, cách này ít nhất có thể giúp bạn hiểu cấu trúc địa chỉ email mà doanh nghiệp sử dụng và tìm ra hướng phù hợp.
Sau khi đăng ký, hãy để ý email gửi đến và kiểm tra địa chỉ email của người gửi.
Một lựa chọn khác là trả lời một email newsletter. Email này có thể được chuyển đến người trong doanh nghiệp, người ít nhất có thể giới thiệu bạn với người mà bạn cần trao đổi.
Danh bạ doanh nghiệp địa phương và Google My Business (GMB)
Cách này hiệu quả hơn khi bạn nhắm đến các doanh nghiệp địa phương nhỏ có ít nhân viên. Tuy nhiên, xem qua các danh bạ địa phương của công ty, bao gồm cả hồ sơ Google My Business, có thể giúp bạn tìm được địa chỉ email.
Đáng tiếc là địa chỉ bạn tìm được thường là email chung. Tuy nhiên, nếu đó là một công ty nhỏ do chủ sở hữu điều hành, người trả lời có thể là nhà sáng lập hoặc giám đốc.
Khi bắt đầu kinh doanh, chủ sở hữu thường tạo nhiều danh bạ doanh nghiệp, và bạn có thể tìm thấy thông tin liên hệ của họ trong đó.
Bạn luôn có thể đoán
Nếu mọi cách đều không hiệu quả, hãy thử đoán. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng cách này vẫn tốt hơn là bỏ lỡ một cơ hội.
Trong hầu hết trường hợp, địa chỉ email của một công ty (và ấn phẩm) tuân theo một định dạng khá phổ biến. Bạn có thể thử các dạng sau:
- firstname@company.com
- firstname.lastname@company.com
- initial.lastname@company.com
- initiallastname@company.com
Trong hầu hết trường hợp, số biến thể không nhiều. Tuy nhiên, một số công ty lớn thường dùng chữ cái viết tắt của tên đệm hoặc thêm số vào cuối những tên bị trùng trong công ty. Dù vậy, điều này khá hiếm.
Nếu đoán sai, bạn sẽ nhận được thông báo email bị trả lại đối với những địa chỉ không tồn tại. Nếu không nhận được thông báo này, nhiều khả năng email của bạn đã được gửi thành công đến một người nào đó.
Đây chắc chắn là phương án cuối cùng, nhưng vẫn tốt hơn là bỏ lỡ một cơ hội. Trong hầu hết trường hợp, bạn chẳng có gì để mất — kịch bản xấu nhất là email bị trả lại.
Nếu không muốn chơi trò đoán địa chỉ rồi chờ email bị trả lại, đặc biệt khi cần gửi nhiều hơn vài email, bạn có thể dùng công cụ xác minh email để đảm bảo địa chỉ email bạn tìm được hoặc đoán ra có tồn tại, hợp lệ và có thể nhận email.
Quy định về việc liên hệ qua email với đối tượng mục tiêu chưa từng tương tác
Việc tìm địa chỉ email của một người khá phổ biến, nhưng chúng ta cần hiểu các quy tắc và quy định về việc chủ động gửi email cho những người chưa từng tương tác.
Trong vài năm qua, có rất nhiều cuộc thảo luận về GDPR và điều đó hoàn toàn có lý; bạn cần hiểu rằng quy định này không điều chỉnh email gửi lạnh. Ngay cả khi GDPR hiện đã được thực thi đầy đủ, doanh nghiệp vẫn được phép gửi email gửi lạnh.
Vậy GDPR tồn tại để làm gì? Nói đơn giản, mục đích chính của quy định này là bảo vệ dữ liệu cá nhân của công dân EU. GDPR tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, chứ không nhằm ngăn doanh nghiệp gửi email.
Khi gửi email với tư cách doanh nghiệp, bạn đang xử lý dữ liệu cá nhân, vì vậy đây không phải là việc có thể đơn giản bỏ qua.
Đây là một bài viết rất hay về ý nghĩa của GDPR đối với doanh nghiệp trong hoạt động gửi email. Mỹ không có quy định tương đương GDPR, nhưng các công ty vẫn phải tuân thủ những quy định này nếu bạn gửi email cho doanh nghiệp ở EU. Mỹ có đạo luật CAN-SPAM và cung cấp một hướng dẫn tuân thủ dành cho doanh nghiệp.
Bạn tuyệt đối không nên gửi spam. Không bao giờ. Hãy đảm bảo email bạn gửi được nhắm đến những cá nhân và doanh nghiệp thực sự có thể hưởng lợi từ đề nghị hoặc lời chào hàng của bạn. Luôn lịch sự và xóa bất kỳ ai yêu cầu ngừng nhận email khỏi danh sách gửi thư.
Chúng tôi hiểu rằng việc tìm địa chỉ email của ai đó có thể rất khó. Hy vọng những cách trên sẽ giúp bạn tìm được thông tin liên hệ mình cần. Bạn thử càng nhiều cách thì cơ hội tìm được địa chỉ càng cao. Nếu có mẹo nào khác, hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận.
Đưa góc nhìn thành kế hoạch.
Chia sẻ website và mục tiêu để LionTech tư vấn giải pháp phù hợp.
Đăng ký tư vấn ↗