4 ví dụ Content Calendar truyền cảm hứng cho đội ngũ marketing

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chia sẻ các ví dụ Content Calendar và cung cấp mọi thông tin bạn cần để tạo lịch nội dung của riêng mình.

Content Calendar là gì?

Một Content Calendar là tài liệu dùng để lập kế hoạch và hình dung lịch xuất bản nội dung kỹ thuật số (chẳng hạn như bài đăng blog, bài đăng trên mạng xã hội và bản tin email) trong những tuần, tháng hoặc năm sắp tới.

Thông thường, lịch sẽ cho biết:

• Nội dung nào sẽ được xuất bản
• Thời điểm và nơi xuất bản từng nội dung
• Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
• Liên kết đến các tài sản nội dung (ví dụ: nội dung bài viết và hình ảnh)

Dưới đây là một ví dụ về Content Calendar marketing nội dung của chúng tôi:

Content Calendar thường được tạo bằng phần mềm bảng tính (ví dụ: Microsoft Excel), ứng dụng lịch (ví dụ: Google Calendar) hoặc công cụ chuyên dụng (ví dụ: CoSchedule).

Lưu ý

Content Calendar là một loại cụ thể của marketing calendar. Trong ngành xuất bản, Content Calendar thường được gọi là editorial calendar.

Vì sao bạn cần Content Calendar?

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo nội dung kỹ thuật số, việc lập Content Calendar mang lại bảy lợi ích chính:

1. Tạo nội dung tốt hơn. Khi lên kế hoạch trước, bạn có thể dành đủ thời gian cho bản thân hoặc đội ngũ tạo từng nội dung. Đồng thời, bạn có thể xuất bản vào thời điểm phù hợp nhất.
2. Sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Bạn sẽ thiết lập tiến độ và thời hạn cho quy trình content creation để giúp các bên liên quan tập trung hoàn thành nhiệm vụ.
3. Quản lý nguồn lực hiệu quả. Khi đã biết cần tạo nội dung gì, bạn có thể xác định những nguồn lực cần thiết để xuất bản. Hoặc bạn có thể lập kế hoạch dựa trên nguồn lực hiện có.
4. Giúp các thành viên trong nhóm phối hợp. Content Calendar giúp mọi người trong nhóm biết ai sẽ làm việc gì và vào thời điểm nào. Nhờ đó, họ có thể lên kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn.
5. Làm rõ trách nhiệm trong nhóm. Content planning xác định ai chịu trách nhiệm cho từng phần của quy trình sáng tạo. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả và trách nhiệm giải trình.
6. Hỗ trợ báo cáo. Content Calendar marketing nội dung giúp bạn dễ dàng hình dung hoạt động sản xuất nội dung theo thời gian và xem hoạt động này tương quan thế nào với xu hướng hiệu suất.
7. Giữ thông điệp marketing nhất quán. Lên kế hoạch nội dung giúp bạn duy trì thông điệp nhất quán trên các nền tảng.

Cách tạo Content Calendar

Khi xây dựng content calendar, trước tiên bạn cần chọn một công cụ phù hợp với bạn và nhóm của mình.

Sau đó, hãy làm theo các bước sau:

1. Xác định khung thời gian

Xác định bạn muốn lên kế hoạch content trước bao lâu. Các doanh nghiệp thường lên kế hoạch content theo tháng, quý hoặc năm.

Bạn có thể thấy việc lên kế hoạch content theo tháng hoặc quý dễ quản lý hơn. Nhờ vậy, bạn có đủ thời gian nghiên cứu và phát triển content chi tiết.

2. Xác định các kênh marketing

Xác định những kênh marketing mà bạn sẽ phân phối content qua.

Lịch của bạn có thể giúp bạn đăng content đều đặn và đồng nhất trên các kênh marketing, nhờ đó bạn có thể duy trì liên lạc với khán giả của mình.

Bạn cũng sẽ biết cách điều chỉnh content cho phù hợp với từng kênh.

Đừng quên đưa vào tất cả các kênh mà công ty bạn sử dụng, chẳng hạn như:

• Blog và content trên website
• Mạng xã hội
• Email marketing
• Marketing in ấn
• SEO
• PPC

3. Xác định các chủ đề chính

Lập danh sách các chủ đề phù hợp mà bạn có thể đề cập trong content. Hãy tập trung vào những chủ đề hữu ích với khán giả và nhất quán với bản sắc thương hiệu.

