6 loại báo cáo giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu

Báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu suất và chứng minh thành công của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải báo cáo nào cũng giống nhau. Hầu hết doanh nghiệp sử dụng nhiều loại báo cáo để đánh giá tình hình hoạt động và tìm ra cơ hội phát triển.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sáu loại báo cáo bạn có thể tạo để đánh giá tiến độ và lên kế hoạch cho tương lai.

Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các định dạng báo cáo, ví dụ và một số mẹo viết giúp bạn tinh giản quy trình.

Vì sao bạn cần nhiều loại báo cáo khác nhau?

Báo cáo doanh nghiệp là tài liệu chính thức tập hợp dữ liệu hoặc phân tích về một chủ đề tại một nơi.

Mỗi loại báo cáo có một mục tiêu riêng. Bạn có thể dùng báo cáo tài chính hàng tháng để xem mình đang chi bao nhiêu cho sản phẩm và có thể cắt giảm ở đâu.

Hoặc bạn có thể tạo báo cáo social media marketing để theo dõi lượt truy cập Facebook và Bounce Rate:

Báo cáo giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định cho các bộ phận khác nhau. Loại và định dạng báo cáo có thể thay đổi tùy theo từng bộ phận.

Cấu trúc và nội dung của báo cáo phụ thuộc vào một số yếu tố:

• Ngành nghề của bạn
• Đối tượng sẽ đọc báo cáo
• Khoảng thời gian được đề cập
• Lượng dữ liệu hoặc thông tin bạn trình bày
• Báo cáo nhằm nêu sự thật hay giải quyết vấn đề

Báo cáo doanh nghiệp thường niên dài 200 trang dành cho công chúng sẽ rất khác với báo cáo social media hàng tuần chỉ dành cho bạn.

Điều đó có nghĩa là mọi doanh nghiệp đều cần nhiều hơn một loại báo cáo. Việc biết các loại báo cáo hiện có sẽ giúp bạn chọn đúng định dạng.

Sau đây là sáu loại báo cáo chính bạn có thể tạo cho doanh nghiệp, cùng với ví dụ cho từng loại.

1. Báo cáo đề xuất

Báo cáo đề xuất trình bày chiến lược nhằm đạt được một mục tiêu hoặc hoàn thành một dự án cụ thể. Nếu sở hữu một công ty lớn, một số phòng ban có thể cần lập đề xuất chính thức để xin ngân sách.

Dưới đây là ví dụ về một báo cáo từ WikiHow thực hiện đúng mục đích đó:

Nếu muốn có thêm khách hàng, bạn có thể điều chỉnh báo cáo đề xuất cho phù hợp với một khách hàng tiềm năng. Báo cáo này có thể phác thảo quy trình làm việc cho người đang quan tâm đến dịch vụ của bạn.

Giả sử bạn làm việc tại một agency SEO. Bạn có thể sử dụng một công cụ như Semrush để thực hiện phân tích đối thủ cạnh tranh. Tìm hiểu thứ hạng hiện tại của website khách hàng tiềm năng và organic search volume của một số keyword mục tiêu.

Sau đó, hãy dùng ảnh chụp màn hình dữ liệu trong báo cáo đề xuất để cho thấy bạn có thể hỗ trợ ở những điểm nào.

Ví dụ, Agency Analytics có một mẫu báo cáo SEO có chỗ dành cho toàn bộ dữ liệu này:

Bản tóm tắt đề xuất được cá nhân hóa này cho khách hàng tiềm năng thấy rằng bạn đã tìm hiểu kỹ. Đồng thời, bản tóm tắt còn giúp xây dựng lòng tin.

Vậy, báo cáo đề xuất nên bao gồm những gì?

Nội dung cần có

Mỗi báo cáo đề xuất sẽ khác nhau, nhưng bạn có thể bắt đầu với cấu trúc cơ bản sau:

• Mở đầu bằng vấn đề, một số thông tin cơ bản và lý do vấn đề đó cần được giải quyết
• Đưa ra giải pháp đề xuất cùng kế hoạch từng bước
• Nêu bật lợi ích của việc giải quyết vấn đề
• Làm rõ những trở ngại có thể phát sinh
• Nêu rõ bạn cần những ai và những gì để đạt được thành công
• Kết thúc bằng phần kết luận củng cố lập luận của bạn

Dù bạn đang đề xuất điều gì, hãy trình bày đề xuất một cách rõ ràng, thẳng thắn để tăng cơ hội thành công.

