Tôi điều hành một agency digital PR, SEO và link-building hoạt động hoàn toàn từ xa với chưa đến 30 người.
Chúng tôi phụ thuộc rất nhiều vào các phần mềm và công nghệ khác nhau để xử lý mọi việc, từ tạo lead đến báo cáo cho khách hàng và nhiều việc khác.
Phần mềm đã trở thành xương sống trong hoạt động và công việc kinh doanh của chúng tôi, đồng thời đóng vai trò thiết yếu để mở rộng quy mô.
Chúng tôi đã thử nghiệm hàng trăm công cụ SaaS khác nhau (và chi quá nhiều tiền) để tìm ra bộ công nghệ tốt nhất cho agency.
Với vô số lựa chọn hiện có, tôi sẽ giới thiệu những công cụ hàng đầu chúng tôi sử dụng, mục đích sử dụng và lý do chúng phù hợp với các agency.
Công cụ website tốt nhất cho agency
Trên website của agency, đây là những công cụ thiết yếu giúp bạn thu hút thêm lead, viết nội dung hấp dẫn hơn và theo dõi analytics của website.
1. Gravity Forms - Công cụ tạo biểu mẫu tốt nhất
Nếu đang sử dụng WordPress, Gravity Forms nên là plugin và công cụ tạo biểu mẫu bạn ưu tiên lựa chọn.
Công cụ này cho phép bạn kết nối và thiết lập automation với CRM hoặc nền tảng email marketing.
Gravity Forms rất dễ sử dụng, nhờ đó bạn có thể nhanh chóng tạo các A/B test và biến thể biểu mẫu mới chỉ trong vài phút.
2. Copy AI - Viết copy hiệu quả hơn
Copy AI ứng dụng AI để giúp bạn viết copy marketing hiệu quả hơn. Công cụ này đã tạo ra bước ngoặt cho đội ngũ chúng tôi, giúp viết mọi thứ từ headline đến subject line trong thời gian ngắn hơn.
Công cụ giúp tạo ý tưởng để bạn có thể phát triển trực tiếp, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Công cụ viết lại câu của họ thực sự tạo ra bước ngoặt, giúp viết lại copy trên website và tạo ra những thông điệp ấn tượng hơn, thúc đẩy lead và chuyển đổi.
3. Google Analytics - Công cụ analytics website tốt nhất
Google Analytics là công cụ không thể thiếu cho website của agency.
Bạn không chỉ có thể theo dõi các chỉ số website của mình và phân tích hiệu suất, mà còn có thể kết nối website của khách hàng và thu thập dữ liệu quan trọng để đưa ra quyết định tốt hơn, thúc đẩy kết quả.
Công cụ SEO tốt nhất cho agency
4. Semrush - Công cụ SEO tốt nhất
Theo ý kiến khách quan của tôi (Semrush không trả tiền hay thậm chí đề nghị tôi đưa họ vào bộ công nghệ của mình), tôi thực sự tin rằng Semrush là công cụ không thể thiếu đối với các agency search marketing.
Dù đây không phải công cụ SEO duy nhất của chúng tôi — và đúng là đội ngũ tôi còn dùng công cụ khác — chúng tôi cho rằng bộ công cụ đa dạng của họ là vô đối.
Dù là phân tích nội dung để cải thiện on-page optimization hay tìm hiểu hồ sơ backlink của đối thủ, các công cụ Semrush luôn phát huy hiệu quả.
Với chúng tôi, Semrush cung cấp dữ liệu traffic và keyword chính xác nhất, giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về các báo cáo dành cho khách hàng.
5. Wordable - Công cụ xuất bản nội dung tốt nhất
Nếu bạn xuất bản nội dung với quy mô lớn trên website, Wordable là công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ của mình.
Wordable lấy Google Doc của bạn và xuất ngay sang CMS với định dạng hoàn chỉnh, giúp tiết kiệm hàng giờ làm những việc tẻ nhạt như chọn mở link trong tab mới, thêm Alt Text, nén, dọn mã và xử lý nhiều vấn đề khác có thể ảnh hưởng tiêu cực đến technical SEO.
6.Google Search Console - Công cụ SEO nền tảng tốt nhất
Search Console luôn nên là công cụ SEO nền tảng của bạn. Với dữ liệu chính xác và ấn tượng, bạn có thể hiểu rõ vì sao website hoạt động tốt hoặc chưa tốt trên organic search.
