Cách tạo proposal chi tiết cho khách hàng để chốt hợp đồng (chỉ trong một nửa thời gian)

Những proposal chi tiết và được tùy chỉnh kỹ lưỡng đã góp phần lớn vào thành công của agency tôi kể từ khi tôi tự điều hành mọi việc vào năm 2001.

Một proposal được chuẩn bị kỹ càng và thiết kế riêng có thể giúp bạn thu hút những khách hàng giá trị cao mà bạn thực sự muốn hợp tác.

Vấn đề là để hoàn thiện một proposal xuất sắc có thể cần rất nhiều thời gian và công sức. Trước đây, khi tự mình làm proposal (ngoài vô số công việc khác), tôi thường mất từ 6-12 giờ làm việc tập trung để hoàn thành một bản tốt. Điều đó đồng nghĩa với việc tôi liên tục phải giằng co giữa nỗ lực phát triển doanh nghiệp và phục vụ những khách hàng hiện có.

Nếu muốn phát triển doanh nghiệp và sau này để người khác tạo proposal theo tiêu chuẩn của mình, tôi cần làm cho quy trình này hiệu quả hơn.

Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ một số chiến lược giúp chúng tôi tạo proposal chất lượng chỉ trong một nửa thời gian so với trước đây.

Cho khách hàng tiềm năng thấy bạn hiểu doanh nghiệp, ngành và mục tiêu của họ

Bạn đã bao giờ nhận được một “proposal” mà bạn biết chắc chỉ mất 5 phút để tạo bằng cách chèn tên mình vào một mẫu nội dung có sẵn chưa? Đến lúc đó, nội dung có hay đến đâu cũng không còn quan trọng; bạn sẽ cảm thấy mình không đáng để họ bỏ công sức, và mối quan hệ đã bị tổn hại.

Khách hàng tiềm năng muốn cảm thấy tin tưởng rằng bạn đã lắng nghe những mối bận tâm của họ, đặt những câu hỏi phù hợp và tìm hiểu kỹ trước khi nghe bạn giới thiệu dịch vụ. Nếu bạn đang cạnh tranh với các agency khác, đây sẽ là yếu tố then chốt giúp dịch vụ của bạn nổi bật.

Trong suốt những năm làm công việc này, chưa từng có khách hàng mới nào nói rằng họ chọn hợp tác với chúng tôi thay vì đối thủ vì chúng tôi rẻ hơn. Thay vào đó, lý do hầu như luôn là những điều như “you guys really took the time to understand us, they didn’t."

Chúng tôi duy trì tỷ lệ chốt hợp đồng 70% bằng cách trình bày rõ ràng “here’s where you are,” “here’s where you want to be” và “here’s how we’ll get you there,” đồng thời đưa ra dữ liệu thuyết phục và kỳ vọng thực tế.

Sử dụng công cụ phù hợp để thu thập dữ liệu

Chúng tôi có thể tạo hầu hết các bản đề xuất bằng 2 công cụ: một công cụ để tìm kiếm dữ liệu, công cụ còn lại để thu thập và trình bày những thông tin phù hợp.

SEMrush là một trong những công cụ yêu thích của tôi để thu thập dữ liệu, vì bạn có thể nhanh chóng nắm được tổng quan về một ngành, xu hướng, đối thủ cạnh tranh và vị thế của khách hàng tiềm năng giữa vô vàn thông tin. Nếu dự định trình bày đề xuất kết hợp nhiều dịch vụ digital marketing, bạn cần có dữ liệu làm cơ sở cho các đề xuất của mình.

Trong quá trình sử dụng SEMrush, chúng tôi tìm hiểu thêm về ngành, search terms và đối thủ cạnh tranh của họ. Chúng tôi tiếp tục khai thác SEMrush để tìm thông tin cụ thể, chẳng hạn như nỗ lực và chiến thuật cần thiết cho SEO, ngân sách và ROI cho paid search, cũng như Share of Voice của khách hàng tiềm năng. Bằng cách xem hồ sơ của đối thủ cạnh tranh và những đơn vị dẫn đầu trong các ngành tương tự, chúng tôi nhanh chóng nhận ra những khoảng trống và điểm khách hàng tiềm năng còn yếu.

Sau khi nghiên cứu xong, chúng tôi cần đơn giản hóa những phát hiện để làm rõ cơ sở cho đề xuất của mình.

Thay vì trích xuất hàng loạt trang báo cáo khiến khách hàng tiềm năng choáng ngợp, tôi thích dùng Jing. Công cụ chụp màn hình nhỏ gọn này giúp chúng tôi dễ dàng chụp lại những phần quan trọng trên màn hình. Công cụ rất hữu ích để tô sáng, vẽ mũi tên và thêm nhận xét mà không cần dùng đến phần mềm như Photoshop.

Cách xây dựng câu chuyện cho bản đề xuất

Với những công cụ trên, chúng tôi có thể xây dựng câu chuyện thuyết phục trong bản đề xuất. Tóm lại, nội dung sẽ như sau:

Bạn nên đưa bao nhiêu thông tin về công ty vào bản đề xuất?

Có thể bạn đang băn khoăn liệu có nên đưa thông tin về công ty, kinh nghiệm, portfolio, v.v. vào bản đề xuất hay không.

Tôi chỉ có thể nói rằng: còn tùy.

Trong trường hợp của chúng tôi, hầu hết khách hàng tiềm năng đã tìm hiểu những thông tin đó trước khi liên hệ, và chúng tôi cũng đã trao đổi về chúng qua một số cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu và email.

Vì vậy, chúng tôi thường không đưa những thông tin này vào, trừ khi người liên hệ sẽ trình bày lại bản đề xuất với đội ngũ lãnh đạo.

Làm theo cách phù hợp với bạn

Đó là cách chúng tôi tạo proposal để có thể làm việc lâu dài với những khách hàng mà mình ưu tiên.

Tuy nhiên, điều tôi muốn nhấn mạnh là: Cách nào phù hợp với chúng tôi thì cứ áp dụng cách đó. Bạn cần tìm ra cách phù hợp với mình.

Chúng tôi sử dụng SEMrush vì công cụ này giúp rút gọn quy trình từng tiêu tốn nhiều giờ làm việc và cần nhiều thành viên trong nhóm xuống còn ít thời gian hơn—mà không ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng proposal của bạn không chỉ nhằm mang về khách hàng cho công ty. Đây còn là cách thiết lập kỳ vọng thực tế cho dự án. Bạn muốn tiếp nhận những khách hàng mà toàn bộ nhân viên đều hào hứng được làm việc cùng.

Đừng bao giờ chào mời một khách hàng tiềm năng mà bạn không muốn gắn bó lâu dài.