2. Báo cáo nghiên cứu

Báo cáo nghiên cứu phác thảo và trình bày kết quả của một cuộc khảo sát có hệ thống. Bạn có thể tự lập báo cáo hoặc nhờ một người bên ngoài công ty thực hiện.

Những báo cáo này có thể bao gồm:

• Dữ liệu nội bộ
• Nghiên cứu khoa học bên ngoài
• Kết hợp cả hai

Nếu là chuyên gia trong lĩnh vực (SME), bạn có thể lập báo cáo nghiên cứu để thể hiện uy tín trong niche của mình.

Hãy dùng dữ liệu gốc để tạo nội dung dễ được chia sẻ rộng rãi, từ đó thu hút backlink chất lượng. Whitepaper hoặc ebook là những định dạng phổ biến cho loại báo cáo này.

Đây là một trang trong ebook Ultimate Site Audit đã có hơn 15k lượt tải xuống:

Theo Content Marketing Institute, báo cáo nghiên cứu nằm trong top ba loại nội dung mang lại kết quả tốt nhất cho các công ty B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) trong năm ngoái.

Bạn cũng có thể thực hiện báo cáo nghiên cứu để tìm hiểu sâu về những khía cạnh cụ thể trong doanh nghiệp hoặc ngành của mình. Có thể bạn muốn tìm hiểu vì sao một quy trình nào đó không hiệu quả, hoặc liệu thị trường có khoảng trống cho một sản phẩm mới hay không.

Bạn có thể lập báo cáo hiệu suất (một loại báo cáo nghiên cứu) để xác định và đo lường thành công tổng thể của công ty. Bạn cũng có thể dùng báo cáo này như một cuộc audit để phát hiện các vấn đề nội bộ hoặc điểm nghẽn trong chính doanh nghiệp của mình.

Nội dung cần có

Một lần nữa, nội dung sẽ tùy thuộc vào loại báo cáo nghiên cứu bạn đang thực hiện. Các nhà nghiên cứu bên ngoài có quy trình riêng, nhưng dưới đây là cấu trúc cơ bản để bạn dùng dữ liệu gốc tạo báo cáo của mình:

• Trình bày vấn đề và mục đích của báo cáo trong phần giới thiệu ngắn gọn
• Mô tả các phương pháp bạn đã sử dụng (chẳng hạn như phỏng vấn hoặc khảo sát)
• Trình bày kết quả bằng văn bản, biểu đồ, đồ thị, số liệu thống kê và các hình ảnh trực quan khác
• Giải thích ý nghĩa của kết quả
• Trong phần kết luận, hãy đề cập đến các xu hướng tổng thể và kết thúc bằng những bước tiếp theo được đề xuất
• Đừng quên trích dẫn tất cả các nguồn bạn đã sử dụng

Báo cáo nghiên cứu cần thời gian để hoàn thành, nhưng rất đáng để đầu tư vì có thể giúp bạn tăng độ tin cậy, nổi bật hơn so với đối thủ cạnh tranh và nâng cao danh tiếng thương hiệu.

3. Báo cáo Marketing

Báo cáo Marketing giúp bạn ghi lại mọi khía cạnh trong chiến lược để có cái nhìn tổng quan về những gì đang hiệu quả và chưa hiệu quả. Bản tóm tắt trực quan có thể giúp bạn dễ dàng nhận ra nội dung nào thu hút phản hồi từ đối tượng của mình và những cơ hội nào còn bỏ lỡ.

Trong marketing, có rất nhiều dữ liệu phân tích mà bạn có thể theo dõi. (Chúng ta sẽ đề cập đến trong giây lát.)

Vì vậy, các báo cáo này có thể trở nên đồ sộ, quá lớn và gây choáng ngợp nếu bạn phải tự mình xử lý.

Đây là lúc các công cụ báo cáo có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thêm báo cáo tự động vào chiến lược marketing giúp bạn tập trung vào những quyết định kinh doanh quan trọng hơn, chẳng hạn như phân bổ ngân sách quảng cáo ở đâu.