Luôn bắt đầu với dữ liệu GSC, sau đó dùng các công cụ bên ngoài để tìm hiểu sâu hơn về đối thủ và bối cảnh ngách của bạn.
7. SEO Spider - Công cụ technical SEO tốt nhất
SEO Spider là công cụ technical SEO tuyệt vời, có thể crawl các website lớn lẫn nhỏ, tổng hợp báo cáo chi tiết về những vấn đề technical SEO nghiêm trọng nhất và cách khắc phục.
Công cụ này giúp bạn xác định broken link, 404 Error, vấn đề chuyển hướng và nhiều vấn đề khác có thể khiến website khó đạt thứ hạng cao trên organic search.
Công cụ quản lý dự án / giao tiếp tốt nhất cho agency
8. Clickup - Công cụ quản lý dự án tuyệt vời
Clickup là giải pháp quản lý dự án tất cả trong một mà chúng tôi đã sử dụng suốt nhiều năm.
Chúng tôi thích Clickup hơn các lựa chọn khác nhờ khả năng tự động hóa. Chẳng hạn, khi chuyển nhiệm vụ xuống các giai đoạn tiếp theo, tính năng tự động hóa của Clickup có thể giúp bạn tự động giao việc, tạo nhiệm vụ phụ và gửi lời nhắc.
Tất cả những điều này giúp dự án được triển khai hiệu quả hơn, năng suất hơn và hoàn thành tốt hơn, nhanh hơn.
Công cụ mạng xã hội tốt nhất cho agency
Đăng nội dung lên mạng xã hội có thể khá tẻ nhạt, nhưng nhận diện thương hiệu và phạm vi tiếp cận có ảnh hưởng lớn đến thành công lâu dài của bạn.
Dưới đây là hai công cụ chủ chốt mà chúng tôi dùng tại uSERP để thúc đẩy tăng trưởng và tương tác trên mạng xã hội.
9. Picsart Photo Editor - tạo đồ họa cho mạng xã hội
Photo Editor của Picsart có rất nhiều hiệu ứng, tùy chọn thêm chữ và cách đơn giản để nâng cao chất lượng cũng như thiết kế nội dung mạng xã hội của bạn.
Nếu không có nhân sự hoặc ngân sách để thuê nhà thiết kế, một công cụ như Picsart có thể giúp bạn tạo bài đăng bắt mắt trên LinkedIn, Twitter, Pinterest và nhiều nền tảng khác.
10. Later - Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội
Later là lựa chọn hàng đầu của chúng tôi để lên lịch đăng nội dung mới tạo trên mọi nền tảng, từ Linkedin đến Twitter.
Với các tính năng tái sử dụng nội dung tích hợp sẵn, bạn có thể lên lịch đăng nội dung trên nhiều kênh mạng xã hội với định dạng riêng cho từng kênh.
Đây là cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian mà vẫn duy trì sự hiện diện mạnh mẽ trên mạng xã hội với nội dung chất lượng, giúp tạo ra tác động và nâng cao nhận diện.
Các công cụ bán hàng tốt nhất cho agency
Bán hàng là chìa khóa giải quyết mọi vấn đề. Khi phát triển agency, bạn có thể dùng nhiều công cụ để tinh gọn quy trình bán hàng, từ Outreach đến chốt giao dịch.
Dưới đây là những công cụ mà nhóm tôi hiện đang sử dụng và yêu thích để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chấm điểm lead và chốt giao dịch.
11. ActiveCampaign Sales CRM - CRM
Trước đây, tôi cực kỳ mê dùng bảng tính. Nhưng việc theo dõi lead đủ tiêu chuẩn và tương tác với họ đúng cách gần như là điều bất khả thi khi chỉ dùng bảng tính.
Bạn không thể lưu những dữ liệu quan trọng như lần liên hệ gần nhất, nội dung tin nhắn, lượt nhấp, lượt mở và nhiều thông tin khác.
Với ActiveCampaign, chúng tôi quản lý lead, tự động hóa tác vụ và tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng tiềm năng, qua đó tăng tỷ lệ chốt giao dịch.
12. Breadcrumbs - Chấm điểm lead
Breadcrumbs là công cụ sử dụng machine learning để xác định và chấm điểm những lead chất lượng nhất.
Công cụ này rất hữu ích để chấm điểm lead. Breadcrumbs mô tả đây là “method of assigning points to contacts or potential prospects based on how closely they resemble your buyer persona. The higher the lead score, the more likely the lead is to be a good fit for your product or service.”