Ví dụ, một phòng gym có thể tạo content về sức khỏe, thể hình và lối sống lành mạnh.

4. Ghi lại các sự kiện đáng chú ý

Lên kế hoạch cho các ngày lễ hoặc sự kiện đặc biệt diễn ra trong khoảng thời gian đã chọn.

Có thể bạn không tạo content về từng ngày lễ, nhưng theo dõi chúng sẽ giúp bạn lên lịch đăng bài có chủ đích hơn.

Hãy nhớ ghi chú:

• Các ngày lễ quốc gia
• Các ngày nâng cao nhận thức
• Các mùa mua sắm cao điểm
• Sự kiện của công ty (ví dụ: ra mắt sản phẩm)

Bạn thậm chí có thể tạo một lịch ngày lễ riêng như sau:

5. Xác định lịch đăng bài

Bạn có thể đăng content với tần suất nào? Tần suất đăng nên đủ thường xuyên để duy trì sự tương tác của khán giả, nhưng cũng không nên quá dày khiến họ cảm thấy quá tải vì content.

Ấn định ngày và giờ đăng cho mỗi bài viết. Bạn có thể dùng content calendar để theo dõi các bài đăng này và nhanh chóng kiểm tra tần suất đăng theo ngày hoặc tuần.

Nếu mới chia sẻ content, bạn thường chỉ cần đăng vài nội dung mỗi tháng. Khi doanh nghiệp phát triển, có thể bạn cũng cần tăng sản lượng content.

Thời điểm đăng bài trên mạng xã hội

Theo Hubspot's State of Marketing Trends Report.

Dưới đây là thông tin chi tiết dành cho các thương hiệu B2B và B2C:

Nghiên cứu tương tự cho thấy thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm là những ngày tương tác tốt nhất. Khung giờ đăng bài tối ưu là từ 6 đến 9 giờ tối.

Mẹo

Sử dụng Social Analytics để biết khi nào những người theo dõi bạn trên Facebook và Instagram đang online.

Chúng tôi khuyên bạn nên thử nghiệm các lịch đăng và tần suất đăng khác nhau để tìm ra phương án phù hợp nhất.

Thời điểm gửi email marketing

Nhiều marketer email B2B gửi chiến dịch vào buổi sáng thứ Ba, thứ Tư hoặc thứ Năm. Họ cho rằng các chuyên gia ít bận rộn hoặc vắng mặt ở văn phòng hơn vào những thời điểm này.

Trong ngành B2C, gửi email vào buổi tối và cuối tuần có thể là lựa chọn hợp lý. Đây là lúc người bình thường có thời gian xử lý hộp thư cá nhân.

Nếu nền tảng email marketing của bạn hỗ trợ, hãy sử dụng A/B testing để gửi cùng một chiến dịch cho một nửa số người nhận vào một thời điểm và nửa còn lại vào thời điểm khác. Sau đó, hãy xem thời điểm nào tạo ra tỷ lệ mở và CTR tốt nhất.

Thời điểm đăng bài trên blog

Tốt nhất, bạn nên đăng một bài blog mới mỗi tuần. Nếu không có thời gian riêng hoặc đội ngũ hỗ trợ phát triển nội dung blog, bạn luôn có thể tăng dần tần suất.

Thời điểm đăng bài phù hợp nhất có thể phụ thuộc vào chủ đề của bạn.

Ví dụ, nếu viết về một chủ đề đang thịnh hành, bạn có thể muốn xuất bản bài viết sớm nhất có thể để tận dụng đà quan tâm đến chủ đề đó.

Bạn luôn có thể chia sẻ bài blog qua các kênh khác (chẳng hạn như email marketing và mạng xã hội) để tiếp cận khán giả vào những thời điểm khác nhau trong ngày.

Ví dụ và mẫu content calendar

Lấy cảm hứng cho kế hoạch của riêng bạn từ những ví dụ content calendar này — tất cả đều được tạo bằng các mẫu miễn phí của chúng tôi.

Ví dụ và mẫu content calendar cho Content Marketing

Ví dụ content calendar này được tạo bằng Google Sheets:

Lịch này có nhiều loại hình content marketing, bao gồm bài blog, video và podcast. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho omnichannel marketing, vì lịch giúp người dùng lên kế hoạch truyền tải thông điệp nhất quán trên nhiều nền tảng.