My Reports trên Semrush là một ví dụ điển hình, cho phép bạn:

• Tạo báo cáo tùy chỉnh bằng dữ liệu từ hơn 20 nguồn marketing (bao gồm các tính năng của Semrush, Google Search Console, Google Analytics, Google Business Profile và Facebook Ads)
• Thêm thương hiệu vào bất kỳ báo cáo nào bằng màu sắc và logo của bạn hoặc khách hàng
• Tự động gửi báo cáo định kỳ cho nhóm hoặc khách hàng
• Lưu các mẫu báo cáo đã tạo để sử dụng lại sau này

Nếu từng xem Google Analytics, bạn sẽ biết có rất nhiều thông tin ở đó. Vậy, những chỉ số GA nào nên có trong báo cáo marketing của bạn? Hãy cùng xem những yếu tố cơ bản tạo nên một báo cáo tốt.

Nội dung cần có

Bạn quảng bá doanh nghiệp trên nhiều nền tảng. Mỗi nền tảng lại có những chỉ số thành công khác nhau.

Khi thu thập dữ liệu trên các nền tảng, hãy chia báo cáo thành những phần sau để dễ hiểu các con số hơn:

• Thành công/thất bại
• Cơ hội
• Tóm tắt/các bước tiếp theo

Dưới đây là một số dữ liệu phân tích bạn có thể muốn theo dõi trên các loại nền tảng phổ biến nhất:

Website và blog

• Lượt xem trang
• Lượt xem trang riêng biệt và khách truy cập
• Thời gian lưu lại trang
• Các landing page và bài đăng hàng đầu
• Kênh và nguồn traffic
• Conversion Rate (lượt tải xuống, lượt đăng ký, v.v.)
• Người dùng mới và người dùng quay lại
• Click-through rate (CTR)

SEO và Paid Search

• Authority Score
• featured snippet
• Nội dung có thứ hạng cao nhất
• Biến động keyword
• Chi tiêu quảng cáo
• ROI (lợi tức đầu tư)

Email Marketing

• Lượt đăng ký mới
• Lượt hủy đăng ký
• Email đã gửi
• Tỷ lệ mở

Mạng xã hội

• Số người theo dõi
• Số lượt chia sẻ
• Số bình luận
• Số lượt nhắc đến
• Tổng phạm vi tiếp cận

Mỗi chỉ số này sẽ cho bạn biết những nỗ lực của mình đang mang lại kết quả ra sao cho website, blog, email marketing, và các nền tảng mạng xã hội.

Chỉ cần đảm bảo bạn bắt đầu với các số liệu chuẩn để làm cơ sở đo lường tiến độ.

4. Báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng theo dõi hoạt động bán hàng trong một khoảng thời gian cụ thể. Chúng giúp bạn dự báo chính xác hơn và xác định liệu chiến lược bán hàng có hiệu quả hay không.

Cũng như marketing, có rất nhiều chỉ số bạn có thể theo dõi. Chẳng hạn, nếu bán sản phẩm hữu hình, có thể bạn sẽ dùng báo cáo hàng tồn kho để nắm rõ lượng hàng.

Khi doanh nghiệp phát triển, các nhóm bán hàng có thể báo cáo cho bạn hoặc trong bộ phận riêng của họ để theo dõi số liệu và khách hàng tiềm năng giữa các thành viên.

Nhưng mọi việc có thể nhanh chóng trở nên phức tạp nếu bạn không phân khúc dữ liệu này. Và việc đó có thể tốn rất nhiều công sức.

Đây có lẽ là lý do báo cáo là công việc thường lệ mà doanh nghiệp phải làm nhưng rất muốn loại bỏ, theo khảo sát gần đây của chúng tôi:

Để mọi việc dễ dàng hơn, hãy chia báo cáo bán hàng thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên mục đích. Hoặc dùng công cụ tự động để giảm bớt áp lực.

Ví dụ, bạn có thể tạo báo cáo hàng tháng với một vài KPI (chỉ số hiệu suất chính) để khuyến khích nhân viên bán hàng đạt mục tiêu:

Hãy cùng xem một số chỉ số hàng đầu bạn có thể đưa vào báo cáo bán hàng.

Nội dung cần có

Các chỉ số trong báo cáo bán hàng sẽ phụ thuộc vào quy mô đội ngũ và hoạt động, các nền tảng bạn sử dụng cũng như mục tiêu của bạn.