Với tư cách là một agency, bạn cần dành thời gian cho những lead có khả năng mua hàng cao nhất.
Nói đơn giản, Breadcrumbs có thể giúp bạn làm đúng điều đó.
13. Reply.io - Outreach và nhắn tin bán hàng
Với tư cách là một agency, cold Outreach và tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho hoạt động bán hàng có thể giúp tăng đáng kể số lead đủ tiêu chuẩn bán hàng.
Công cụ tôi yêu thích cho việc này là Reply, cho phép nhắn tin bán hàng trên nhiều kênh. Chẳng hạn, tôi có thể gửi email cho khách hàng tiềm năng, sau đó kết nối với họ trên LinkedIn và gửi tin nhắn tại đó.
Bán hàng trên nhiều kênh là cách tuyệt vời để tiếp cận khách hàng tiềm năng và duy trì tương tác với họ khi chỉ gửi email là chưa đủ.
Các công cụ tốt nhất cho agency làm việc từ xa
Bạn đang điều hành một agency làm việc từ xa? Bạn cần một số công cụ thiết yếu để đảm bảo hệ thống an toàn, dễ truy cập và giúp nhóm làm việc hiệu quả không kém gì tại văn phòng.
Dưới đây là những công cụ thiết yếu chúng tôi sử dụng.
14. Một VPN tốt
Nếu nhóm của bạn làm việc từ xa tại quán cà phê, không gian làm việc chung hoặc khi đi du lịch, việc sử dụng VPN đáng tin cậy và tốc độ cao là rất quan trọng.
VPN giúp bảo vệ dữ liệu quý giá, giảm nguy cơ mật khẩu bị xâm phạm và giữ an toàn cho các tài liệu nhạy cảm.
Với chi phí chỉ vài đô la mỗi tháng, VPN là lựa chọn hiển nhiên để thêm vào bộ công nghệ mà mọi nhân viên sử dụng.
Surfshark VPN được giới chuyên môn đánh giá cao về khả năng mã hóa và tốc độ. Đó là lý do chúng tôi chọn sử dụng công cụ này:
hình ảnh
Tuy nhiên, hiện có hàng trăm VPN trên thị trường để so sánh và chọn công cụ phù hợp nhất với bạn.
15. Zoom
Zoom là công cụ không thể thiếu trong các cuộc họp của chúng tôi, cả nội bộ lẫn với khách hàng.
Zoom có các tính năng cộng tác tuyệt vời mà chúng tôi ưu tiên hơn những lựa chọn thay thế khác.
Google Meet là lựa chọn sát nút thứ hai của chúng tôi, nhưng tính năng Zoom Rooms có các giao thức bảo mật tốt, rất hữu ích khi làm việc với những khách hàng chia sẻ thông tin nhạy cảm.
16. Stack - Trình duyệt tăng năng suất
Nếu giống tôi, hẳn bạn đã quen với việc mở hàng chục tab cùng lúc. Hoặc có thể bạn còn mở nhiều tài khoản email, Slack và mạng xã hội trong các cửa sổ ẩn danh.
Gần đây, đội ngũ chúng tôi đã chuyển từ cách làm việc rối rắm này sang sử dụng Stack, công cụ cho phép đăng nhập nhiều tài khoản và kiểm soát năng suất làm việc trực tuyến.
Nếu bạn thường xuyên phải làm nhiều việc cùng lúc, Stack có thể giúp tăng đáng kể hiệu suất.
Lời kết
Sau khi thử nghiệm hàng trăm công cụ thuộc nhiều danh mục khác nhau, đây là những công cụ chúng tôi yêu thích nhất hiện nay và nhận thấy mang lại ROI tốt nhất.
Có thể bạn không cần nhiều công cụ như chúng tôi đang dùng, nhưng danh sách này sẽ cung cấp cho bạn các lựa chọn dựa trên tech stack hiện tại của agency.
Nhìn chung, tôi rất khuyến khích bạn tham khảo các trang web so sánh như Findstack để tìm các công cụ mới trong một danh mục, sau đó dùng G2 để xem đánh giá riêng lẻ của người dùng. Cách này thực sự giúp bạn tiết kiệm thời gian khi quyết định công cụ nào có những tính năng mình cần.
Làm như vậy sẽ giúp bạn xây dựng tech stack tinh gọn và hiệu quả nhất cho agency của mình.
Đưa góc nhìn thành kế hoạch.
Chia sẻ website và mục tiêu để LionTech tư vấn giải pháp phù hợp.
Đăng ký tư vấn ↗