Tuy nhiên, các đội ngũ sản xuất lượng content lớn có thể thấy việc tạo kế hoạch riêng cho từng kênh hoặc loại content sẽ thuận tiện hơn.

Bạn có thể tạo cả hai loại lịch bằng mẫu miễn phí của chúng tôi.

Cách sử dụng mẫu

Sau đây là cách tạo content calendar giống như ví dụ phía trên:

1. Mở mẫu miễn phí trong Google Sheets
2. Nếu được nhắc, hãy tạo hoặc đăng nhập vào tài khoản Google của bạn
3. Nhấp vào “Use Template” ở góc trên bên phải
4. Đổi tên lịch ở góc trên bên trái
5. Chia sẻ lịch với nhóm của bạn
6. Tùy chỉnh theo nhu cầu
7. Bắt đầu lên kế hoạch cho nội dung

Mẫu có tab “Additional Fields” cho phép bạn tùy chỉnh lịch cho các loại nội dung cụ thể (ví dụ: video hoặc podcast).

Ví dụ và mẫu lịch nội dung blog

Ví dụ về lịch nội dung blog này được tạo bằng Google Sheets:

Vì mỗi ngày có một hàng riêng, bạn có thể dễ dàng hình dung lịch đăng bài và đảm bảo không có quá nhiều khoảng trống.

“Blog Due Date” là hạn chót dành cho người viết, giúp đảm bảo bài đăng được xuất bản đúng hạn.

Trong mục “Version”, các nhóm có thể theo dõi trạng thái bản nháp và truy cập phiên bản mới nhất của bài đăng.

Các cột còn lại có chức năng như sau:

• Blog Topic: Dùng để đảm bảo các chủ đề blog sắp tới phù hợp và đa dạng
• Author: Giúp bạn biết ai chịu trách nhiệm viết bài và ghi nhận đúng tác giả
• Keywords: Giúp người viết tối ưu bài đăng blog cho công cụ tìm kiếm
• Đối tượng mục tiêu: Khuyến khích người viết điều chỉnh bài đăng cho phù hợp với các chân dung người dùng chính
• Offer/CTA: Điều chính được cung cấp cho người đọc và lời kêu gọi hành động (CTA) cần dùng để thúc đẩy hành động
• Notes: Bất kỳ thông tin nào khác có thể giúp người viết nội dung hoặc cả nhóm

Cách sử dụng mẫu

Sau đây là cách tạo lịch nội dung blog của riêng bạn:

1. Mở mẫu miễn phí trong Google Sheets
2. Nếu được yêu cầu, hãy tạo tài khoản Google hoặc đăng nhập vào tài khoản của bạn
3. Nhấp vào “Use Template” ở góc trên bên phải
4. Đổi tên lịch ở góc trên bên trái
5. Chia sẻ lịch với nhóm của bạn
6. Bắt đầu lên kế hoạch cho nội dung blog

Nếu bạn cần trợ giúp để nghĩ ra ý tưởng cho bài đăng blog, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi.

Hoặc sử dụng công cụ Topic Research của Semrush.

Nhập cụm từ tìm kiếm, chọn quốc gia của bạn rồi nhấp vào “Get content ideas.”

Công cụ sẽ cung cấp nhiều ý tưởng chủ đề phụ.

Bạn có thể ưu tiên dựa trên:

• Volume: Số lượt tìm kiếm trung bình hàng tháng cho chủ đề phụ đó trên Google
• Difficulty: Thước đo mức độ khó để đạt thứ hạng cao trong kết quả Google
• Topic Efficiency: Thước đo cơ hội dựa trên Volume và Difficulty

Hoặc dùng nút chuyển đổi để xem các chủ đề phụ đang thịnh hành trước.

Nhấp vào “Show more” ở bất kỳ chủ đề phụ nào để xem Volume, Difficulty và điểm Topic Efficiency của chủ đề đó.

Ngoài ra:

• Tiêu đề: Tiêu đề các bài viết phổ biến về chủ đề này
• Câu hỏi: Các câu hỏi thường được tìm kiếm về chủ đề này
• Tìm kiếm liên quan: Kết quả từ mục “Related searches” trên Google

Topic Research là một phần của Content Marketing Platform, bao gồm các công cụ khác giúp bạn viết những bài blog thật hấp dẫn:

• SEO Content Template: Nhận đề xuất SEO dựa trên 10 kết quả không trả phí hàng đầu cho các keyword mục tiêu của bạn
• SEO Writing Assistant: Theo dõi SEO, giọng điệu, tính nguyên bản và khả năng đọc của nội dung theo thời gian thực

Ví dụ và mẫu lịch nội dung Email Marketing

Ví dụ lịch nội dung Email Marketing này được tạo bằng Google Sheets:

Mỗi hàng tương ứng với một email và chứa mọi thông tin cần thiết để soạn email đó, bao gồm ngày gửi, dòng tiêu đề và nội dung.