Cũng như báo cáo marketing, hãy thêm các mục sau để giúp bạn nhận ra xu hướng:

1. Thắng/thua
2. Cơ hội
3. Tóm tắt/các bước tiếp theo

Dưới đây là một số chỉ số phổ biến nhất cần theo dõi:

• Doanh thu bán hàng
• Tạo khách hàng tiềm năng theo kênh/nguồn
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng
• Hiệu suất đội ngũ
• Số lượng hàng hóa đã bán
• Doanh thu thuần và lợi nhuận
• Tỷ lệ rời bỏ và tỷ lệ chốt đơn
• Chi phí thu hút khách hàng
• Giá trị cơ hội trung bình
• Độ dài chu kỳ bán hàng
• Số yêu cầu demo hoặc gọi điện

Nếu theo dõi dữ liệu bán hàng cho khách hàng, bạn cũng có thể dùng Semrush’s CRM để chia sẻ báo cáo theo thời gian thực hoặc theo lịch.

Cách này có thể giúp phân khúc tài khoản khách hàng tốt hơn, giải phóng thời gian cho đội ngũ bằng cách tự động hóa các tác vụ đơn giản và cải thiện quy trình làm việc.

5. Báo cáo định kỳ

Báo cáo định kỳ được thực hiện lặp lại theo các khoảng thời gian đều đặn. Chúng còn được gọi là báo cáo tiến độ hoặc báo cáo dự án.

Các báo cáo định kỳ thường tập trung vào những dự án hoặc sản phẩm cụ thể để hỗ trợ việc ra quyết định liên tục. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng chúng ở bất kỳ bộ phận nào khác trong doanh nghiệp mà bạn muốn theo dõi thường xuyên.

Ví dụ, báo cáo kế toán (sắp xếp thông tin tài chính) có thể được lập định kỳ:

Theo dõi các chỉ số hàng tuần hoặc hàng tháng giúp bạn dễ dàng phát hiện và khắc phục những vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.

Báo cáo định kỳ cũng giúp bạn tránh dồn quá nhiều thông tin cho các bên liên quan, nhà đầu tư và khách hàng vào cuối một khoảng thời gian dài. Đồng thời, bạn cũng không làm phiền họ bằng những cập nhật quá thường xuyên.

Cũng như báo cáo bán hàng và marketing, báo cáo định kỳ là cách hiệu quả để đo lường mức độ bạn tiến gần đến việc đạt được KPI bằng cách cho phép bạn so sánh kết quả hiện tại với các báo cáo trước đây. Thông tin bạn đưa vào nên phản ánh những mục tiêu đang được theo dõi.

Nên đưa vào những gì

Mục đích của các bản cập nhật định kỳ có thể khác nhau, nhưng dưới đây là tóm tắt chung về những nội dung cần có trong báo cáo định kỳ:

• Dữ liệu hoặc kết quả nổi bật
• So sánh với các mốc chuẩn
• Tóm tắt ý nghĩa của những kết quả này
• Những thách thức bạn đã vượt qua hoặc vẫn đang đối mặt
• Các bước tiếp theo

Báo cáo định kỳ thường ngắn hơn nhiều so với các loại báo cáo khác vì chỉ bao quát một khoảng thời gian ngắn hơn.

Bạn có thể tham khảo các báo cáo định kỳ hàng tuần hoặc hàng quý để xây dựng bản đánh giá hiệu suất tổng thể cuối năm.

6. Báo cáo thường niên

Báo cáo thường niên là tài liệu toàn diện đánh giá năm kinh doanh trước đó. Sau vụ sụp đổ thị trường chứng khoán năm 1929, chúng trở thành yêu cầu pháp lý đối với các công ty đại chúng.

Các báo cáo này thường dài hàng trăm trang, bao gồm thông tin về tài chính, thành tựu và tiến độ của một số sáng kiến. Đây là những báo cáo chính thức dành cho các bên liên quan bên ngoài và công chúng.

Dưới đây là một trang mẫu trong báo cáo thường niên của Columbia Property Trust Inc :

Báo cáo toàn diện không có nghĩa là chúng phải nhàm chán. Việc sử dụng hình ảnh xuyên suốt giúp tài liệu dài 136 trang này hấp dẫn và dễ tiếp cận hơn.

