9 cách giúp agency digital của bạn tiết kiệm chi phí trong năm 2022

Bộ phận marketing của bạn rất dễ phát sinh chi phí nhanh chóng. Nhiều công cụ và dịch vụ mà bạn cho là cần thiết cho hoạt động chung có thể khiến tổng chi phí tăng lên nhanh chóng. Bạn có bao giờ quên mình đã đăng ký những gì ngay từ đầu không? Chúng tôi hiểu cảm giác đó!

Khi mua công cụ này, đăng ký dịch vụ kia, bạn có thể nhận ra ngân sách bắt đầu vơi đi. Giờ đây, nguồn kinh phí tưởng chừng như vô hạn mà bạn từng có lại buộc bạn phải cắt giảm chi phí. Nhưng khi mọi công cụ và dịch vụ đều trở nên thiết yếu với agency của bạn, bạn nên bắt đầu từ đâu?

Tùy vào cách nhìn nhận, việc cắt giảm chi phí tại agency digital của bạn có thể là một quá trình dễ chịu hoặc không. Bạn có thể dễ dàng ngừng sử dụng một số dịch vụ, nhưng với những dịch vụ khác thì không đơn giản như vậy.

Tuy nhiên, nếu thực hiện đúng cách, việc biết nên tiết kiệm ở đâu sẽ mang lại lợi ích cho agency của bạn. Hãy cùng tìm hiểu một số cách để bắt đầu cắt giảm chi phí và tiết kiệm nhiều hơn trong năm 2022.

1. Kiểm tra chi phí trên toàn công ty

Ban đầu, việc này có vẻ đòi hỏi nhiều công sức, nhưng một cuộc kiểm tra toàn diện có thể mang lại lợi ích cho agency nếu giúp cắt giảm những khoản chi không cần thiết.

Bạn gần như luôn có thể tìm thấy 15% đến 20% khoản chi chưa được quản lý chặt chẽ.

— arvard Business Review

Để bắt đầu, hãy dành một tuần hoặc vài tuần xem xét chi phí của agency trong ba năm qua nhằm đánh giá chính xác số tiền bạn đã chi. Hãy dành thời gian thực sự để đánh giá kỹ lưỡng, sau đó trả lời ba câu hỏi sau:

1. Bạn nhận thấy những gì?
2. Bạn đã mua bao nhiêu dịch vụ, công cụ, vật tư hoặc chương trình nhưng chưa sử dụng hết?
3. Có dịch vụ nào bạn có thể ngừng sử dụng ngay ngày mai không?

Cuộc kiểm tra đơn giản này giúp agency của bạn loại bỏ những dịch vụ hàng tháng không cần thiết mà bạn đã đăng ký theo phản ứng tức thời.

Mẹo hay: Trong khi kiểm tra, hãy xem xét chỉ chi phí của những dịch vụ và công cụ mà công ty bạn đang sử dụng trước khi xem xét các khoản chi cho những tiện ích “fun” áp dụng trên toàn công ty (ví dụ: phúc lợi, tiệc lễ, sự kiện công ty, đặc quyền cho nhân viên và các khoản khuyến khích). Hãy cân nhắc duy trì những khoản chi của agency giúp cải thiện sức khỏe và sự gắn kết của nhân viên, qua đó cho thấy bạn trân trọng họ và những nỗ lực làm việc chăm chỉ của họ.

2. Khảo sát nhân viên

Hãy hỏi nhân viên xem những công cụ hoặc dịch vụ nào hiện mang lại nhiều lợi ích nhất cho họ.

Tìm hiểu xem họ có biết giải pháp thay thế nào ít tốn kém hơn, giúp tăng năng suất hơn hoặc có tiềm năng gộp nhiều công cụ vào một hay không.

Khảo sát nhân viên về các sản phẩm họ đang sử dụng có thể mang lại hai lợi ích: họ cảm thấy được lắng nghe và trân trọng ý kiến, đồng thời bạn biết được những công cụ nào tác động tích cực hoặc tiêu cực đến năng suất của họ.

Qua khảo sát này, bạn có thể phát hiện một số sản phẩm mà bạn nghĩ đang hoạt động hiệu quả với nhân viên thực ra lại không hiệu quả chút nào.