Mẹo

Nếu cần trợ giúp tạo newsletter hấp dẫn (và các loại nội dung khác), hãy thử AI Writing Assistant. Chỉ cần điền thông tin tóm tắt rồi nhấn “Generate” để xem AI tạo ra nội dung gì.

CTA là hành động chính mà bạn muốn người đọc thực hiện.

CTA thường xuất hiện dưới dạng nút có thể nhấp, như sau:

Cách sử dụng mẫu

Sau đây là cách tạo lịch nội dung Email Marketing của riêng bạn:

1. Mở mẫu miễn phí trong Google Sheets
2. Nếu được yêu cầu, hãy đăng nhập vào tài khoản Google của bạn
3. Nhấp vào “Use Template” ở góc trên bên phải
4. Đổi tên lịch ở góc trên bên trái
5. Chia sẻ lịch với nhóm của bạn
6. Bắt đầu lên kế hoạch cho nội dung email
7. Nếu thấy hữu ích, hãy điền Sổ địa chỉ trong tab tương ứng

Mẹo

Ứng dụng Email Verifier cho phép bạn xác minh miễn phí tối đa 300 địa chỉ email mỗi tháng.

Ví dụ và mẫu lịch nội dung mạng xã hội

Ví dụ lịch nội dung mạng xã hội này được tạo bằng Google Sheets:

Mẫu này cung cấp mọi thông tin cần thiết để lên lịch hoặc đăng từng bài viết:

• Kênh: Nền tảng mạng xã hội nơi bài viết sẽ được đăng
• Thứ: Ngày trong tuần bài viết sẽ được đăng
• Trạng thái: Bài viết đang được lên kế hoạch, thực hiện, lên lịch hay đã đăng
• Ngày: Ngày bài viết sẽ được đăng
• Thời gian (GMT): Thời điểm bài viết sẽ được đăng (kèm múi giờ trong ngoặc)
• Chủ đề/Loại bài viết: Danh mục của bài viết
• Nội dung: Phần văn bản sẽ được dùng trong bài viết
• Loại hình ảnh: Loại hình ảnh hoặc nội dung trực quan sẽ được dùng trong bài viết (nếu có)
• Hình ảnh (liên kết Drive): Liên kết đến hình ảnh trong Google Drive
• Liên kết đến tài nguyên: URL của các tài nguyên khác (ví dụ: bài đăng blog bạn muốn liên kết đến)
• Liên kết đến bài đăng đã xuất bản: Liên kết trực tiếp đến bài đăng cuối cùng (sau khi xuất bản)

Mã màu giúp người dùng nắm bắt thông tin chỉ trong nháy mắt.

Ví dụ, bạn có thể dễ dàng nhận biết liệu mình đã lên kế hoạch cho đa dạng hình ảnh phù hợp hay chưa.

Lịch cũng sử dụng các menu thả xuống.

Những menu này giảm nguy cơ thiếu nhất quán, vốn khiến việc tìm, lọc và sắp xếp dữ liệu trở nên khó khăn. Đồng thời, chúng đảm bảo người dùng chọn trong số các tùy chọn được nêu trong chiến lược nội dung trên mạng xã hội.

Tất cả những thông tin này giúp các nhóm tinh giản việc quản lý mạng xã hội. Đồng thời tạo ra nội dung hấp dẫn trên mạng xã hội.

Cách sử dụng mẫu

Sau đây là cách tạo lịch nội dung mạng xã hội:

1. Mở mẫu miễn phí trong Google Sheets
2. Nếu được yêu cầu, hãy đăng nhập vào tài khoản Google của bạn
3. Nhấp vào “Use Template” ở góc trên bên phải
4. Đổi tên lịch ở góc trên bên trái
5. Chia sẻ lịch với nhóm của bạn
6. Tùy chỉnh theo nhu cầu (ví dụ: chỉnh sửa các chủ đề trong menu thả xuống)
7. Chọn tháng bạn muốn lên kế hoạch và bắt đầu điền các hàng

Sau khi hoàn tất, hãy lên lịch cho các bài đăng bằng Social Poster của Semrush (một phần trong bộ công cụ mạng xã hội).