Nên đưa vào những gì

Thông tin trong báo cáo thường niên sẽ thay đổi tùy theo quy mô công ty và ngành nghề của bạn. Tuy nhiên, các báo cáo này thường bao gồm những nội dung sau:

• Thư từ CEO
• Tuyên bố sứ mệnh và kế hoạch tương lai
• Điểm nổi bật về hoạt động và tài chính
• Lời chứng thực và hồ sơ thành viên nhóm
• Văn bản diễn giải, đồ họa và hình ảnh
• Báo cáo tài chính

Nếu đây là lần đầu bạn tự lập báo cáo, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia để kiểm tra xem bạn đã đưa vào đầy đủ nội dung theo quy định pháp luật hay chưa.

Giờ bạn đã nắm được sáu loại báo cáo chính, hãy cùng tìm hiểu các định dạng báo cáo.

Báo cáo có những định dạng nào?

Lưu ý rằng “types” và “formats” của báo cáo là hai khái niệm khác nhau.

• loại báo cáo nói về mục đích của báo cáo, tùy theo chủ đề và đối tượng đọc
• định dạng của báo cáo nói về cách viết và trình bày

Mỗi loại báo cáo kể trên đều có thể sử dụng một trong các định dạng sau:

Báo cáo cung cấp thông tin và báo cáo phân tích

Báo cáo cung cấp thông tin và báo cáo phân tích khác nhau ở phần cuối của tài liệu.

Báo cáo cung cấp thông tin tập trung vào những thông tin thực tế. Chúng cung cấp thông tin và dữ liệu phù hợp mà không đưa ra nhận định cá nhân. Nhờ đó, bạn có cái nhìn rõ ràng về tình hình hiện tại để hỗ trợ việc ra quyết định.

báo cáo cung cấp thông tin mẫu chỉ đơn giản trình bày dữ liệu tăng trưởng:

Báo cáo phân tích (còn gọi là báo cáo giải quyết vấn đề) cũng trình bày dữ kiện. Tuy nhiên, chúng còn đưa ra diễn giải và đề xuất dựa trên dữ liệu.

báo cáo phân tích mẫu xem xét cách rút ngắn thời gian chờ của bệnh nhân tại bệnh viện:

Bạn có thể dùng báo cáo phân tích để tìm hiểu cơ hội kinh doanh trong thị trường của mình. Hoặc phân tích một vấn đề và đưa ra giải pháp dựa trên thông tin phù hợp.

Báo cáo dài và báo cáo ngắn

Thế nào là báo cáo dài hay ngắn? Một số người cho rằng báo cáo dài là bất kỳ tài liệu nào dài hơn một trang. Người khác lại cho rằng báo cáo dài từ mười trang trở lên.

Không có ranh giới rõ ràng giữa hai loại. Điều này phụ thuộc vào lượng thông tin bạn cần trình bày và mức độ lập kế hoạch cần thiết để thực hiện.

Hầu hết dashboard analytics chỉ dài một hoặc hai trang:

Vì vậy, hãy trình bày ngắn gọn những điều cần nói, nhưng đừng giới hạn độ dài dựa trên việc một loại báo cáo “should” dài bao nhiêu.

Khi chọn độ dài, hãy tập trung vào mục đích của báo cáo.

Các báo cáo chuyên sâu hơn (như báo cáo thường niên) có thể dài hơn 100 trang. Nhưng hầu hết mọi người không muốn đọc hết 100 trang của báo cáo đề xuất hoặc báo cáo doanh số hàng tháng.

Báo cáo chính thức và báo cáo không chính thức

Báo cáo chính thức và không chính thức khác nhau về ngôn ngữ sử dụng và cách cấu trúc. Báo cáo chính thức chi tiết và chuyên sâu hơn. Báo cáo không chính thức ít tuân theo cấu trúc nghiêm ngặt và thường ngắn hơn.

Ngôn ngữ trang trọng ít mang tính cá nhân hơn. Ngôn ngữ này không dùng tiếng lóng, dạng rút gọn hay đại từ ngôi thứ nhất.

Ngôn ngữ không trang trọng gần gũi hơn. Người viết có thể thể hiện cá tính, linh hoạt trong cách dùng từ và thậm chí dùng emoji.

Dưới đây là ví dụ về ngôn ngữ của cả hai loại báo cáo:

• Trang trọng: “This feasibility report aims to determine whether or not the proposed feature is financially viable.”
• Thân mật: “We’re trying to figure out if this new feature will break the bank.”