3. Xem xét lại các đề xuất cải thiện trước đây

Trước đây, đội ngũ marketing của bạn có thể đã đưa ra giải pháp cho những khó khăn của bộ phận nhưng lúc đó chưa khả thi. Có thể các giải pháp này quá tốn kém hoặc mất quá nhiều thời gian để triển khai. Nếu hiện tại bạn có đủ thời gian, ngân sách và năng lực, hãy cân nhắc thực hiện những đề xuất đó.

Một số ý tưởng có thể bao gồm:

• Tinh giản quy trình tạo chiến dịch để đội ngũ có thêm thời gian thực hiện các dự án
• Thiết lập ranh giới mới với khách hàng hoặc các bộ phận khác, những bên khiến đội ngũ của bạn cảm thấy bị thúc ép hoặc quá tải

Hãy xem liệu bạn có thể xem xét lại những ý tưởng này và biến chúng thành hiện thực hay không — nếu đây là thời điểm thích hợp.

4. Đánh giá năng suất của đội ngũ

Nhân viên bị quá tải sẽ khó tạo ra công việc chất lượng hoặc duy trì tinh thần làm việc tốt. Nếu muốn cắt giảm chi phí, có lẽ bạn có thể làm điều đó chỉ bằng cách thay đổi cách đội ngũ làm việc hằng ngày.

Dưới đây là một số gợi ý để thực hiện những thay đổi này:

• Thay đổi cách bạn báo cáo
• Rút ngắn thời gian họp
• Tìm hiểu cách quản lý dự án (tức là các dự án khẩn cấp khiến những việc khác bị trì hoãn do lập kế hoạch kém)
• Áp dụng công cụ và quy trình để quản lý thời gian hiệu quả hơn
• Chú trọng chất lượng hơn số lượng
• Yêu cầu nhân viên theo dõi thời gian làm việc để bạn biết họ tập trung nhiều nhất vào việc gì

Đánh giá năng suất của nhân viên có thể khiến họ căng thẳng, nhưng cũng có thể giúp họ tìm ra cách quản lý thời gian tốt hơn. Việc này còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt và hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của đội ngũ. Trong trường hợp xấu nhất, bạn có thể phát hiện nhân viên không làm việc năng suất như kỳ vọng.

5. Chủ động giải quyết vấn đề

Mua dịch vụ và công cụ để giúp agency của bạn hoạt động hiệu quả hơn chưa chắc đã là hành động chủ độngTrong nhiều trường hợp, hành động này có thể được xem là phản ứng thụ động 𑁋 thường là nhằm giải quyết nhanh một vấn đề tạm thời hoặc cấp bách.

Bạn dễ hoảng hốt khi có việc cấp bách phát sinh mà chưa có giải pháp. Một agency có nhiều bộ phận phối hợp hoạt động, nên bạn cũng dễ quên mất giải pháp tạm thời đã dùng để xử lý vấn đề. Chẳng mấy chốc, bạn có thể đã chi hàng trăm hoặc hàng nghìn cho một dịch vụ không còn cần thiết mà không nhận ra.

Làm thế nào để tránh đưa ra quyết định mang tính đối phó? Hãy chủ động hơn trong cách giải quyết các vấn đề về năng suất của agency.

Bạn nên làm điều đó như thế nào?

Trước tiên, hãy tự hỏi: Có việc gì bạn đang trì hoãn vì chi phí quá cao (dù đó là việc cần thiết) hoặc vì việc đó sẽ giải quyết những vấn đề lớn trong agency của bạn nhưng cần thời gian để đưa vào quy trình làm việc không?

Nếu câu trả lời là có, hãy bắt tay thực hiện những thay đổi cần thiết đó. Chi phí ban đầu có thể khá cao, nhưng về lâu dài, chúng sẽ mang lại lợi ích tích cực.

6. Hủy hoặc bán những thứ bạn hiện không sử dụng

Việc này không chỉ giúp bạn tận dụng tối đa không gian mà bán những thứ hiện không sử dụng còn có thể bổ sung một khoản tiền vào ngân sách. Bạn có thể dùng khoản tiền đó cho những hạng mục khác trong bộ phận.