Khi tạo bài đăng mới, hãy chọn nơi bạn muốn đăng: Facebook, X (trước đây là Twitter), LinkedIn, Instagram, Google Business Profile hoặc Pinterest. Bạn cũng có thể đăng trên nhiều nền tảng.

Tiếp theo, chuyển nội dung từ lịch nội dung mạng xã hội sang bài đăng.

Bạn có thể làm bài đăng thêm sinh động bằng emoji, mã theo dõi UTM (giúp bạn theo dõi lượt nhấp vào liên kết) và GIF.

Tiếp theo, nhập ngày và giờ đăng theo kế hoạch nội dung của bạn.

Nếu bài đăng cần được phê duyệt trước khi xuất bản, hãy bật nút gạt. Đồng thời, đảm bảo đồng nghiệp có quyền truy cập vào liên kết riêng của bạn.

Ở bên phải, bạn có thể xem trước bài đăng.

Khi đã hài lòng, hãy nhấp vào “Schedule” hoặc “Schedule & create another.”

Khi quay lại trang chính của Social Poster, bạn sẽ thấy các bài đăng đã xuất bản hoặc lên lịch trên lịch.

Mẹo

Tận dụng các công cụ khác đi kèm gói đăng ký Semrush Social của bạn. Ví dụ: Social Tracker cho phép bạn so sánh KPI mạng xã hội với các đối thủ cạnh tranh.

Cách quản lý lịch nội dung

Lịch nội dung cần phản ánh chính xác những gì đã lên kế hoạch và những gì đã xuất bản.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý lịch hiệu quả:

• Cộng tác theo thời gian thực. Hãy sử dụng một nền tảng hỗ trợ cộng tác trên đám mây. Nhờ đó, mọi người đều có thể truy cập cùng một phiên bản tài liệu và đóng góp ý kiến.
• Hãy linh hoạt. Dù việc lên kế hoạch trước rất hữu ích, đôi khi bạn cần phản ứng nhanh. Đừng ngại điều chỉnh lịch nếu xuất hiện cơ hội hoặc thách thức mới.
• Luôn cập nhật thông tin chi tiết. Hãy cập nhật lịch khi kế hoạch thay đổi (ví dụ: ngày xuất bản bị lùi) hoặc khi bạn đạt được một cột mốc tiến độ. Nhờ đó, mọi người đều có thông tin chính xác.
• Đánh giá lại chiến lược. Thường xuyên thu thập ý kiến về lịch nội dung để xem có điểm nào cần cải thiện không. Ví dụ: bạn có thể quyết định chuyển từ lập kế hoạch hằng tháng sang hằng quý.
• Cân nhắc nguồn lực. Trước mỗi giai đoạn lập kế hoạch, hãy kiểm kê các nguồn lực hiện có (ví dụ: ngân sách quảng cáo, giờ làm của nhân viên và công cụ). Nhờ đó, bạn có thể lên kế hoạch phù hợp.
• Sắp xếp thời gian để lập kế hoạch. Hãy dành thời gian hoàn thiện lịch nội dung trong mỗi giai đoạn. Việc áp dụng cách tiếp cận có cấu trúc và hiệu quả sẽ khó hơn nếu bạn chỉ lập kế hoạch khi cần.
• Phân công vai trò và trách nhiệm. Đảm bảo mọi người trong nhóm đều biết họ cần làm gì. Đồng thời, đặt thời hạn thực tế trong khả năng có thể.

Biến kế hoạch hiệu quả thành nội dung hiệu quả

Lập kế hoạch nội dung hiệu quả sẽ chẳng có ý nghĩa nếu không được triển khai hiệu quả.

Vì vậy, hãy xem hướng dẫn tạo nội dung chất lượng.

Và dùng thử một số công cụ tạo nội dung tốt nhất, bao gồm:

• SEO Writing Assistant: Kiểm tra SEO, tính nguyên bản, khả năng đọc và giọng điệu của nội dung
• AI Writing Assistant: Tạo hơn 75 loại nội dung, bao gồm hình ảnh và bản tin email
• AI Social Content Generator: Tạo video, bài đăng dạng carousel và bài đăng cho các nền tảng mạng xã hội