Các báo cáo dài thường có văn phong trang trọng hơn, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Salesforce cho thấy cách viết thân mật nhưng vẫn chuyên nghiệp trong báo cáo thường niên của mình:

Điều quan trọng nhất về ngôn ngữ trong báo cáo là bạn viết sao cho đối tượng đọc có thể hiểu và thấy gần gũi.

Báo cáo theo chiều dọc và báo cáo theo chiều ngang

Vertical và lateral mô tả hướng di chuyển của báo cáo trong tổ chức. Điều này thường áp dụng cho các công ty lớn, nơi các phòng ban khác nhau cần phối hợp với nhau.

Một báo cáo đi lên hoặc đi xuống trong hệ thống phân cấp được gọi là vertical. Ví dụ, báo cáo ngân sách từ phòng tài chính gửi đến các lãnh đạo sẽ đi lên các cấp quản lý.

Bạn chia sẻ một báo cáo lateral giữa những người ở cùng cấp bậc trong tổ chức (chẳng hạn như bộ phận marketing và sales).

Báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài

Internal báo cáo được lưu chuyển trong nội bộ tổ chức. Công chúng không được xem những báo cáo này. Có thể vì chúng chứa dữ liệu nhạy cảm hoặc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và từ viết tắt mà chỉ các thành viên trong nhóm mới hiểu.

Ví dụ, một báo cáo kiểm toán hầu như luôn là tài liệu nội bộ:

Lý do là những cuộc điều tra này nhằm phát hiện các vấn đề trong tổ chức để bạn có thể khắc phục. Thông thường, bạn sẽ không muốn chia sẻ thông tin đó với công chúng cho đến khi giải quyết xong các vấn đề.

Bạn phân phối external báo cáo ra bên ngoài công ty. Chẳng hạn, như chúng ta đã biết, các công ty đại chúng phải công khai báo cáo thường niên.

Với loại báo cáo này, bạn thường cần bổ sung nhiều thông tin bối cảnh và giải thích hơn so với tài liệu dành cho nhân viên.

3 mẹo viết báo cáo giúp bạn đi đúng hướng

Tự viết báo cáo có thể khiến bạn cảm thấy áp lực, nhất là với những báo cáo dài có nhiều thông tin.

Dưới đây là ba mẹo giúp bạn đi đúng hướng, bất kể đang tạo loại báo cáo nào.

1. Lên kế hoạch và tập trung vào mục tiêu

Mỗi báo cáo cần có mục đích rõ ràng. Bạn cần thuyết phục người đọc về điều gì đó hay cung cấp thông tin nền để họ đưa ra quyết định?

Hãy nghĩ về kỳ vọng của bạn đối với tài liệu hoàn chỉnh để đảm bảo kết quả cuối cùng đáp ứng mục tiêu.

Lên kế hoạch luôn quan trọng, nhất là với các báo cáo chuyên sâu. Nếu không vạch ra trước những nội dung sẽ đề cập, bạn có thể dễ dàng đi chệch hướng và không đạt được mục tiêu.

Cấu trúc báo cáo có thể rất khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể bắt đầu bằng một danh sách gạch đầu dòng đơn giản. Ví dụ, bạn có thể lên cấu trúc báo cáo thường niên như sau:

• Tiêu đề hoặc trang tiêu đề (càng bắt mắt càng tốt)
• Mục lục để bạn dễ tìm các phần cụ thể
• Tổng quan ngắn gọn hoặc bản tóm tắt điều hành tóm lược những điểm chính
• Phần mở đầu để thu hút người đọc và chia sẻ những gì họ sẽ học được
• Phần thân bài được chia thành các tiêu đề tương ứng với từng phần
• Phần kết luận làm nổi bật các xu hướng tổng thể và đưa ra lời kêu gọi hành động
• Tài liệu tham khảo trích dẫn tất cả nguồn được sử dụng trong báo cáo

Công ty phần mềm Splunk chia báo cáo thường niên dài 121 trang bằng mục lục:

Luôn sắp xếp dữ liệu, hình ảnh minh họa và thông tin trước khi bắt đầu viết. Nhờ vậy, bạn sẽ không bỏ sót điều gì.

2. Dùng hình ảnh minh họa để trình bày thông tin

Hình ảnh minh họa giúp chia nhỏ thông tin và làm nổi bật những phần quan trọng trong báo cáo.