Một số thứ bạn có thể hủy hoặc bán gồm:

• Đồ nội thất cũ hoặc ít được sử dụng
• Thiết bị máy tính lỗi thời hoặc bị hỏng
• Xe của công ty
• Các gói đăng ký hàng tháng cho công cụ hoặc dịch vụ bạn không sử dụng

Một số cách bạn có thể sử dụng khoản tiền bổ sung:

• Mua thiết bị mới hoặc nâng cấp thiết bị cho đội ngũ
• Bổ sung một món đồ thú vị cho bộ phận để nâng cao tinh thần (ví dụ: bàn bóng bàn, ghế massage hoặc gửi thẻ quà tặng dịp lễ)
• Đầu tư vào các khóa đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng

Loại bỏ những món đồ và dịch vụ không cần thiết có thể giúp bạn bắt đầu lại với cả không gian làm việc lẫn tình hình tài chính.

7. Thu hồi các khoản phải thu

Thông thường, khi làm việc với khách hàng, bạn có thể thỏa thuận để họ không cần thanh toán ngay cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Tuy nhiên, đừng trì hoãn việc thu tiền quá lâu.

Nếu khách hàng hoặc các bộ phận khác còn nợ bạn tiền cho những công việc có giá trị mà bạn đã hoàn thành, thì đây là lúc thích hợp nhất để thu hồi các khoản đó. Hãy đảm bảo thu tiền họ còn nợ càng sớm càng tốt.

Thành thật mà nói, chúng tôi biết rằng yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ không phải là công việc yêu thích của mọi người. Tuy nhiên, việc thu hồi các khoản phải thu có thể giúp bạn trở lại với ngân sách lành mạnh hoặc duy trì ngân sách đó.

Một số khách hàng cũng có thể không thanh toán. Nếu đã lâu bạn chưa nhận được tiền, hãy biết khi nào nên ngừng làm việc với họ. Nhờ vậy, bạn và đội ngũ có thể tập trung thời gian và công sức vào những khách hàng trung thành, có thanh toán khác.

Nếu việc thu tiền từ khách hàng gặp khó khăn, hãy cân nhắc chiết khấu hóa đơn (invoice factoring), cho phép bạn bán hóa đơn cho bên thứ ba với giá thấp hơn. Theo quy trình này, công ty chiết khấu hóa đơn sẽ trả cho bạn số tiền khách hàng nợ theo hóa đơn, sau đó tự thu tiền từ khách hàng, giúp bạn không phải làm việc đó.

8. Cân nhắc làm việc từ xa

Chuyển bộ phận từ văn phòng sang hình thức làm việc từ xa là một thay đổi lớn, có thể khiến các công ty e ngại. Dù chi phí công nghệ trực tuyến sẽ tăng, số tiền tiết kiệm được nhờ chuyển sang làm việc từ xa sẽ tăng đáng kể.

Theo Forbes, “Đúng vậy, bạn có thể đang chi nhiều tiền hơn cho cloud, nhưng lại tiết kiệm được ở những khoản khác. Trước đại dịch, các nhà tuyển dụng tiết kiệm trung bình 11.000 USD cho mỗi nhân viên làm việc từ xa bán thời gian. Tính mức tiết kiệm đó trong cả năm, mỗi nhân viên làm việc từ xa giúp công ty giảm 22.000 USD chi phí.”

Các công ty không chỉ tiết kiệm được tiền mà nhân viên cũng vậy. Trong cùng bài viết này, Forbes cho biết nhân viên có thể tiết kiệm khoảng 4.000 USD mỗi năm khi làm việc tại nhà. Nhờ đó, họ chi ít hơn cho xăng xe, cà phê, bữa trưa và trang phục phù hợp với công việc.

Không phải ai cũng thích làm việc từ xa. Nếu vậy, hãy cân nhắc mô hình hybrid, trong đó những nhân viên cần không gian làm việc trực tiếp để cảm thấy làm việc hiệu quả có thể làm việc từ xa một phần thời gian. Các công ty áp dụng mô hình này vẫn có thể tiết kiệm tiền.

Làm việc từ xa còn mang lại cho công ty nhiều lợi ích khác mà họ có thể chưa nghĩ đến, bao gồm:

• Tiếp cận nguồn nhân lực lớn hơn
• Giữ chân nhân viên
• Nhân viên có nhiều quyền tự chủ hơn
• Môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả hơn
• Cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn

Trước khi quyết định chuyển sang làm việc từ xa, hãy khảo sát nhân viên để biết ai ủng hộ ý tưởng này và ai không. Từ đó, bạn có thể tính toán chính xác hơn những lợi ích có thể đạt được.

9. Công cụ tốt nhất để nâng cao năng suất

Nếu muốn cải thiện cách làm việc của cả nhóm, dưới đây là một số công cụ hữu ích giúp tăng năng suất và nâng cao hiệu quả quản lý dự án tổng thể.

Quản lý dự án

Ai cũng biết quản lý dự án có thể là một trong những khía cạnh tốn nhiều thời gian nhất đối với bất kỳ agency nào. Nếu các dự án của bạn có vẻ lộn xộn, có thể bạn đang lãng phí thời gian quý báu để tìm chúng hoặc kiểm tra tiến độ hiện tại.

Đó là lý do phần mềm quản lý dự án như Monday, Asana hoặc ClickUp có thể cải thiện năng suất của nhóm. Phần mềm này cũng giúp bạn nắm được tổng quan ai đang làm việc gì, dự án mất bao lâu để hoàn thành và trạng thái của dự án.

Giao tiếp

Bạn có cảm thấy mình đang dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp hoặc lãng phí thời gian ghé qua bàn đồng nghiệp để hỏi một câu đơn giản không?

Dù làm việc tại văn phòng hay từ xa, phần mềm trò chuyện như Slack hoặc Discord có thể giúp cả nhóm tiết kiệm thời gian. Những công cụ này cũng sắp xếp các cuộc trò chuyện hiệu quả hơn, giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin đã trao đổi trước đó cũng như quản lý nhiệm vụ và yêu cầu từ đồng nghiệp.

Quản lý tài sản

Phần mềm quản lý tài sản như Google Drive hoặc Basecamp có thể giúp sắp xếp dự án, thiết kế và các tài sản kỹ thuật số khác một cách ngăn nắp hơn. Phần mềm này giúp giảm thời gian tìm tài sản để điều chỉnh và tái sử dụng, đồng thời hỗ trợ sắp xếp tất cả tệp được dùng trong các chiến dịch marketing.

Quản lý marketing và dữ liệu

Một phần mềm quản lý dữ liệu và marketing tất cả trong một như Semrush là bộ công cụ trực tuyến mạnh mẽ với hàng chục công cụ quản lý marketing và agency, giúp đảm bảo thành công cho khách hàng. Một số công cụ bạn sẽ dùng nhiều nhất gồm CRM, cổng thông tin khách hàng, báo cáo cho agency, nghiên cứu keyword, thu thập dữ liệu và analytics.

Chỉ cần sử dụng một hoặc một vài công cụ trong số này cùng nhau cũng có thể giúp đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí về lâu dài.

Kết luận: Giá trị cần vượt quá chi phí

Lời khuyên cuối cùng của chúng tôi dành cho các agency muốn cắt giảm chi phí trong năm 2022 là hãy tham khảo nhận định của Harvard Business Review đã nói rất đúng:

Bạn nên cố gắng loại bỏ mọi công việc có chi phí cao hơn giá trị mang lại (hãy nhớ rằng công việc đó chắc chắn vẫn có giá trị nhất định và việc cắt bỏ sẽ gây ra một số bất tiện).

— arvard Business Review

Dù là bán đồ nội thất cũ, tìm cách liên hệ với những khách hàng chưa thanh toán phí, thực hiện một cuộc audit đơn giản hay tìm công cụ mới giúp cải thiện hoạt động của đội ngũ, những cách tiết kiệm tiền này chắc chắn sẽ hữu ích cho bạn trong năm 2022.

Tìm hiểu thêm về công cụ marketing tiết kiệm chi phí mà chúng tôi vô cùng tự hào! Semrush có hơn 50 công cụ giúp các agency tinh gọn chiến lược marketing, giảm chi phí, đồng thời cải thiện việc báo cáo và quản lý dữ liệu.