Ví dụ, Salesforce sử dụng hình minh họa, màu sắc và biểu tượng mang nhận diện thương hiệu để thu hút sự chú ý đến các giải thưởng họ giành được trong năm 2022:

Liệu cách này có tạo được tác động tương tự nếu chỉ dùng văn bản đen trắng đơn thuần không? Có lẽ là không. Người đọc sẽ dễ lướt qua hơn nhiều.

Công ty phân tích dữ liệu datapine cho thấy các báo cáo bán hàng được mã hóa bằng màu sắc có thể giúp bạn nhanh chóng đánh giá hiệu quả:

Biểu đồ cũng giúp bạn tiếp nhận thông tin và nắm bắt các con số dễ dàng hơn nhiều.

Dưới đây là ví dụ về một bản đánh giá hiệu suất nhân viên của Venngage sử dụng màu sắc rực rỡ để phân biệt các nhóm thông tin:

Ngay cả khi hình ảnh minh họa không phù hợp với một báo cáo cụ thể, bạn vẫn nên đảm bảo báo cáo dễ nhìn.

Chọn phông chữ rõ ràng, dễ đọc với kích thước và màu sắc phù hợp. Đồng thời, hãy sử dụng nhiều khoảng trắng để hướng sự chú ý của người đọc vào những thông tin quan trọng.

3. Dùng câu ngắn và ngôn ngữ đơn giản

Báo cáo thường chứa nhiều dữ liệu và/hoặc thông tin. Vì vậy, bạn cần đảm bảo nội dung dễ đọc.

Hãy tự hỏi liệu đối tượng của bạn có quen thuộc với các thuật ngữ bạn dùng hay không. Nếu viết cho công chúng, có thể bạn cần diễn đạt đơn giản hơn nữa.

Với tài liệu nội bộ, bạn có thể dùng từ viết tắt mà không cần giải thích thêm.

Dưới đây là một số cách hữu ích cần ghi nhớ khi viết báo cáo:

• Viết câu ngắn gọn, dễ đọc
• Dùng từ nối (ví dụ: “however”) để giúp người đọc theo dõi ý của bạn
• Dùng dấu đầu dòng và danh sách đánh số để người đọc dễ lướt qua các đoạn văn bản
• Dùng chữ đậm và chữ nghiêng để tăng chiều sâu và nhấn mạnh ý

Ngân hàng trực tuyến Monzo giữ đúng giọng điệu thương hiệu gần gũi bằng cách dùng ngôn ngữ đơn giản trong báo cáo thường niên tương tác:

Ngay cả các phần tài chính ở những trang sau của tài liệu cũng được trình bày với nhiều khoảng trắng và các tông màu khác nhau để phân tách từng khối thông tin:

Nội dung không bị nhồi nhét trong những dòng chữ đen trắng nhỏ xíu như ở hầu hết báo cáo thường niên, phù hợp với giá trị của công ty: “Banking made easy.”

Bạn cũng cần đảm bảo báo cáo không có lỗi chính tả hay sai sót nào, đặc biệt nếu báo cáo được công khai. Vì vậy, sau khi hoàn tất:

• Đọc lại báo cáo và tự chỉnh sửa
• Dùng một công cụ soát lỗi như Grammarly
• Nhờ biên tập viên kiểm tra lỗi và độ dễ đọc

Dù hoạt động trong một ngành phức tạp, bạn vẫn có thể giải thích ý tưởng một cách đơn giản để mọi người đều hiểu.

Sử dụng nhiều loại báo cáo để đưa ra quyết định sáng suốt

Các loại báo cáo khác nhau có thể hỗ trợ bạn đưa ra quyết định trong nhiều lĩnh vực kinh doanh. Hãy sử dụng đa dạng các loại báo cáo để lập ngân sách, dự báo và hoạch định tương lai.

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu thông tin và lượng dữ liệu bạn cần sàng lọc để tìm thông tin cũng tăng lên. Việc tạo báo cáo thủ công sẽ không còn khả thi. Bạn có thể chuẩn bị từ bây giờ bằng cách tạo template và tự động hóa quy trình, giúp mở rộng quy mô dễ dàng hơn trong tương lai.

Triển khai những việc này sớm, bạn sẽ thấy việc duy trì lợi thế trước đối thủ cạnh tranh dễ dàng hơn nhiều.

Cần trợ giúp tạo báo cáo cho khách hàng? Hãy dùng tính năng My Reports của Semrush để tạo các file PDF white-label có thể chia sẻ và lên lịch.